Hoe je inkoopfacturen per e-mail instuurt naar eConnect voor automatische conversie en aflevering.
Ontvang je facturen per e-mail of post? Door ze door te sturen naar je persoonlijke eConnect-e-mailadres worden ze automatisch verwerkt en afgeleverd in je boekhoudsoftware. Het maakt niet uit of het een PDF, afbeelding of XML-bestand is, eConnect Scan & Herken verwerkt alles.
Zodra je organisatie is geactiveerd op het platform, krijg je een eigen e-mailadres voor inkoopfacturen:
<kvk-nummer>@inkoopfacturen.econnect.eu
Dit adres is direct beschikbaar en je hoeft het niet apart aan te vragen of te activeren. De standaardinstellingen zijn echter niet altijd afgestemd op je specifieke wensen. Controleer daarom altijd of het adres goed is geconfigureerd, of maak via de Email Receiver een nieuw adres aan waar je de instellingen precies naar wens kunt inrichten.
Naast het standaard KVK-adres kun je via de Email Receiver ook een specifiek e-mailadres aanmaken per leverancier. Het platform genereert dan een uniek adres op het domein trust.econnect.eu met een willekeurige reeks tekens, bijvoorbeeld:
[email protected]
Per adres bepaal je welk domein of e-mailadres mag insturen, welk documenttype wordt aangemaakt en of XML-facturen automatisch worden doorgestuurd. Dit biedt meer controle dan het standaard KVK-adres en is beschikbaar vanaf het Basic-abonnement.
Tip: gebruik je de PSB (Procurement Service Bus)? Neem contact op met Sales om te bespreken hoe eConnect je kan helpen bij het inrichten van de e-mailverwerking op de PSB.
Wanneer je een e-mail met factuurbijlage stuurt naar je inkoopfacturen-adres, gebeurt het volgende:
Het systeem controleert elke bijlage en bepaalt automatisch of het een factuur, pakbon, bijlage of ander document is.
Facturen worden omgezet naar een gevalideerde e-factuur. PDF-facturen gaan door de IDR (Intelligent Document Recogniser) voor OCR-herkenning. XML-facturen worden direct gevalideerd.
Andere documenten in dezelfde e-mail (specificaties, pakbonnen, bonnetjes) worden automatisch als bijlage gekoppeld. Welk document als hoofddocument geldt, hangt af van de combinatie van ingestuurde documenten. Zie Bijlagen samenvoegen hieronder.
De verwerkte factuur verschijnt in je Postvak IN en wordt automatisch doorgestuurd naar je gekoppelde boekhoudsoftware.
De meeste facturen zijn binnen enkele minuten verwerkt. Lees meer over verwerkingstijden.
Wanneer je via één e-mail meerdere documenten instuurt, bepaalt IDR automatisch welk document als hoofddocument wordt verwerkt en welke overige documenten als bijlage worden gekoppeld. De beslislogica werkt als volgt:
Voorbeeld: Je stuurt 3 documenten in via één e-mail: 1 declaratie, 1 factuur en 1 bonnetje. IDR herkent de declaratie als hoofddocument. De factuur en het bonnetje worden als bijlage aan de declaratie gekoppeld. Alleen de declaratie wordt verwerkt.
Let op: Per e-mail geldt altijd één hoofddocument. Wil je meerdere facturen of declaraties afzonderlijk verwerken, stuur ze dan in aparte e-mails in.
eConnect verwerkt PDF's, XML-facturen (alle e-factuurformaten), afbeeldingen (JPEG, PNG, BMP) en hybride formaten zoals ZUGFeRD/Factur-X. Een e-mail mag maximaal 35 MB groot zijn met maximaal 50 bijlagen. Stuur altijd één factuur per bestand.
Lees de voorwaarden bij het insturen van facturen voor het volledige overzicht van formaten, limieten en aandachtspunten.
Je kunt e-mails met facturen ook doorsturen (forwarden) vanuit je eigen mailbox. Let daarbij op:
everbinding.nl en econnect.eu uit van automatische forwarding om loops te voorkomen.Als er iets misgaat bij het insturen, ontvang je een foutmelding per e-mail op het adres waarvandaan je de factuur hebt gestuurd. Veelvoorkomende oorzaken zijn een te groot bestand, een onleesbare PDF, of een XML-bestand dat niet aan de vereiste standaard voldoet.
Ja, je kunt meerdere facturen als bijlage meesturen in één e-mail, tot een maximum van 50 bijlagen en 35 MB totaal. Elke factuur moet wel in een apart bestand staan. Een PDF met meerdere facturen wordt afgekeurd.
Als de IDR het document niet kan verwerken, ontvang je een foutmelding per e-mail op het adres waarvandaan je de factuur hebt gestuurd. In de meeste gevallen kun je het probleem zelf oplossen, bijvoorbeeld door een beter leesbare versie in te sturen of het juiste bestandsformaat te gebruiken.
De meeste facturen worden volledig automatisch verwerkt in gemiddeld 20 tot 30 seconden. Inclusief wachttijd in de queue is de gemiddelde doorlooptijd circa 3,5 minuten. Als de factuur handmatige controle nodig heeft, kan het maximaal 24 uur duren.
Wil je dat leveranciers hun facturen rechtstreeks naar dit adres sturen? Stel een vertrouwde afzender in voor extra beveiliging.
Stuur je eerste factuur in