Creditnota's herkennen en verwerken via de IDR

De IDR herkent en verwerkt creditnota's op dezelfde manier als reguliere facturen. Er zijn echter een paar aandachtspunten die je moet kennen om problemen te voorkomen.

Uniek creditnotanummer

Een creditnota hoort altijd een eigen, uniek factuurnummer te hebben. Het is niet correct om het factuurnummer van de oorspronkelijke factuur te hergebruiken op de creditnota. De creditnota verwijst naar de oorspronkelijke factuur via een referentieveld, niet via het factuurnummer zelf.

Als de leverancier de creditnota geen eigen nummer geeft, kan dit problemen veroorzaken bij de duplicaatdetectie (zie hieronder).

Bekend probleem: creditnota als duplicaat gemarkeerd

Een creditnota kan ten onrechte worden tegengehouden als duplicaat. Dit gebeurt als de IDR het ordernummer op de creditnota herkent als factuurnummer. Dat ordernummer is eerder ook op andere facturen voorgekomen, waardoor het platform denkt dat het document al is ontvangen.

Hoe herken je dit? De creditnota verschijnt niet in je Postvak IN en het platform toont een duplicaatmelding.

Wat kun je doen?

Markeer het document als "Als origineel markeren" in het platform om het alsnog te verwerken
Meld het bij support zodat de herkenning voor deze leverancier kan worden verbeterd

Let op: het factuurnummer in de XML is in dit geval niet correct (er staat het ordernummer in plaats van het creditnotanummer). Controleer dit in je boekhouding.

Creditnota's in de e-factuur

Na verwerking wordt de creditnota omgezet naar een UBL Credit Note. De e-factuur bevat:

Het creditnotanummer als factuurnummer
Een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur (als dit op de creditnota staat)
De gecrediteerde bedragen (negatief)

Creditfactuur herkend als debet (of omgekeerd)

Soms herkent de IDR een creditnota als gewone debetfactuur, of andersom. Dat valt onder de algemene PDF-naar-XML-herkenning: fouten kunnen in theorie op alle velden voorkomen, waaronder debet/credit en het documenttype.

Wat kun je doen?

Open het document in Postvak IN en download de originele PDF en de bijbehorende XML
Meld het bij support en stuur beide bestanden mee
Op basis van die feedback kan de herkenning voor deze leverancier worden verbeterd. Op de doorlooptijd van melding naar structurele verbetering doen we geen toezegging

Veelgestelde vragen

Waarom wordt mijn creditnota als duplicaat gemarkeerd?

Dit kan voorkomen als de IDR het ordernummer op de creditnota herkent als factuurnummer. Dat ordernummer is eerder op andere facturen voorgekomen, waardoor het platform denkt dat het document al is ontvangen. Markeer het document als "Als origineel markeren" in het platform en meld het bij support.

Heeft een creditnota een eigen factuurnummer nodig?

Ja, een creditnota hoort altijd een eigen, uniek factuurnummer te hebben. Het is niet correct om het factuurnummer van de oorspronkelijke factuur te hergebruiken. De creditnota verwijst naar de oorspronkelijke factuur via een referentieveld, niet via het factuurnummer zelf.

Hoe wordt een creditnota omgezet naar een e-factuur?

Na verwerking door de IDR wordt de creditnota omgezet naar een UBL Credit Note. De e-factuur bevat het creditnotanummer als factuurnummer, een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur (als dit op de creditnota staat) en de gecrediteerde bedragen.

Wat als mijn creditfactuur als debet is ingelezen?

Dat kan voorkomen bij de conversie van PDF naar XML: herkenningsfouten zijn mogelijk op alle velden, waaronder debet/credit. Download de originele PDF en de XML uit Postvak IN en stuur die mee naar support. Feedback helpt om de herkenning voor die leverancier te verbeteren; op de doorlooptijd van melding naar structurele fix doen we geen toezegging.

Meer weten over duplicaatdetectie? Lees Hoe herkent eConnect dubbele facturen?.

Bekijk je conversietaken