Het volledige conversieproces: van insturen tot aflevering, inclusief statussen en doorlooptijd.
Wanneer je een PDF-factuur of afbeelding instuurt naar eConnect, wordt dit een conversietaak. De IDR (Intelligent Document Recogniser) zet het document om naar een gevalideerde e-factuur. Dit artikel legt uit hoe dat proces van begin tot eind werkt.
Elke PDF of afbeelding die je instuurt, per e-mail, via een vertrouwde afzender of via de API, wordt automatisch een conversietaak. Het systeem bepaalt de beste conversiemethode en gaat aan het werk.
Het systeem ontvangt het document en classificeert het via de Detect API. Is het een factuur, een pakbon, een herinnering of iets anders? Alleen documenten die als factuur worden herkend, gaan door naar de conversie. Andere documenten worden automatisch als bijlage bij de factuur geplaatst.
De IDR analyseert het document met drie technologielagen:
De IDR herkent de belangrijkste velden van de factuur: leverancier, afnemer, factuurnummer, datum, bedragen, BTW-tarief en betalingsgegevens.
Na herkenning worden alle velden gevalideerd:
De IDR vergelijkt de herkende waarden met eerder verwerkte facturen van dezelfde leverancier. Hoe meer facturen van een leverancier zijn verwerkt, hoe beter de herkenning wordt. Het systeem leert continu.
Als de IDR niet zeker genoeg is over de herkenning, gaat de conversietaak naar het Quality Control-team van eConnect. Zij controleren handmatig de twijfelgevallen, bijvoorbeeld een moeilijk leesbaar bedrag of een ontbrekend veld.
Elke correctie door het QC-team wordt als trainingsdata teruggevoerd naar de IDR. Zo wordt een fout die één keer voorkomt, in de toekomst voorkomen.
Na succesvolle herkenning en validatie wordt het document omgezet naar een gestandaardiseerde e-factuur in UBL-formaat. Deze e-factuur bevat alle gestructureerde data die je boekhoudsoftware nodig heeft.
De verwerkte factuur verschijnt in je Postvak IN (bij inkoopfacturen) of Postvak UIT (bij verkoopfacturen). Als je een softwarekoppeling hebt ingesteld, wordt de factuur automatisch doorgestuurd naar je boekhoudpakket.
De SLA-garantie van eConnect is dat 99% van alle documenten binnen 8 werkuren wordt verwerkt.
Je kunt de voortgang van een conversietaak volgen in het platform. De standaard retentieperiode voor conversietaken is 4 maanden, daarna worden ze automatisch verwijderd.
Soms kan een document niet volledig worden verwerkt. Dit kan komen doordat het bestand onleesbaar is, essentiële gegevens ontbreken, of de factuur niet aan de vereiste standaard voldoet. In dat geval wordt de conversietaak afgekeurd en ontvang je een melding met de reden.
Op de kernvelden (factuurnummer, datum en bedragen) is de IDR-nauwkeurigheid hoger dan 98%. In de meest recente steekproef scoorde de automatische verwerking 100% juist. Handmatige verificatie door het QC-team had een foutpercentage van minder dan 2%.
De pure verwerkingstijd voor volledig automatisch verwerkte documenten bedraagt gemiddeld 20 tot 30 seconden. Inclusief wachttijd in de queue is dat circa 3,5 minuten. Als handmatige controle door het Quality Control-team nodig is, kan het maximaal 24 uur duren op werkdagen.
Bij onvoldoende zekerheid gaat de conversietaak naar het Quality Control-team voor handmatige verificatie. Elke correctie wordt als trainingsdata teruggevoerd naar het systeem, zodat vergelijkbare fouten in de toekomst automatisch worden voorkomen. Je kunt een fout ook melden bij support.
Ja, je kunt de voortgang van elke conversietaak volgen in het eConnect-platform. Per document zie je in welke fase de verwerking zich bevindt. De standaard retentieperiode voor conversietaken is 4 maanden, daarna worden ze automatisch verwijderd.
Heb je vragen over een specifieke conversietaak? Neem contact op met support.
Bekijk je conversietaken