De Email Receiver instellen: een specifiek e-mailadres of domein toestaan om facturen in te sturen.
Met de Email Receiver bepaal je precies welke e-mailadressen facturen mogen insturen bij je organisatie. Zo voorkom je dat ongewenste of onbekende facturen je administratie binnenkomen. Je stelt per leverancier of domein in dat hun facturen automatisch worden verwerkt.
Een vertrouwde afzender is een e-mailadres of domein dat je hebt goedgekeurd om facturen naar je organisatie te sturen. Alleen e-mails van deze goedgekeurde afzenders worden verwerkt, alle andere worden geblokkeerd. Dit werkt als een whitelist voor je factuuraanlevering.
Wanneer je een vertrouwde afzender aanmaakt, genereert het platform een uniek e-mailadres. Dit adres geef je door aan je leverancier, die het gebruikt om facturen in te sturen. In het overzicht (de sidebar-optie "Alles") zie je al je aangemaakte email receivers met hun gegenereerde adressen en status.
Je hebt minimaal een Basic-abonnement nodig om de Email Receiver te gebruiken.
Open de Email Receiver-app in het platform en klik op Nieuwe afzender. Per afzender configureer je de onderstaande instellingen.
Kies hoe je de afzender wilt identificeren:
leverancier.nl). Handig als een leverancier vanuit meerdere adressen stuurt.Per Email Receiver-adres kun je één domein whitelisten. Moet je organisatie facturen ontvangen van meerdere domeinen? Maak dan voor elk domein een apart Email Receiver-adres aan, of gebruik een specifiek e-mailadres per leverancier voor maximale veiligheid.
Optioneel kun je in het veld Organisatie (aan de afzenderkant) aangeven welke organisatie als leverancier mag insturen. Als je dit invult, worden alleen e-mails van die specifieke leveranciersorganisatie geaccepteerd. Dit maakt het gegenereerde e-mailadres extra veilig, omdat e-mails van andere organisaties worden geweigerd.
Geef aan wat er moet gebeuren met de ontvangen facturen:
Met het veld Soorten toegestane documenten bepaal je welke factuurformaten worden geaccepteerd:
In eConnect-terminologie verwijst "digitale facturen" naar PDF-facturen en "e-facturen" naar XML-facturen.
Met het veld Vul emailadres leverancier in op basis van bepaal je op basis van welk e-mailveld de leverancier wordt geïdentificeerd. Standaard is dit "Emailadres Afzender", maar als een leverancier een alias of doorstuuradres gebruikt, kun je een ander veld uit de e-mailheader kiezen (zoals Reply-To).
De leverancierherkenning is belangrijk voor twee doelen. Ten eerste ontvangt de leverancier feedbackberichten als er iets misgaat bij de verwerking, bijvoorbeeld als er geen bijlage in de e-mail zit of als het document niet verwerkt kan worden. Ten tweede wordt het geïdentificeerde e-mailadres meegegeven in de XML die wordt afgeleverd bij het boekhoudsysteem, zodat de leverancier ook daar herleidbaar is.
Bij conceptfacturen kun je optioneel XML automatisch versturen aanzetten. Als de afzender een valide XML-factuur stuurt, wordt deze automatisch via Peppol verzonden zonder handmatige tussenkomst. Is de XML niet valide, dan wordt de factuur als concept klaargezet voor handmatige controle. Deze optie vereist dat SSL/TLS-beveiliging is ingeschakeld en dat de XML valide is.
Met de optie Zenden via kun je beveiligde e-mails met valide XML-facturen in één keer doorsturen naar de ontvanger via Peppol. Dit vereist dat de SSL/TLS-beveiligingsoptie is ingeschakeld en dat de XML valide is.
De Email Receiver biedt extra beveiligingslagen:
Als je werkt met meerdere administraties, kun je de optie Conversie voor meerdere organisaties inschakelen. Het platform detecteert dan automatisch voor welke administratie een ingestuurde factuur bedoeld is. Zo kun je één e-mailadres gebruiken voor meerdere administraties in plaats van per administratie een apart adres aan te maken. Dit werkt zowel voor XML-facturen als voor PDF-facturen.
Deze functie vereist een Professional-abonnement of hoger.
Per vertrouwde afzender kun je instellen of je een bevestigingsmail wilt ontvangen wanneer er een factuur binnenkomt via deze afzender. Zo houd je overzicht over welke leveranciers facturen insturen en wanneer.
Na het aanmaken staat de vertrouwde afzender in de status "Concept". Voordat e-mails worden verwerkt, moet de afzender worden geactiveerd. Dat kan op twee manieren:
Handmatig activeren: wijzig de status naar "Actief". De vertrouwde afzender is dan direct operationeel.
Uitnodiging sturen: in plaats van handmatig activeren kun je een uitnodiging sturen naar de leverancier. De leverancier ontvangt dan een e-mail met uitleg over het gegenereerde e-mailadres en hoe dit kan worden gebruikt om facturen in te sturen. Bij het eerste gebruik door de leverancier wordt de email receiver automatisch geactiveerd. De status wisselt daarbij van "Uitgenodigd" naar "Actief".
In de sidebar van de Email Receiver-app kun je filteren op status: Concepten, Uitgenodigd, Actief en Inactief. Zo houd je overzicht over welke afzenders in welke fase zitten.
Werkt je organisatie met Office 365 en is e-mail forwarding niet toegestaan? Dan kun je een directe koppeling maken met je Office 365-mailbox. Gebruik het veld "Alternatief afleveradres" in de Email Receiver-configuratie om de O365-integratie in te stellen.
Ja, je kunt per leverancier een aparte vertrouwde afzender aanmaken. Elke vertrouwde afzender krijgt een uniek e-mailadres en eigen instellingen voor het whitelisttype, documenttype en beveiligingsopties. Zo heb je volledige controle over wie facturen mag insturen en hoe ze worden verwerkt.
De e-mail wordt geweigerd en niet verwerkt. Alleen e-mails van goedgekeurde afzenders (op basis van het ingestelde whitelisttype) worden geaccepteerd. De afzender ontvangt geen foutmelding, de e-mail wordt simpelweg niet opgepakt.
Ja, je hebt minimaal een Basic-abonnement nodig om de Email Receiver te gebruiken. Voor de optie "Conversie voor meerdere organisaties" (administratiedetectie) is een Professional-abonnement of hoger vereist.
Wil je meer weten over hoe facturen via e-mail worden verwerkt? Lees hoe inkoopfacturen insturen per e-mail werkt.
Lees hoe je facturen instuurt