Naast PDF-facturen kun je ook UBL-bestanden (XML e-facturen) per e-mail insturen bij eConnect. Een valide UBL-factuur wordt direct verwerkt zonder OCR-herkenning, wat sneller en betrouwbaarder is dan PDF-conversie. Dit artikel legt uit hoe dat werkt en wat er gebeurt als de XML niet valide is.

Wanneer je een UBL-factuur per e-mail instuurt, valideert het platform het bestand direct tegen de ondersteunde standaarden. De volgende UBL-formaten worden herkend:

• SI-UBL 2.0 (NLCIUS, de Nederlandse standaard)
• Peppol BIS Billing 3.0 (de Europese Peppol-standaard)

Is de XML valide? Dan wordt de factuur onmiddellijk verwerkt en afgeleverd, zonder dat OCR-herkenning nodig is. Dit betekent een snellere verwerking en een hogere betrouwbaarheid, omdat er geen interpretatie van visuele elementen aan te pas komt.

Als het XML-bestand niet valide is (bijvoorbeeld door ontbrekende verplichte velden of een afwijkende structuur), schakelt het platform automatisch over naar een fallback. Hoe die fallback werkt, hangt af van de situatie:

• UBL met meegestuurde PDF: als er naast de ongeldige XML ook een PDF-factuur in de e-mail zit, wordt de PDF via OCR-herkenning verwerkt.
• UBL zonder PDF: als er geen PDF is meegestuurd, kan de factuur niet worden verwerkt en ontvang je een foutmelding.

Tip: wil je vooraf controleren of je UBL-bestand valide is? Gebruik de eConnect Document Validator, een gratis online tool waarmee je elk UBL-bestand kunt valideren.

ZUGFeRD (Duitsland) en Factur-X (Frankrijk) zijn hybride factuurformaten: een PDF met daarin een embedded XML in CII-formaat. Bij deze facturen probeert het platform eerst de embedded XML te extraheren en te verwerken.

Als de embedded XML niet valide is, valt het systeem terug op OCR-verwerking van de PDF-component. Een ZUGFeRD-factuur die in externe validators slaagt maar bij eConnect toch als PDF wordt verwerkt, kan wijzen op een verschil in de validatieregels voor de embedded XML.

De oudere SimpleInvoicing-formaten (SI 1.1 en SI 1.2) zijn sinds 2024 niet meer toegestaan op het Peppol-netwerk. eConnect kan deze formaten bij insturen per e-mail in veel gevallen nog wel transformeren naar een valide NLCIUS-factuur, op voorwaarde dat alle essentiële data aanwezig is. Bij ontbrekende gegevens kan de validatie falen.

De aanbeveling is om over te stappen naar SI-UBL 2.0 (NLCIUS) of Peppol BIS Billing 3.0 voor een betrouwbare verwerking.

eConnect beschikt over een functie die bekende fouten in UBL-bestanden automatisch repareert via een XSL-transformatie. Niet-essentiële ontbrekende velden worden aangevuld met standaardwaarden, zodat de factuur alsnog verwerkt kan worden. Deze functie wordt continu doorontwikkeld op basis van patronen die in de praktijk worden aangetroffen.

Het is goed om het onderscheid te kennen tussen conversie en transformatie:

• Conversie: een PDF-factuur wordt omgezet naar een e-factuur (XML). Hierbij is OCR-herkenning nodig en is er altijd een interpretatieslag.
• Transformatie: een e-factuur in het ene XML-formaat wordt omgezet naar een ander XML-formaat. Dit is betrouwbaarder omdat de brondata al gestructureerd is.

eConnect ondersteunt automatische transformatie tussen meer dan 20 XML-standaarden, waaronder branche-specifieke formaten zoals DICO, SETU, SEEF en XRechnung.

Wil je facturen liever direct via Peppol ontvangen in plaats van per e-mail? Dat kan als je organisatie is geregistreerd op het Peppol-netwerk.

• Inkoopfacturen insturen per e-mail
• Voorwaarden bij het insturen van facturen
• Hoe werkt Scan & Herken (IDR/OCR)?
• Foutmeldingen bij insturen per e-mail