Wanneer een ingestuurde factuur niet verwerkt kan worden, ontvang je een foutmelding per e-mail op het adres waarvandaan je de factuur hebt verstuurd. Hieronder vind je een overzicht van de meest voorkomende foutmeldingen met per melding de oorzaak en de oplossing.
Foutmeldingen bij aanlevering
Deze foutmeldingen krijg je direct na het versturen van de e-mail, nog voordat het document door de IDR wordt verwerkt. Het gaat om problemen met de e-mail zelf of met het bestandsformaat.
Geen (geldige) bijlage(n)De e-mail bevat geen bijlagen, of de bijlagen zijn in een formaat dat niet wordt ondersteund. Gebruik PDF, XML, JPEG, JPG, PNG of BMP. Bestanden kleiner dan 1 KB worden genegeerd.Controleer of je de factuur als bijlage hebt meegestuurd en of het bestandsformaat wordt ondersteundTe veel bijlagenDe e-mail bevat meer dan 50 bijlagen. Dit maximum is ingesteld om de verwerking betrouwbaar te houden.Verdeel de facturen over meerdere e-mails met elk maximaal 50 bijlagenBestandsgrootte overschrijdt limietEen individueel bestand is groter dan 10 MB, of de totale e-mail is groter dan 35 MB.Verklein het bestand (bijvoorbeeld door de PDF te comprimeren) of verdeel de facturen over meerdere e-mailsDocument beveiligdDe PDF is beveiligd met encryptie, een digitale ondertekening of andere restricties, waardoor de tekst niet kan worden gelezen.Verwijder de beveiliging van het PDF-bestand of vraag de leverancier om een onbeveiligde versie te sturenFout opgetreden tijdens verwerkingEr is een technische fout opgetreden. Het document wordt automatisch binnen 24 uur (op werkdagen) opnieuw aangeboden.Wacht af. Als het document na 24 uur nog niet is verwerkt, neem dan contact op met supportFoutmeldingen bij verwerking (conversie)
Onderstaande meldingen krijg je nadat het document is aangeleverd en de IDR het heeft geprobeerd te verwerken. Hierbij gaat het om de inhoud of het type van het document.
Voor een uitgebreider overzicht met alle afkeurredenen, achtergronduitleg en de stappen om het op te lossen, lees Conversietaak afgekeurd, wat nu?.
Er ontbreken essentiële elementenEssentiële gegevens niet vast te stellen (bijv. factuurnummer, datum, bedrag of andere verplichte velden)Controleer of de factuur compleet isDocumenttype is onjuistGeen factuur of order (bijv. offerte, pakbon, AV)Stuur alleen facturen in; andere documenten als bijlage meesturenHerinnering of betaalverzoekDocument herkend als herinneringStuur de oorspronkelijke factuur inDocument onleesbaarDocument is niet leesbaar (bijv. te lage resolutie, slechte belichting, beschadigd bestand of blanco pagina)Controleer het bronbestand en stuur een leesbare versie inDocument bevat meerdere documentenMeer dan één factuur in één PDFSplits naar één factuur per bestandDocument herkend als logoAfbeelding uit e-mailhandtekeningDoorgaans correct gefilterd; bij fout: stuur als PDFSelf-billing factuurVerkeerde receiver (inkoop vs. verkoop)Stuur naar het juiste e-mailadresTip: controleer bij herhaalde foutmeldingen eerst de voorwaarden bij het insturen. Veel problemen zijn te voorkomen door de juiste bestandsformaten en limieten aan te houden.
Veelgestelde vragen
Waar ontvang ik foutmeldingen als mijn factuur niet verwerkt kan worden?Foutmeldingen worden per e-mail verstuurd naar het adres waarvandaan je de factuur hebt ingestuurd. Zorg ervoor dat dit adres een werkende mailbox heeft waarop iemand de berichten leest. Bij een vertrouwde afzender kun je een apart contact e-mailadres instellen voor foutmeldingen.
::e-accordion-item{value="item-2" header="Wat moet ik doen bij de foutmelding "Document bevat meerdere documenten"?"}
Deze melding betekent dat het PDF-bestand meer dan één factuur bevat. Splits het bestand zodat elke factuur in een apart PDF-bestand staat en stuur de bestanden opnieuw in. Een factuur van meerdere pagina's mag wel in één PDF.
::
Wordt een mislukte factuur automatisch opnieuw aangeboden?Alleen bij de foutmelding "Fout opgetreden tijdens verwerking" wordt het document automatisch binnen 24 uur op werkdagen opnieuw aangeboden. Bij alle overige foutmeldingen moet je het probleem zelf oplossen en het document opnieuw insturen.
Wil je begrijpen hoe het volledige conversieproces werkt? Lees Conversietaak: het proces van begin tot eind.
Neem contact op met support
Gerelateerd