Facturen insturen via een scanner

Ontvang je nog papieren facturen? Met een scanner die kan e-mailen, stuur je ze eenvoudig naar eConnect voor automatische verwerking. De IDR (Intelligent Document Recogniser) herkent de tekst op het gescande document en zet het om naar een gevalideerde e-factuur.

Vereisten voor de scanner

Om facturen via een scanner in te sturen, moet de scanner aan twee voorwaarden voldoen:

De scanner moet beschikken over een eigen e-mailadres met een werkende mailbox. Dit is nodig zodat foutmeldingen kunnen worden ontvangen.
Het e-mailadres van de scanner moet bekend zijn bij je eConnect-organisatie. De eenvoudigste manier om dit te regelen is door een vertrouwde afzender in te stellen voor het e-mailadres van de scanner.

Instellen in drie stappen

Je hebt twee opties voor het ontvangstadres: je kunt het standaard KVK-adres gebruiken, of een nieuw adres aanmaken via de Email Receiver (vertrouwde afzender). Kies een van beide, je hoeft niet allebei te doen.

Stap 1: Kies je ontvangstadres

Optie A: gebruik je standaard inkoopfacturen-adres (<kvk-nummer>@inkoopfacturen.econnect.eu) en voeg het e-mailadres van de scanner toe als bekende afzender.

Optie B: maak een vertrouwde afzender aan in het platform. Het platform genereert dan een uniek e-mailadres waarmee je het whitelisttype, het documenttype en andere instellingen specifiek voor de scanner kunt configureren.

Stap 2: E-mailadres configureren op de scanner

Stel het gekozen e-mailadres (uit stap 1) in als ontvanger op de scanner.

Stap 3: Scaninstellingen controleren

Zorg dat de scanner documenten opslaat als PDF of als afbeelding (JPEG, PNG of BMP). Stel de resolutie in op minimaal 300 dpi voor de beste herkenningsresultaten.

Scankwaliteit

De kwaliteit van de scan heeft direct invloed op de herkenning. Een paar praktische tips:

Scan met minimaal 300 dpi voor een scherp en leesbaar resultaat.
Zorg dat het document recht op de glasplaat ligt, zodat tekst niet scheef wordt herkend.
Vermijd te lichte of te donkere scans. Het document moet goed contrasteren.
Scan niet de achterkant van een document als daar geen relevante informatie op staat; een blanco pagina kan een foutmelding veroorzaken.

Let op: scan altijd één factuur per bestand. Als een factuur meerdere pagina's heeft, sla ze dan op als één PDF. Een PDF met meerdere facturen wordt afgekeurd.

Foutmeldingen

Als een gescand document niet verwerkt kan worden, stuurt eConnect een foutmelding naar het e-mailadres van de scanner. Controleer dus regelmatig de mailbox van de scanner op foutmeldingen. Veelvoorkomende oorzaken zijn een te lage scankwaliteit (het document is onleesbaar) of een bestand dat te klein is (onder 1 KB).

Wil je foutmeldingen liever op een ander e-mailadres ontvangen? Bij een vertrouwde afzender kun je een apart contact e-mailadres instellen waar afkeurberichten naartoe worden gestuurd.

Veelgestelde vragen

Welke scanresolutie is minimaal vereist voor goede herkenning?

Scan met minimaal 300 dpi voor de beste herkenningsresultaten. Bij een lagere resolutie kan de OCR-engine de tekst niet betrouwbaar lezen, wat tot foutmeldingen of onjuiste herkenning kan leiden.

Kan ik meerdere facturen tegelijk scannen en insturen?

Elke factuur moet als apart bestand worden ingestuurd. Als een factuur meerdere pagina's heeft, combineer je die in één PDF. Een PDF met meerdere verschillende facturen wordt afgekeurd met de melding "Document bevat meerdere documenten".

Wat als de scanner geen eigen e-mailadres heeft?

De scanner moet beschikken over een eigen e-mailadres met een werkende mailbox, zodat foutmeldingen kunnen worden ontvangen. Als je scanner geen eigen e-mailadres heeft, kun je een apart contact e-mailadres instellen via de vertrouwde afzender, zodat foutmeldingen naar een ander adres worden gestuurd.

Wil je weten aan welke technische eisen gescande bestanden moeten voldoen? Lees de voorwaarden bij het insturen van facturen.

Stuur je eerste factuur in

Gerelateerd