Technische vereisten voor het insturen van facturen: formaten, bestandsgrootte en limieten per e-mail.
Voordat je facturen instuurt naar eConnect, is het goed om te weten aan welke technische voorwaarden je bestanden moeten voldoen. Door hier rekening mee te houden voorkom je foutmeldingen en zorg je dat je facturen snel en correct worden verwerkt.
eConnect verwerkt de volgende bestandstypen:
ZUGFeRD/Factur-X (hybride PDF met embedded XML) wordt ook ondersteund. Het platform probeert eerst de embedded XML te verwerken; als die niet valide is, wordt de PDF via OCR verwerkt.
Stuur altijd één factuur per bestand aan. Als een factuur meerdere pagina's heeft, combineer ze dan in één PDF-bestand. Het platform verwerkt elk bestand als een apart document. Als een PDF meerdere facturen bevat, wordt de conversietaak afgekeurd met de melding "Document bevat meerdere documenten".
Let erop dat afbeeldingen in e-mailhandtekeningen en bedrijfslogo's meetellen als bijlage. Als je mailprogramma automatisch een logo meestuurt, telt dit mee voor het maximum van 50 bijlagen en kan het de classificatie beïnvloeden. Het systeem herkent de meeste logo's automatisch via de Detect API en filtert ze eruit, maar in sommige gevallen kan een logo onterecht als document worden meegenomen.
Wanneer je één factuur met aanvullende documenten (specificaties, pakbonnen, urenbriefjes) in dezelfde e-mail stuurt, worden de aanvullende documenten automatisch als bijlage bij de factuur geplaatst.
Stuur je meerdere facturen samen met bijlagen in één e-mail, dan kan het systeem niet bepalen welke bijlage bij welke factuur hoort. Stuur in dat geval aparte e-mails per factuur.
PDF-bestanden met encryptie, digitale ondertekening of andere restricties kunnen niet door de OCR-engine worden gelezen. Deze worden afgekeurd met de melding "Document beveiligd". Verwijder de beveiliging voordat je het bestand instuurt, of vraag de leverancier om een onbeveiligde versie.
De PDF-conversie (OCR-herkenning) is beschikbaar voor facturen gericht aan alle organisaties die beschikbaar zijn op het platform. Het maakt niet uit of de ontvanger een Nederlandse, Belgische of andere buitenlandse organisatie is. De IDR ondersteunt meer dan 200 talen voor tekstherkenning, dus facturen in vrijwel elke taal worden herkend.
Tip: twijfel je of je bestand aan de voorwaarden voldoet? Stuur een testfactuur in en controleer of deze correct wordt verwerkt. Bij een fout ontvang je een duidelijke foutmelding met de reden.
Wil je weten welke foutmeldingen je kunt tegenkomen? Lees het overzicht van foutmeldingen bij insturen per e-mail.
Lees hoe je facturen instuurt