Verstuur je verkoopfacturen per e-mail naar je klanten? Door ze tegelijk door te sturen naar eConnect komen ze automatisch beschikbaar in je Postvak UIT. Zo heb je een compleet digitaal archief van al je uitgaande facturen, en worden ze automatisch verwerkt in je boekhoudsoftware.

Zodra je organisatie is geactiveerd op het platform, krijg je een eigen e-mailadres voor verkoopfacturen:

<kvk-nummer>@verkoopfacturen.econnect.eu

Dit adres is direct beschikbaar en je hoeft het niet apart aan te vragen of te activeren. De standaardinstellingen zijn echter niet altijd afgestemd op je specifieke wensen. Controleer daarom altijd of het adres goed is geconfigureerd, of maak via de Email Receiver een nieuw adres aan waar je de instellingen precies naar wens kunt inrichten.

De makkelijkste manier om verkoopfacturen naar eConnect te sturen is via BCC. Wanneer je een factuur per e-mail verstuurt naar je klant, voeg je het verkoopfacturen-adres toe in het BCC-veld. Zo ontvangt je klant de factuur zoals gewoonlijk, en wordt tegelijkertijd een kopie naar eConnect gestuurd voor verwerking.

Dit werkt het best als je het BCC-adres toevoegt als standaard in je e-mailprogramma of facturatiesoftware. Dan hoef je er niet meer aan te denken en bouw je automatisch een compleet archief op.

Wanneer een e-mail met factuurbijlage binnenkomt op je verkoopfacturen-adres, verloopt de verwerking als volgt:

Het verschil met inkoopfacturen is de bestemming: inkoopfacturen komen in je Postvak IN, verkoopfacturen in je Postvak UIT.

Let op: je boekhoudsoftware of ERP-systeem moet verkoopfacturen kunnen inlezen vanuit het Postvak UIT. Niet alle softwarepakketten ondersteunen het importeren van verkoopfacturen via een koppeling. Controleer vooraf bij je softwareleverancier of dit wordt ondersteund.

Naast het BCC-adres kun je ook een vertrouwde afzender instellen met het documenttype "Verkoopfactuur". Dit is handig als je verkoopfacturen via een vast systeem of e-mailadres verstuurt en het archiveren wilt automatiseren zonder BCC.

Bij het instellen van een vertrouwde afzender met documenttype "Verkoopfactuur" worden de facturen gearchiveerd voor administratieve verwerking in je Postvak UIT, via een ander kanaal dan ze aan je klant zijn verstuurd.

Bij self-billing stelt de afnemer de factuur op namens de leverancier. Hoe je een self-billing factuur instuurt, hangt af van je rol:

• Als afnemer (jij stelt de factuur op namens de leverancier): stuur de factuur in als inkoopfactuur.
• Als leverancier (je klant heeft de factuur opgesteld): stuur de factuur in als verkoopfactuur.

Vermeld op de PDF-factuur de tekst "Factuur uitgereikt door afnemer". Verder gelden dezelfde voorwaarden als voor reguliere facturen.

Let op: self-billing facturen worden afgekeurd als ze naar de verkeerde receiver (inkoop in plaats van verkoop, of andersom) worden gestuurd. Controleer altijd of je het juiste e-mailadres gebruikt.

Wil je meer weten over de technische voorwaarden bij het insturen? Lees de voorwaarden bij het insturen van facturen.

• Inkoopfacturen insturen per e-mail
• Voorwaarden bij het insturen van facturen
• Vertrouwde e-mailafzender instellen
• Foutmeldingen bij insturen per e-mail