Facturas de compra y venta en papel, PDF o e-factura: eConnect las procesa automáticamente en todo el software conectado. Desde reconocimiento y clasificación hasta propuesta de contabilización y contabilización, todo desde una sola plataforma.
De cualquier fuente a su contabilidad
Independientemente del formato o el canal por el que llega una factura, eConnect se asegura de que llegue automáticamente a su software financiero. Papel, PDF, XML o Peppol, no importa.
El Intelligent Document Recogniser (IDR) de eConnect procesa el 100% de todas las facturas enviadas. Envíe un PDF, escaneo, foto o recibo y recibirá una e-factura validada de vuelta. Sin instalación, sin proyecto de implementación, sin necesidad de enseñar proveedores. Todo funciona en la nube y se mejora continuamente.
El IDR combina tres capas de tecnología. La primera capa es OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para leer documentos. La segunda capa es un modelo de lenguaje para asistencia en la extracción. La tercera capa, que marca la diferencia, es la propia tecnología de interpretación, validación y aprendizaje de eConnect. Esta capa determina qué significa un documento, qué campos son relevantes y cómo se estructuran los datos. Es desarrollo completamente propio y la fuente de la ventaja competitiva.
El sistema mejora continuamente el reconocimiento en segundo plano, para todos a la vez. No es necesario configurar proveedores.
En caso de duda, la factura se ofrece para control de calidad. Así se procesan siempre todas las facturas. Los recordatorios y proformas se rechazan automáticamente.
El IDR desglosa las líneas de una factura PDF en líneas de transacción. Con la garantía "No Lines No Pay" solo paga por las líneas reconocidas.
Además de facturas, el IDR también procesa recibos (tarjeta de débito, declaraciones), declaraciones de gastos (kilometraje, gastos de viaje) y albaranes. El procesamiento de órdenes de compra está operativo en fase beta. La arquitectura es agnóstica respecto al tipo de documento y extensible a otros tipos de documentos.
El IDR Professional reconoce las bases de IVA en facturas con IVA invertido y asigna automáticamente el código de IVA correcto conforme a EN16931/NLCIUS. Esto es especialmente relevante en la construcción (IVA invertido en subcontratación, código AE) y en vivienda social (mantenimiento y renovación por subcontratistas). El IDR reconoce el porcentaje de IVA (0%) en combinación con la indicación de inversión en la factura y aplica automáticamente el código correcto: AE para inversión nacional, K para entrega intracomunitaria, G para exportación fuera de la UE.
En la administración financiera a menudo se dedica mucho tiempo a gestionar bandejas de entrada de correo electrónico. La clasificación de correo electrónico de eConnect reconoce automáticamente si un correo entrante contiene una factura y lo enruta al proceso de tramitación correcto. Los demás correos permanecen en la bandeja de entrada habitual.
El sistema reconoce más de diez tipos de documentos, incluyendo facturas, facturas proforma, recibos, albaranes, órdenes de compra, nóminas, recordatorios y condiciones generales. Por tipo de documento, la plataforma determina qué hacer con él. La clasificación funciona con tecnología propia: una huella visual de cada documento, combinada con comprobaciones textuales mediante OCR.
Cree por organización una dirección de correo electrónico de confianza para el procesamiento de facturas entrantes. La plataforma genera una dirección única que puede compartir con sus proveedores. Las facturas XML se procesan directamente vía Peppol, los PDF a través del IDR. Con múltiples administraciones, la plataforma detecta automáticamente para qué administración está destinada la factura. Está disponible una conexión directa con Office 365, para poder monitorizar sus buzones de correo existentes.
El robot de contabilización aprende de contabilizaciones anteriores y aplica ese conocimiento a nuevas facturas. Con cada factura, el robot analiza proveedor, importe, tipo de coste y patrones de contabilización históricos, y elabora una propuesta de contabilización completa. Con suficiente certeza, se contabiliza automáticamente; en caso contrario, la propuesta se ofrece para revisión. Cuantas más facturas procese, más inteligentes serán las propuestas.
El Autopilot se conecta directamente con cuatro paquetes de software de uso frecuente: Exact Online, SnelStart, Unit4 y Business Central. Los deudores y acreedores se crean automáticamente. Con Rule Based Enrichment (RBE) las facturas se enriquecen con datos que no figuran en la factura, como números EAN, números de inmueble o centros de coste.
El procesamiento manual de facturas cuesta tiempo, es propenso a errores y no escala con el volumen. Cada factura que se introduce, comprueba y contabiliza manualmente requiere un promedio de varios minutos. Con cien facturas por semana, eso supone una parte sustancial de la jornada laboral de alguien.
El procesamiento automático de facturas a través de eConnect elimina la mayor parte de ese trabajo manual. Independientemente de si una factura llega vía Peppol, correo electrónico o como PDF, la plataforma se asegura de que la factura llegue automáticamente a su software financiero. Las e-facturas vía Peppol se procesan directamente. Las facturas en PDF se analizan, validan y convierten en datos estructurados a través del IDR. El Email Receiver reconoce automáticamente qué correos contienen facturas y los enruta al proceso de tramitación correcto. El resultado: menos trabajo manual, menos errores, procesamiento más rápido y menores costes por factura.
El OCR estándar lee texto de un documento, pero no entiende qué significa ese texto. Reconoce que dice "1.250,00", pero no si es el importe de la factura, el IVA o un precio de artículo. El Intelligent Document Recogniser (IDR) de eConnect va tres capas más profundo.
La primera capa es OCR para leer el documento. La segunda capa es un modelo de lenguaje que ayuda en la extracción de campos. La tercera capa, que marca la diferencia, es la propia tecnología de interpretación, validación y aprendizaje de eConnect. Esta capa determina qué significa un documento, qué campos son relevantes y cómo deben estructurarse los datos. A continuación, los datos se validan automáticamente contra registros oficiales. El resultado no es texto sin procesar, sino una e-factura completamente estructurada y validada que puede procesarse directamente en su software de contabilidad. El sistema aprende continuamente: las mejoras en el reconocimiento se aplican para todos los usuarios a la vez, sin necesidad de entrenar proveedores.
El robot de contabilización combina múltiples fuentes de información para llegar a una propuesta de contabilización. El robot analiza los datos de la factura (proveedor, importe, descripción, tarifa de IVA), consulta contabilizaciones históricas y enriquece la factura con Rule Based Enrichment (RBE), como números EAN o centros de coste que no figuran en la factura.
El Autopilot se conecta directamente con Exact Online, SnelStart, Unit4 y Business Central. La conexión gestiona el proceso completo de contabilización: desde la recepción de la factura hasta la contabilización en el paquete. Los deudores y acreedores se crean automáticamente. Con suficiente certeza se contabiliza automáticamente; con menor certeza, la propuesta se ofrece para aprobación. El umbral para la contabilización automática lo puede configurar usted mismo. Además, mediante API, SFTP y HTTPS es posible conectar prácticamente cualquier sistema financiero o paquete ERP.
Sí, la solución procesa no solo facturas sino también recibos (tarjeta de débito, declaraciones), declaraciones de gastos (kilometraje, gastos de viaje) y albaranes. El principio es el mismo: envíe el documento por correo electrónico, API o carga, y el IDR analiza y estructura el contenido.
El procesamiento de órdenes de compra está operativo en fase beta. La arquitectura del IDR es agnóstica respecto al tipo de documento: las mismas tres capas tecnológicas (OCR, modelo de lenguaje, interpretación propia) se utilizan para cada tipo de documento. La extensión a otros tipos de documentos es posible mediante plantillas configurables y reglas de extracción. Para organizaciones con empleados que presentan declaraciones de gastos, esto supone un gran ahorro de tiempo: en lugar de introducir manualmente los recibos, el empleado envía una foto y el IDR hace el resto.
En los campos clave (número de factura, fecha e importes), el IDR alcanza una precisión superior al 98%, respaldada por muestreos periódicos del equipo de Quality Control. La tasa de falsos positivos (documentos que se envían erróneamente como correctos) está por debajo del 2%.
Esa precisión es el resultado de un sistema de calidad de tres capas. La primera capa es la validación de fuente: cada valor reconocido se comprueba contra otra fuente, interna en el documento o externa a través de registros oficiales. La segunda capa es el control humano en caso de incertidumbre: si el sistema duda, el documento pasa al equipo de Quality Control para verificación manual. La tercera capa es el mecanismo de retroalimentación autoaprendizaje: las correcciones del equipo de QC se procesan automáticamente como datos de entrenamiento, de modo que el mismo error se previene en documentos futuros. El IDR soporta más de 200 idiomas, tanto para reconocimiento de texto como para extracción de campos.