Welke velden de IDR herkent op een PDF-factuur: standaard, Professional en configureerbare referenties.
De IDR (Intelligent Document Recogniser) herkent automatisch de belangrijkste gegevens op een PDF-factuur en zet ze om naar gestructureerde velden in de e-factuur. Welke velden worden herkend, hangt af van je abonnement en de configuratie.
Bij elke PDF-conversie worden de volgende velden automatisch herkend:
Met het Professional-abonnement worden aanvullende velden herkend:
De IDR herkent datums op PDF-facturen en converteert ze naar het standaard UBL-datumformaat (YYYY-MM-DD). Omdat datumnotaties per land verschillen, bepaalt de IDR aan de hand van het land van de leverancier hoe ambigue datums worden geïnterpreteerd:
MDY (maand-dag-jaar). De datum 03/11 wordt geïnterpreteerd als 11 maart.DMY (dag-maand-jaar). De datum 03/11 wordt geïnterpreteerd als 3 november.Als de automatische landdetectie niet volstaat, kan per leverancier via het hint-mechanisme een specifieke aanwijzing voor de datumopmaak worden toegevoegd.
Tip: verkeerd geïnterpreteerde datums (bijvoorbeeld 03/11 als 11 maart in plaats van 3 november) zijn vrijwel altijd een herkenningskwestie, geen platformprobleem. Het platform toont de datum altijd zoals deze in de UBL staat.
Bij het Professional-abonnement wordt het herkende IBAN vergeleken met de verification store: een database van eerder handmatig gevalideerde IBAN-nummers per leverancier. Als het IBAN op de factuur afwijkt van wat eerder is geverifieerd, wordt dit gesignaleerd. Dit helpt bij het detecteren van spookfacturen of gewijzigde bankgegevens.
Let op: het IBAN op een factuur dient volgens de Europese norm EN16931 primair ter identificatie van de leverancier, niet als betaalinstructie. Een gewijzigd IBAN moet altijd eerst worden gevalideerd in de stamgegevens van je financiële systeem voordat erop wordt betaald.
Naast de standaard referenties (ordernummer, contractnummer, projectnummer) kunnen andere referenties per leverancier specifiek worden geconfigureerd. Denk aan budgetcodes, budgethouderscodes of interne referenties. Dit is maatwerk dat op strippenkaartbasis wordt ingericht.
De herkenning van configureerbare referenties maakt gebruik van een drielaags mechanisme:
Tip: het inkoopordernummer is de meest gebruikte referentie en wordt door de meeste leveranciers op de factuur vermeld. Als een leverancier een bepaald referentieveld niet in zijn software kan invullen, heeft het weinig zin om het te vragen. Gebruik in dat geval het inkoopordernummer als primaire referentie.
Met regelherkenning worden ook de individuele factuurregels herkend: omschrijving, stuksprijs, hoeveelheid, regelbedrag en referentievelden per regel. Dit is een aparte feature die je zelf kunt activeren via Mijn Omgeving.
Bij het Professional-abonnement worden aanvullend het inkoopordernummer, contractnummer, projectnummer, buyer reference, G-rekening IBAN en gestructureerde betaalkenmerken (zoals het Belgische OGM) herkend. Deze velden worden bij het standaardabonnement niet automatisch uit de PDF gehaald.
Meld de fout bij support zodat het eConnect-team de herkenning voor deze leverancier kan verbeteren. Elke correctie wordt als trainingsdata teruggevoerd naar de IDR, waardoor vergelijkbare fouten in de toekomst automatisch worden voorkomen. Het systeem leert continu bij.
Ja, naast de standaard referenties kunnen op maatwerkbasis andere referenties per leverancier worden geconfigureerd, zoals budgetcodes of interne referenties. Dit wordt ingericht op strippenkaartbasis door het eConnect-team en maakt gebruik van formaatvalidatie, statistische afwijkingsdetectie en automatische trainingsdata.
Benieuwd hoe de herkenning technisch werkt? Lees Hoe werkt Scan & Herken (IDR/OCR)?.
Bekijk je conversietaken