Line Recognition: hoe eConnect factuurregels herkent, met 80% automatisch en de optie voor 100% garantie.
Sinds juli 2024 biedt eConnect regelherkenning (Line Recognition) aan: het automatisch opsplitsen van PDF-factuurregels naar individuele transactieregels in de e-factuur. Hierdoor kun je facturen tot op regelniveau verwerken in je boekhoudsoftware, wat de automatisering van je inkoopproces aanzienlijk versnelt.
Bij standaard PDF-conversie herkent de IDR de hoofdgegevens van een factuur: leverancier, afnemer, factuurnummer, datum, totaalbedragen en BTW. Regelherkenning gaat een stap verder. Per factuurregel worden de volgende velden herkend:
Het resultaat is een e-factuur waarin niet alleen de totalen kloppen, maar ook de individuele regels gestructureerd beschikbaar zijn voor je ERP-systeem of boekhoudpakket.
De IDR herkent 80% van alle factuurregels volledig automatisch. De overige 20% valt terug naar de standaardverwerking, waarbij het subtotaal per BTW-tarief wordt gebruikt in plaats van individuele regels. Dit betekent dat de factuur altijd wordt verwerkt, ook als niet alle regels automatisch herkend kunnen worden.
Hierbij geldt de "No Lines No Pay"-garantie: je betaalt alleen voor factuurregels die daadwerkelijk succesvol zijn herkend. Als de regelherkenning bij een specifieke factuur niet lukt en het systeem terugvalt naar standaardverwerking, worden er geen extra kosten in rekening gebracht.
Voor organisaties die 100% zekerheid willen op factuurherkenning op regelniveau, is er de optie regelvalidatie. Bij deze optie worden de factuurregels die niet automatisch zijn herkend (de 20%) doorgestuurd naar het eConnect-validatieteam. Zij controleren en corrigeren de regels handmatig.
Het resultaat: een 100%-garantie dat alle factuurregels correct in de e-factuur staan. Dit is vooral relevant voor organisaties met complexe facturen of strenge eisen aan de boekhouding op regelniveau.
De IDR herkent deze velden automatisch, zonder dat er per leverancier een template of training nodig is. Het systeem leert van elke verwerkte factuur en wordt daardoor steeds beter in het herkennen van verschillende factuurlayouts.
Tip: voor regelherkenning heeft een born-digital PDF (rechtstreeks uit een systeem gegenereerd) de voorkeur boven een gescand document. Bij born-digital PDF's is de tekst scherp en de tabelstructuur intact, wat de herkenning betrouwbaarder maakt.
Regelherkenning is een standaardfeature die inbegrepen is bij het Professional-abonnement. Je kunt de feature zelf activeren via Mijn Omgeving in de organisatie-instellingen, zonder dat je contact met support hoeft op te nemen. Bij lagere abonnementen kan regelherkenning als aanvullende optie worden afgenomen.
De optie voor regelvalidatie (100% garantie) is apart in te schakelen en wordt afzonderlijk in rekening gebracht.
Regelherkenning wordt nog krachtiger in combinatie met orderregel-matching. Hierbij worden de herkende factuurregels automatisch gekoppeld aan de bijbehorende orderregels. Het systeem matcht op basis van unieke stuksprijs, omschrijving of andere kenmerken. Dit verhoogt de straight-through processing (STP) rate aanzienlijk, omdat facturen die matchen met een order volledig automatisch kunnen worden goedgekeurd.
De factuur wordt altijd verwerkt, ook als niet alle regels automatisch herkend worden. De niet-herkende regels vallen terug naar de standaardverwerking, waarbij het subtotaal per BTW-tarief wordt gebruikt. Hierbij geldt de "No Lines No Pay"-garantie: je betaalt alleen voor regels die daadwerkelijk succesvol zijn herkend.
Ja, regelherkenning is inbegrepen bij het Professional-abonnement maar moet zelf worden geactiveerd via Mijn Omgeving in de organisatie-instellingen. Bij lagere abonnementen kan regelherkenning als aanvullende optie worden afgenomen. Activeren kan zonder contact met support.
Ja, regelherkenning werkt voor zowel born-digital PDF's als gescande documenten. Born-digital PDF's hebben wel de voorkeur, omdat de tekst scherper is en de tabelstructuur intact blijft. Dit levert betrouwbaardere herkenningsresultaten op dan een gescand document.
Wil je regelherkenning activeren? Ga naar Mijn Omgeving in de organisatie-instellingen en schakel de feature in. Bij vragen over regelvalidatie of de mogelijkheden voor jouw organisatie kun je terecht bij support.
Ga naar Mijn Omgeving