Hoe creditnota's worden verwerkt, het belang van een uniek creditnotanummer en veelvoorkomende problemen.
De IDR herkent en verwerkt creditnota's op dezelfde manier als reguliere facturen. Er zijn echter een paar aandachtspunten die je moet kennen om problemen te voorkomen.
Een creditnota hoort altijd een eigen, uniek factuurnummer te hebben. Het is niet correct om het factuurnummer van de oorspronkelijke factuur te hergebruiken op de creditnota. De creditnota verwijst naar de oorspronkelijke factuur via een referentieveld, niet via het factuurnummer zelf.
Als de leverancier de creditnota geen eigen nummer geeft, kan dit problemen veroorzaken bij de duplicaatdetectie (zie hieronder).
Een creditnota kan ten onrechte worden tegengehouden als duplicaat. Dit gebeurt als de IDR het ordernummer op de creditnota herkent als factuurnummer. Dat ordernummer is eerder ook op andere facturen voorgekomen, waardoor het platform denkt dat het document al is ontvangen.
Hoe herken je dit? De creditnota verschijnt niet in je Postvak IN en het platform toont een duplicaatmelding.
Wat kun je doen?
Let op: het factuurnummer in de XML is in dit geval niet correct (er staat het ordernummer in plaats van het creditnotanummer). Controleer dit in je boekhouding.
Na verwerking wordt de creditnota omgezet naar een UBL Credit Note. De e-factuur bevat:
Dit kan voorkomen als de IDR het ordernummer op de creditnota herkent als factuurnummer. Dat ordernummer is eerder op andere facturen voorgekomen, waardoor het platform denkt dat het document al is ontvangen. Markeer het document als "Als origineel markeren" in het platform en meld het bij support.
Ja, een creditnota hoort altijd een eigen, uniek factuurnummer te hebben. Het is niet correct om het factuurnummer van de oorspronkelijke factuur te hergebruiken. De creditnota verwijst naar de oorspronkelijke factuur via een referentieveld, niet via het factuurnummer zelf.
Na verwerking door de IDR wordt de creditnota omgezet naar een UBL Credit Note. De e-factuur bevat het creditnotanummer als factuurnummer, een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur (als dit op de creditnota staat) en de gecrediteerde bedragen.
Meer weten over duplicaatdetectie? Lees Hoe herkent eConnect dubbele facturen?.
Bekijk je conversietaken