Hoe eConnect bonnetjes en kassabonnen verwerkt: minder velden, dummywaarden en waarom dat zo is.
De IDR verwerkt ook bonnetjes, kassabonnen en declaraties. Dit zijn vereenvoudigde facturen waar minder gegevens op staan dan op een reguliere factuur. Dat heeft gevolgen voor wat er herkend wordt en hoe de e-factuur eruitziet.
Een kassabon is volgens de regels van de Belastingdienst een vereenvoudigde factuur. Voor transacties tot € 100 (inclusief BTW) hoeft een leverancier minder gegevens op de factuur te vermelden. Zo ontbreekt vaak het adres, het KvK-nummer of zelfs de volledige naam van de leverancier.
De UBL-standaard vereist echter dat bepaalde velden altijd gevuld zijn. Een e-factuur zonder leverancieridentificatie is niet valide. Daarom gebruikt eConnect bij bonnetjes vaker dummywaarden: placeholder-waarden die de e-factuur technisch geldig maken, ook al ontbreken de gegevens op het bonnetje.
Bij bonnetjes herkent de IDR een kleinere set velden dan bij reguliere facturen:
Bij bonnetjes is het IBAN het leidende identificatieveld. De naam op het bonnetje wordt gebruikt om de leverancier te herkennen, maar het adres wordt niet als essentieel beschouwd. Het IBAN biedt de betrouwbaarste link naar de juiste leverancier.
Omdat veel verplichte UBL-velden ontbreken op een bonnetje, worden er meer dummywaarden gebruikt dan bij een reguliere factuur. Typische dummywaarden bij bonnetjes zijn het OIN-dummynummer voor de leverancier en unknown voor het BTW-nummer.
Lees meer over dummywaarden en hun betekenis in Dummywaarden in de e-factuur.
Bij bonnetjes herkent de IDR een kleinere set velden dan bij reguliere facturen. De naam en het IBAN van de leverancier, het bedrag, de BTW en de datum worden herkend als ze aanwezig zijn. Het adres en KvK-nummer ontbreken vaak op bonnetjes en worden dan niet herkend.
Veel verplichte UBL-velden (zoals het KvK-nummer of BTW-nummer) staan niet op een bonnetje. De UBL-standaard vereist dat deze velden altijd gevuld zijn. Dummywaarden zorgen ervoor dat de e-factuur technisch geldig blijft en kan worden afgeleverd, ook al ontbreken de gegevens op het originele bonnetje.
Ja, de IDR ondersteunt JPEG, PNG, BMP en PDF als bestandsformaat. Maak een duidelijke foto of scan van het bonnetje, bij voorkeur zo snel mogelijk omdat thermisch papier snel verbleekt. Stuur elk bonnetje als apart bestand in.
Wil je weten welke velden de IDR bij reguliere facturen herkent? Lees Welke velden herkent de IDR?.
Lees hoe je facturen instuurt