Welke dummywaarden eConnect gebruikt in de e-factuur als een identifier niet gevonden is, per land uitgelegd.
Bij de conversie van een PDF-factuur naar een UBL e-factuur zijn bepaalde identificatiegegevens verplicht. Denk aan het KvK-nummer, OIN of BTW-nummer van de afzender of ontvanger. Als de IDR (Intelligent Document Recogniser) zo'n identifier niet op de factuur kan vinden, wordt een dummywaarde ingevuld zodat de e-factuur technisch geldig blijft.
De UBL-standaard en Peppol-specificatie vereisen dat bepaalde velden altijd gevuld zijn. Een e-factuur zonder leverancier- of afnemeridentificatie is niet valide en kan niet worden verwerkt door ontvangende systemen. Dummywaarden zorgen ervoor dat de factuur wél geldig is en kan worden afgeleverd, ook als niet alle gegevens op de oorspronkelijke PDF stonden.
Een dummywaarde is herkenbaar aan een vast patroon per land. Zo kun je in je boekhoudsoftware of ERP-systeem eenvoudig zien dat het om een placeholder gaat en niet om een echt identificatienummer.
00000003999999960000000BE00UBLBE000090009999908000DE00LWID00DEF000unknown<LANDCODE>:unknown (bijv. NL:unknown)NL000000000B01De dummywaarde unknown voor BTW-nummers wordt gebruikt wanneer de IDR geen BTW-nummer op de factuur heeft gevonden. Het is dan aan de ontvanger om het juiste BTW-nummer op te zoeken en aan te vullen in de boekhouding.
Als je een factuur ontvangt met een dummywaarde, betekent dit dat de betreffende gegevens niet op de oorspronkelijke PDF stonden of niet herkend konden worden. Je hebt dan twee opties:
Tip: de IDR leert van elke verwerkte factuur. Als een leverancier zijn gegevens structureel op facturen vermeldt, worden deze na een paar facturen automatisch herkend en opgeslagen. Dummywaarden komen dan niet meer voor bij die leverancier.
Een dummywaarde betekent dat het betreffende identificatiegegeven (zoals een KvK-nummer of BTW-nummer) niet op de oorspronkelijke PDF stond of niet herkend kon worden. De dummywaarde maakt de e-factuur technisch geldig, maar je moet het juiste nummer handmatig aanvullen in je boekhoudsoftware of de leverancier vragen het gegeven op toekomstige facturen te vermelden.
Ja, elke dummywaarde volgt een vast patroon per land. Nederland gebruikt een OIN-dummynummer, België kent twee varianten (UBLBE en ondernemingsnummer) en Duitsland gebruikt een Leitweg-ID. Zo kun je in je boekhoudsoftware herkennen dat het om een placeholder gaat en uit welk land de factuur afkomstig is.
Ja, bij bonnetjes en kassabonnen worden vaker dummywaarden gebruikt dan bij reguliere facturen. Dat komt doordat een kassabon als vereenvoudigde factuur minder gegevens hoeft te bevatten. Het KvK-nummer, adres en BTW-nummer ontbreken vaak, terwijl de UBL-standaard deze velden verplicht stelt.
Wil je meer weten over hoe de IDR facturen herkent? Lees Hoe werkt Scan & Herken (IDR/OCR)?.
Lees hoe je facturen instuurt