PDF-generatie en samenvoegopties: wanneer eConnect een nieuwe PDF maakt en hoe bijlagen worden gecombineerd.
Veel boekhoudsoftware kan slechts één PDF-bestand per factuur tonen. Daarom biedt eConnect de mogelijkheid om automatisch een PDF te genereren uit de e-factuurdata en bijlagen samen te voegen tot één overzichtelijk document.
Wanneer je een e-factuur (XML) ontvangt zonder meegestuurde PDF, kan het platform automatisch een PDF genereren op basis van de factuurgegevens in de XML. Dit geeft je altijd een visueel leesbare versie van elke factuur, ongeacht hoe deze is aangeleverd.
Er zijn drie modi beschikbaar, instelbaar op accountniveau:
De instelling wordt beheerd door eConnect support. Neem contact op als je de modus wilt wijzigen.
Een handige optie is om de door eConnect gegenereerde PDF vooraan te plaatsen in het document. Hierdoor ziet de gebruiker altijd dezelfde gestandaardiseerde opmaak, ongeacht de layout van de oorspronkelijke factuur van de leverancier. Dit is vooral nuttig voor organisaties die veel facturen van verschillende leveranciers ontvangen en een uniforme weergave willen in hun procuratieproces.
Bij facturen die samen met specificaties, pakbonnen of andere documenten binnenkomen, kun je alles laten samenvoegen tot één PDF. Dit is essentieel voor ERP-systemen die slechts één PDF-bestand per factuur kunnen verwerken in hun goedkeuringsworkflow.
De samenvoegvolgorde is:
Als alternatief kun je ervoor kiezen om bijlagen als losse bestanden mee te sturen in plaats van ze samen te voegen. De juiste keuze hangt af van wat je software aankan.
PDF merge is vooral waardevol in deze situaties:
Leveranciers kunnen ook een PDF inbedden in de UBL-factuur zelf (als base64-bijlage in het AdditionalDocumentReference-element). Dit is een door Peppol ondersteunde methode waarmee leveranciers via één bestand zowel de gestructureerde data als de visuele PDF meesturen. eConnect verwerkt dit correct en maakt de embedded PDF beschikbaar als bijlage.
Ja, met PDF merge worden alle bijlagen (specificaties, pakbonnen en andere documenten) automatisch samengevoegd tot één PDF-bestand. Dit is vooral handig voor ERP-systemen die slechts één PDF per factuur kunnen verwerken in hun goedkeuringsworkflow. Als alternatief kun je bijlagen ook als losse bestanden laten meesturen.
Er zijn drie modi instelbaar op accountniveau: "Altijd" (bij elke factuur wordt een nieuwe PDF gegenereerd uit de e-factuurdata), "Bij niet aanwezig" (alleen als er geen PDF is meegestuurd bij de XML-factuur) en "Nooit" (er wordt geen PDF gegenereerd). De instelling wordt beheerd door eConnect support.
De PDF-generatie en merge-instellingen worden beheerd door eConnect support. Neem contact op via support.econnect.eu om de modus te wijzigen of om PDF merge in te schakelen voor je account.
Wil je de PDF-instellingen voor je account aanpassen? Neem contact op met support.
Bekijk je conversietaken