XML-bestand van een factuur downloaden

Elke factuur op het eConnect-platform kun je downloaden als XML-bestand. Het XML-bestand bevat de volledige gestructureerde e-factuurdata die je boekhoudsoftware kan inlezen, of die je kunt gebruiken voor archivering of controle.

Hoe download je een XML-bestand?

Stap 1: Open de factuur

Ga naar het Postvak IN of Postvak UIT en open de factuur.

Stap 2: Klik op Downloaden

Klik in de factuurdetails op Downloaden.

Stap 3: Kies het formaat

Kies XML om het gestructureerde e-factuurbestand te downloaden, of PDF voor de visuele weergave.

Het XML-bestand wordt opgeslagen op je computer en kun je openen in een XML-editor, teksteditor of importeren in je boekhoudsoftware.

Wat zit er in het XML-bestand?

Het XML-bestand bevat alle gegevens van de factuur in gestructureerde vorm: leverancier, ontvanger, factuurnummer, datum, factuurregels, bedragen, BTW en betalingsgegevens. Dit is het bestand dat machines kunnen lezen en automatisch verwerken, in tegenstelling tot de PDF, die primair bedoeld is voor visuele weergave.

Het formaat is UBL (Universal Business Language), conform de geldende standaarden (Peppol BIS Billing 3.0 of NLCIUS, afhankelijk van de factuur).

Waarvoor gebruik je het XML-bestand?

Archivering: bewaar het XML-bestand als digitaal bewijs naast of in plaats van de PDF.
Controle: open het bestand om de exacte e-factuurdata te controleren, bijvoorbeeld bij afwijkingen tussen de PDF-weergave en de boekhoudsoftware.
Hergebruik als template: gebruik een eerder verstuurd XML-bestand als basis voor een nieuwe factuur. Pas het factuurnummer, de datum en de bedragen aan en stuur het bestand opnieuw in. Lees meer in XML e-factuur aanpassen en opnieuw versturen.
Handmatige import: importeer het bestand handmatig in software die geen automatische koppeling met eConnect heeft.

PDF-weergave versus XML

De PDF die je downloadt is een visuele representatie van de factuur. Bij facturen die als e-factuur (XML) zijn binnengekomen, genereert het platform automatisch een PDF op basis van de XML-data. Bij facturen die als PDF zijn binnengekomen en door de IDR zijn geconverteerd, is de originele PDF beschikbaar naast het gegenereerde XML-bestand.

De XML is altijd de bron van waarheid voor de e-factuurdata. Bij twijfel over bedragen of gegevens: raadpleeg het XML-bestand.

Veelgestelde vragen

In welk formaat is het XML-bestand?

Het XML-bestand is in UBL-formaat (Universal Business Language), conform de geldende standaarden Peppol BIS Billing 3.0 of NLCIUS. Dit is het universele formaat voor e-facturen dat door alle gangbare boekhoudsoftware kan worden ingelezen.

Kan ik een eerder verstuurd XML-bestand als template gebruiken?

Ja, download een eerder verstuurde factuur als XML, pas het factuurnummer, de datum en de bedragen aan, en stuur het bestand opnieuw in via het platform. Lees meer in XML e-factuur aanpassen en opnieuw versturen.

Wat als de bedragen in de PDF afwijken van de XML?

De XML is altijd de bron van waarheid. Bij facturen die als PDF zijn binnengekomen en door de IDR zijn geconverteerd, kan er een verschil ontstaan als de herkenning een veld niet correct heeft gelezen. Meld de afwijking via support.econnect.eu zodat de herkenning kan worden verbeterd.

Meer weten over de structuur van e-factuurbestanden? Lees over het verschil tussen XML, UBL en NLCIUS in de sectie Peppol & E-facturatie.

Download je facturen