XML-factuur aanpassen en opnieuw insturen

Heb je een e-factuur ontvangen of verstuurd als XML-bestand en moet je een wijziging doorvoeren? Via het eConnect-platform kun je het XML-bestand downloaden, aanpassen en opnieuw insturen. Dit is handig wanneer je een bestaand XML-bestand als basis wilt gebruiken voor een nieuwe factuur, of wanneer je een technische correctie wilt doorvoeren.

Stap 1: XML downloaden

Open de factuur in het Postvak IN of Postvak UIT en klik op Downloaden. Je kunt kiezen voor het XML-bestand (de gestructureerde e-factuurdata) of de PDF-weergave. Het XML-bestand kun je openen in een teksteditor of XML-editor.

Stap 2: XML aanpassen

Open het XML-bestand in een geschikte editor. Let bij het aanpassen op de volgende punten:

Factuurnummer: pas het factuurnummer aan naar een nieuw, uniek nummer. Verstuur nooit een factuur met hetzelfde factuurnummer als een eerder verstuurde factuur, het platform detecteert dit als duplicaat.
Factuurdatum: werk de datum bij naar de actuele factuurdatum.
Bedragen: zorg dat alle bedragen en berekeningen kloppen. Het totaalbedrag moet gelijk zijn aan de som van de factuurregels plus BTW.
CustomizationID: verwijder of wijzig dit veld niet. Het vertelt ontvangende systemen welke standaard de factuur volgt (NLCIUS, Peppol BIS Billing 3.0).

Stap 3: Opnieuw insturen

Stuur het aangepaste XML-bestand naar het platform via een van deze methoden:

Email Receiver: stuur het bestand als bijlage naar je vertrouwde e-mailafzender-adres (je @trust.econnect.eu-adres of @verkoopfacturen.econnect.eu-adres). Het platform verwerkt het bestand automatisch.
Handmatig uploaden: als je een softwarekoppeling of API-toegang hebt, kun je het bestand ook via dat kanaal insturen.

Na het insturen verschijnt de factuur in je Postvak UIT (bij verkoopfacturen) of Postvak IN (bij inkoopfacturen). Controleer de factuurdetails voordat je de factuur verstuurt.

Validatie vooraf

Wil je controleren of je aangepaste XML geldig is voordat je het instuurt? Gebruik de gratis eConnect-validator op econnect.eu/nl/validator. De validator controleert je bestand op de geldende UBL-, Peppol BIS Billing- en NLCIUS-standaarden en geeft duidelijke foutmeldingen als er iets niet klopt.

Verouderde XML-formaten

XML-bestanden in het oude SI1.1- of SI1.2-formaat (SimpleInvoicing) mogen niet meer rechtstreeks via het Peppol-netwerk worden verstuurd. De huidige standaarden zijn SI2.0 (NLCIUS) en Peppol BIS Billing 3.0. eConnect kan bestanden in oudere formaten ontvangen en transformeren naar de geldende standaard, mits de inhoud voldoet aan de huidige regels. Langetermijnoplossing is om je softwarepakket te updaten naar de actuele standaard.

Veelgestelde vragen

Welk XML-formaat moet ik gebruiken?

Het platform accepteert UBL-bestanden conform Peppol BIS Billing 3.0 of NLCIUS. Oudere formaten zoals SI1.1 of SI1.2 worden niet meer rechtstreeks via Peppol ondersteund, maar eConnect kan ze transformeren naar de geldende standaard mits de data compliant is.

Wordt mijn XML-bestand gevalideerd voor verzending?

Ja, het platform valideert je bestand automatisch tegen de geldende standaarden. Als er validatiefouten zijn, ontvang je een duidelijke foutmelding met de oorzaak. Je kunt ook vooraf valideren via de eConnect Document Validator.

Kan ik een eerder verstuurd XML-bestand als basis gebruiken?

Ja, download een eerder verstuurde factuur als XML vanuit het Postvak UIT. Pas het factuurnummer, de datum en de bedragen aan en upload het aangepaste bestand via het platform. Dit is handig als je regelmatig vergelijkbare facturen verstuurt.

Hulp nodig bij het aanpassen van een XML-bestand? Neem contact op via support.econnect.eu.

Neem contact op met support