Het Email ontvanger-dashboard gebruiken: afzenders beheren, alle instellingen configureren en facturen versturen via e-mail.
In het kort De Email ontvanger bepaalt welke e-mailadressen facturen mogen insturen naar je organisatie. Je configureert verwerking (PDF, XML of beide), notificaties en automatisch verzenden per afzender. Beschikbaar vanaf het Basic-abonnement.
De Email ontvanger (ook wel Email Receiver of Vertrouwde Afzender genoemd) is een van de meest gebruikte apps op het eConnect-platform. Hiermee beheer je welke e-mailadressen facturen mogen insturen naar je organisatie, configureer je hoe die facturen worden verwerkt, en kun je zelfs facturen automatisch laten versturen via Peppol. Je opent de app via Email ontvanger in het zijmenu, onder Apps.
Elke organisatie in je omgeving krijgt een uniek e-mailadres waarop facturen kunnen worden ingestuurd. Dit adres vind je in de sidebar onder Alles bij de vertrouwde afzenders.
Wanneer je de Email ontvanger opent, zie je het dashboard met drie overzichtsgrafieken die de verwerkingsstatus tonen:
Deze grafieken geven je in een oogopslag inzicht in hoe de e-mailverwerking presteert.
De Email ontvanger-app heeft een eigen navigatiestructuur in de sidebar:
Onder het dashboard vind je de lijst met alle geconfigureerde e-mailafzenders. Elke afzender doorloopt een statusworkflow:
Om een afzender van Concept naar Actief te zetten, klik je op Status updaten bij de betreffende afzender.
Klik op Nieuwe afzender in de sub-navigatie.
Kies de organisatie waarvoor je de afzender wilt instellen.
Vul het e-mailadres of domein in dat je wilt whitelisten en vul het contact-e-mailadres in. Dit adres ontvangt meldingen bij afkeuringen en de uitnodigingsmail.
Configureer de verwerkingsinstellingen (zie hieronder).
Sla de afzender op.
Tip: je kunt een specifiek e-mailadres whitelisten voor maximale veiligheid, of een heel domein (bijv.
@econnect.eu) als je facturen van meerdere adressen binnen dat domein verwacht.
Met de Zoek afzenders-functie kun je snel een specifieke afzender terugvinden op e-mailadres, domein of organisatienaam. Dit is handig als je veel afzenders hebt geconfigureerd.
Voor elke afzender kun je de volgende instellingen configureren:
Bepaal welk type bestanden de afzender mag insturen:
De Document Context bepaalt welk type document wordt aangemaakt bij verwerking: Inkoopfactuur, Verkoopfactuur of Conceptfactuur. Deze instelling wordt doorgegeven aan de Conversietaak en aan de IDR (documentherkenning). De IDR gebruikt de context om te bepalen voor welke organisatie de factuur bestemd is. Stel je de context in op Inkoopfactuur voor je organisatie, dan weet de IDR dat jouw organisatie de ontvanger is en sluit deze uit als mogelijke verzender.
Als deze optie is ingeschakeld, worden valide XML-bestanden automatisch via Peppol verzonden naar de ontvanger, zonder dat je er iets voor hoeft te doen. Niet-valide XML wordt als conceptfactuur klaargezet voor handmatige controle.
Dit is een krachtige optie voor organisaties die facturen vanuit hun software als UBL-bestand aanleveren per e-mail en deze zonder tussenkomst willen laten versturen.
Stel per afzender in of je een bevestiging wilt ontvangen:
De afleverbevestiging wordt gestuurd naar het contact-e-mailadres van de afzender. Wil je de afleverbevestigingen uitzetten? Ga naar de vertrouwde afzender en schakel het vinkje bij Notificatie ontvangst via e-mail uit.
De instelling Vul e-mailadres leverancier in op basis van bepaalt hoe het platform het afzenderadres van de leverancier vaststelt:
Je kunt beperken welke organisatie in je omgeving facturen mag insturen via een specifieke afzender. Dit is handig als je meerdere organisaties in je omgeving hebt en wilt voorkomen dat facturen bij de verkeerde organisatie terechtkomen.
Voor extra beveiliging kun je vereisen dat inkomende e-mails via een beveiligde verbinding (SSL/TLS) worden verzonden. Dit voorkomt dat onversleutelde e-mails worden geaccepteerd.
Wanneer het platform een systeemactie uitvoert via de Email Receiver (zoals het aanmaken van een conceptfactuur, een statuswijziging in de workflow of een factuurupdate), wordt deze actie gekoppeld aan de laatst aangestelde beheerder van de organisatie. Dat is niet per se de eerste beheerder, maar de gebruiker die het meest recent de beheerderrol heeft gekregen.
Als de beheerderrol van die gebruiker wordt ingetrokken, valt het eigenaarschap automatisch terug naar de vorige beheerder.
Tip: zie je dat documenten aan een andere gebruiker worden gekoppeld dan je verwacht? Controleer wie de laatst aangestelde beheerder van de organisatie is. Het platform koppelt systeemacties altijd aan die gebruiker.
Elke email ontvanger kan een domein whitelisten. Moet een organisatie facturen ontvangen vanuit meerdere domeinen? Maak dan voor elk domein een apart email receiver-adres aan. Dit is een bewuste opzet die flexibiliteit en veiligheid combineert.
Met een Professional-abonnement of hoger kun je administratiedetectie inschakelen. Hiermee kan een e-mailadres facturen insturen voor meerdere administraties (organisaties) binnen je omgeving. Het platform detecteert automatisch bij welke administratie de factuur hoort op basis van de factuurgegevens, zonder dat je per organisatie een apart instuuadres hoeft te configureren.
Multiparty conversie gaat een stap verder dan administratiedetectie: de IDR (documentherkenning) bepaalt automatisch voor welke organisatie binnen je account een inkomende PDF-factuur bestemd is. Na conversie naar XML wordt het document automatisch afgeleverd in het juiste postvak van de betreffende organisatie.
Multiparty conversie is niet standaard onderdeel van een account en vereist een abonnement met multiparty in de feature pack.
Inschakelen: activeer multiparty via de emailreceiver-instellingen. Bij activatie wordt automatisch een IDR-groep aangemaakt met alle organisaties in je account. Voeg je later een nieuwe organisatie toe, dan wordt deze automatisch aan de bestaande IDR-groep toegevoegd zonder dat je iets hoeft te herconfigureren.
De selectie verloopt in twee fases: eerst door de IDR (documentherkenning) en daarna door het platform zelf.
Fase 1: IDR-herkenning
De IDR doorzoekt het PDF-document in twee stappen:
Fase 2: platformroutering
Na ontvangst van de XML van de IDR kijkt het platform naar het veld AccountingCustomerParty/Party/PartyLegalEntity/CompanyID. Komt deze waarde overeen met een organisatie in het platform, dan wordt de factuur daar geplaatst. Bij geen overeenkomst valt de factuur terug op de organisatie die eigenaar is van de emailreceiver.
Tip: zorg voor volledige identifier-gegevens (BTW-nummer, KvK-nummer) bij alle organisaties in je account. Houd ook namen, adressen en postcodes up-to-date voor de meest betrouwbare matching.
De Email Receiver is niet alleen bedoeld voor het ontvangen van facturen. Met de XML auto-send-instelling kun je de Email Receiver ook gebruiken om facturen te versturen via Peppol.
De werking is als volgt: je stuurt een valide UBL XML-factuur per e-mail naar het instuuadres van de Email Receiver. Als XML auto-send is ingeschakeld, valideert het platform de factuur en verstuurt deze automatisch via Peppol naar de ontvanger.
Dit is een laagdrempelige manier om facturen via Peppol te versturen zonder een directe API-koppeling of softwareintegratie. Het is vooral handig voor organisaties die hun facturen als XML exporteren uit hun boekhoudsoftware en deze zonder tussenkomst willen laten versturen.
Let op: alleen valide XML-bestanden worden automatisch verzonden. Niet-valide bestanden worden als conceptfactuur opgeslagen, zodat je ze handmatig kunt corrigeren en alsnog kunt versturen.
Bij het verwerken van BIS 3.0 XML-bestanden via de Email Receiver zijn er enkele aandachtspunten:
cbc:DueDate wordt momenteel niet gevuld bij verwerking van BIS 3.0 XML. Dit is een bevestigde bug.AccountingCustomerParty/Party/PartyLegalEntity/CompanyID.Tip: voor Belgische ontvangers kun je auto-send inschakelen en facturen richten aan het KBO-nummer (schemeID 0208) in plaats van het BTW-nummer.
Voor organisaties die geen e-mail forwarding toestaan (bijvoorbeeld door IT-beleid), biedt eConnect een directe koppeling met een Office 365 mailbox. Hiermee leest het platform facturen rechtstreeks uit de gekoppelde mailbox, zonder dat e-mails hoeven te worden doorgestuurd.
Dit is vooral relevant voor organisaties met strikte IT-beveiligingsregels die geen automatische forwarding van e-mail naar externe adressen toestaan.
Let op: de Email ontvanger-functie vereist minimaal een Basic-abonnement. Met het gratis Factuurportaal is deze functie niet beschikbaar.
Bij organisaties die meer dan 1.000 berichten per dag verwerken via een O365-mailboxkoppeling kan de Office 365 mailserver inkomende mails blokkeren. De typische foutmelding is: "The recipient has exceeded their limit for the number of messages they can receive per hour."
Dit komt bijvoorbeeld voor bij grote batches facturen met bijbehorende statusmails. De oplossing is om als Office 365 Administrator de eConnect IP-adressen toe te voegen als vertrouwde afzenders via het Exchange Admin Center (EAC).
Volg deze stappen:
52.48.11.141, 18.203.75.107, 34.248.31.176168.245.22.58Let op: zonder deze configuratie blijft de ratelimit actief en worden inkomende mails geweigerd zolang het volume boven de O365-drempel ligt. Neem bij twijfel contact op met je IT-afdeling.
Het platform kent twee verschillende flows voor e-mailadressen die klanten soms verwarren:
Als je niet zeker weet welke optie je nodig hebt: wil je zelf inloggen of insturen met een ander adres? Ga naar je profiel. Wil je dat een leverancier facturen per e-mail kan insturen? Stel dan een vertrouwde afzender in via de Email Receiver.
Elke email ontvanger kan één domein whitelisten. Maak voor elk domein een apart email receiver-adres aan. Dit combineert flexibiliteit met veiligheid.
Stel het documenttype in op "Beide". Het platform detecteert automatisch of het om een PDF of XML gaat en past de juiste verwerking toe: PDF wordt via IDR-conversie omgezet, XML wordt direct gevalideerd.
eConnect biedt een directe koppeling met een Office 365 mailbox. Het platform leest facturen rechtstreeks uit de gekoppelde mailbox, zonder dat e-mails hoeven te worden doorgestuurd. Dit is vooral relevant bij strikte IT-beveiligingsregels.
Wil je een vertrouwde afzender instellen voor het eerst? Lees het stap-voor-stap artikel in Vertrouwde e-mailafzender instellen.
Beheer je afzenders