Met de workflow-engine van eConnect automatiseer je het goedkeuringsproces voor inkomende facturen, declaraties en andere documenten. Je stelt regels in die bepalen welke controles automatisch worden uitgevoerd en wie documenten moet goedkeuren. De workflow-functionaliteit is beschikbaar als add-on bij een SLA-abonnement (abonnement en/of inrichtingskosten). Functionaliteit staat onder Werkstromen in de klantomgeving; zonder contract of abonnement is deze niet aanwezig.

• Basisworkflow: de conversietaak op het platform. Mails bij afkeur van een PDF-factuur komen vanuit deze basisworkflow.
• Maatwerk workflow: op verzoek gebouwd in de klantomgeving. Geldt standaard voor alle organisaties in die omgeving. Organisatie-specifieke routing voeg je toe via een extra stap of conditie die alleen op die organisatie let (bijvoorbeeld op document.extra.receiverId).

Een workflow heeft:

• precies 1 Initial/eerste stap
• 1 of meer Intermediate/tussenliggende stappen
• 1 of meer Final/laatste stappen
• optioneel: een Methode of een stap zonder Actor

Methode (zonder Actor) gebruik je bijvoorbeeld bij inkoopfacturen om de download-datum te resetten. Daardoor gaat het document pas naar het softwarepakket nadat het is goedgekeurd en langs deze stap komt.

Bij de tab Volgende stappen kies je naar welke andere stappen het document mag. Routing is automatiseerbaar op condities, meestal bij de eerste stap of een stap zonder actor.

Een workflow bestaat uit een reeks stappen die een document doorloopt zodra het binnenkomt. Elke stap kan een automatische validatie zijn (het systeem controleert een voorwaarde) of een handmatige actie (een medewerker moet het document beoordelen).

De workflow-engine valideert op UBL-/XML-velden die het platform kent. Voorbeelden:

• Is er een ordernummer aanwezig?
• Begint het ordernummer met een bepaald prefix?
• Is de valuta ongelijk aan EUR?
• Is het document als duplicaat herkend?

Op basis van de uitkomst worden taken toegekend of wordt het document automatisch doorgestuurd.

De veldpicker toont alleen platform-XML-velden. Ruwe UBL-extensies uit IDR staan daar niet in, tenzij via functions of XPath elders. Operators en functions zijn mogelijk, bijvoorbeeld lengte- of substringcontroles. Voor look-ups zonder workflow-aanpassing bij uitbreiding van een lijst gebruik je een datalijst-lookup (dl:getFirstResult).

Veelgebruikte conditiepatronen:

Als een document niet automatisch kan worden goedgekeurd, wordt een taak aangemaakt en toegewezen aan een gebruiker, groep of rol. De toewijzing kan gebaseerd zijn op het resultaat van de validatie, bijvoorbeeld: facturen boven €5.000 naar de financieel directeur, facturen onder €5.000 naar de boekhouder.

De medewerker die een taak ontvangt, kan het document:

• Goedkeuren: het document gaat door naar de volgende stap of krijgt de status "Betaalbaar gesteld"
• Afkeuren: het document krijgt de status "Afgekeurd" en de workflow stopt
• Delegeren: het document wordt doorgestuurd naar een collega (ook in een partneromgeving)

Bij taken die aan meerdere personen zijn toegewezen, kun je instellen of alle personen moeten acteren of dat het voldoende is als één persoon goedkeurt.

De workflow is beschikbaar voor:

• Inkoopfacturen
• Concept verkoopfacturen
• Onkostendeclaraties
• Conversietaken
• Vertrouwde afzenders (Email Receivers)

Een workflow kan automatisch starten bij binnenkomst van een document, of handmatig worden gestart vanuit het Postvak.

1. Maak een visuele weergave van de factuurstroom en bepaal processtappen en workflow-elementen.
2. Maak de workflow aan in de klantomgeving onder Werkstromen (vereist abonnement).
3. Bepaal taken en overgangen (Initial / Intermediate / Final / optioneel Methode).
4. Wijs uitvoerders toe: gebruikers en/of groepen. Alle toegewezen gebruikers zien de taak.
5. Maak eventueel e-mailtemplates aan.
6. Voeg e-mailverstuur-stappen toe aan de workflow.

Pilot eerst: bouw en test de workflow altijd eerst in Pilot; zet daarna op in productie.

Een admin of beheerder kan ingrijpen op de workflow onder Administratie (Werkstroom admin).

Het menu-item Templates gebruik je voor het aanmaken van datalijsten. Datalijsten zet je in de workflow in voor automatische goedkeuring of afkeuring, routing en mapping (bijvoorbeeld EAN naar kostenplaats). Factuur-, conversietaak- en andere standaardtemplates kun je als klant niet aanpassen.

Datalijsten vul je via CSV-upload. Kolomnamen moeten exact overeenkomen met de datalist in het platform, de volgorde moet gelijk zijn, en er geldt een limiet van maximaal 5.000 rijen. Sla de CSV op zonder UTF-8-opmaak (ANSI/Windows-1252). Een downloadbaar template is beschikbaar via het tabblad "Upload gegevens".

De workflow stuurt automatisch e-mailnotificaties bij elke stap:

• Aan de medewerker die een taak ontvangt
• Aan de leverancier of het interne contactpersoon bij goedkeuring of afkeuring
• Aan de beheerder bij escalaties of uitzonderingen

Menu: Ontwikkeling > E-mail templates. Je hebt rechten nodig om e-mailtemplates te ontwikkelen (doorgaans abonnement Professional of hoger). De lijst toont templates in het account en kan leeg zijn als er nog geen custom templates zijn. Tabs: Omgeving (accounttemplates) en Platform (platformtemplates van alle channels).

Workflow-notificaties en andere platformmails gebruiken e-mailsjablonen. Variabelen verschillen per context. Platformtemplates en eigen templates koppel je in workflow-notificatie- of e-mailverstuur-stappen.

1. Plus/Nieuw (rechtsonder of knop Nieuw).
2. Onderwerp en inhoud invullen; bij opslaan verschijnt een pop-up met metadata.
3. Naam en Beschrijving: intern label.
4. Context: verplicht uniek; bepaalt wanneer de template kiesbaar is.
5. Kanaal: channel van de klant (bijvoorbeeld eConnect of UWV).
6. Taal: het platform kiest de Engelse template als het mailadres bekend is en de taalinstelling Engels is. Extra taalvariant via contextmenu Maak variant (inhoud handmatig vertalen).

1. Tab Platform: alle platform e-mailtemplates van alle channels.
2. Template zoeken; via drie puntjes een voorvertoning openen met het channel van de klant.
3. Kopieer naar omgeving.
4. Template staat daarna onder tab Omgeving en is alleen voor dit account aangepast.
5. De aangepaste platformtemplate wordt meteen gebruikt bij de bijbehorende mail.

Placeholders verschillen per context; niet elke placeholder is overal beschikbaar. Voorbeelden: [[params.INVOICEID]], [[params.SENDER]], [[params.RECEIVER]]. Beschikbare placeholders vind je vaak via Eigenschappen van de (platform)template.

Voor facturen ook XPath op XML, bijvoorbeeld:

• [[document.xpath(//urn1:ID)]] = factuurnummer
• [[document.xpath(//urn2:AccountingSupplierParty/urn2:Party/urn2:Contact/urn1:ElectronicMail)]] = contactmail verzender

Na aanmaak of aanpassing koppel je e-mailverstuur-stappen in de workflow.

Elke stap in de workflow wordt vastgelegd in een volledige auditlog. Je kunt altijd terugzien wie wat heeft goedgekeurd, wanneer, en welke validaties zijn doorlopen. Dit is essentieel voor compliance en interne controle.

Voor het beheren van workflows is een speciale administratieve rol beschikbaar. Een gebruiker met deze rol kan taken herstarten, opnieuw toewijzen en stappen overrulen, zonder dat de reguliere workflow wordt doorbroken.

De Workflow Engine biedt inzicht via de Tijdlijn per document en het admin-overzicht:

• Stappenhistorie per document: open een factuur en bekijk de Tijdlijn om te zien welke workflowstappen zijn doorlopen. Als Workflow Admin kun je ook via de tab "All executed steps" alle uitgevoerde stappen bekijken.
• Afgekeurde documenten: als Workflow Admin kun je via "Alle instanties" filteren op afgehandelde documenten met status "Afgekeurd". Voorwaarde: geef je stappen duidelijke omschrijvingen, zodat in het overzicht herkenbaar is welke stap de factuur heeft afgekeurd.
• Granulariteit: als een stap op meerdere kenmerken tegelijk controleert, is niet zichtbaar op welk specifiek kenmerk de uitval plaatsvond. Splits validatiestappen op naar één kenmerk per stap voor maximaal inzicht.

Let op: de exportfunctie binnen de Workflow werkt momenteel niet. Validatieredenen en workflowstappen zijn niet exporteerbaar als CSV en niet als kolom toe te voegen aan de Takenbak-weergave. Gebruik als alternatief de Tijdlijn per document.

"The Workflow instance is already executing"

Deze foutmelding verschijnt wanneer een workflow-actie dubbel wordt geactiveerd, bijvoorbeeld door een dubbelklik op de goedkeurknop.

Oplossing als Workflow Admin:

1. Zoek de betreffende instantie op via "Alle instanties"
2. Bied de workflow opnieuw aan
3. Zet het document door naar de volgende stap (bijvoorbeeld de downloadstap)

Bij foutmeldingen in uitgaande werkstromen kun je als admin na correctie de taak hervatten via de resume-optie. Een gecancelde taak blijft op dezelfde status staan.

Wil je weten hoe taken werken in de praktijk? Lees Taken op het platform.