De workflow-engine uitgelegd: validaties, taaktoekenning en goedkeuringsprocessen.
In het kort Met de workflow-engine automatiseer je het goedkeuringsproces voor inkomende facturen en declaraties. Je stelt validaties, taaktoekenningen en goedkeuringsstappen in. Beschikbaar als add-on bij een SLA-abonnement.
Met de workflow-engine van eConnect automatiseer je het goedkeuringsproces voor inkomende facturen, declaraties en andere documenten. Je stelt regels in die bepalen welke controles automatisch worden uitgevoerd en wie documenten moet goedkeuren. De workflow-functionaliteit is beschikbaar als add-on bij een SLA-abonnement.
Een workflow bestaat uit een reeks stappen die een document doorloopt zodra het binnenkomt. Elke stap kan een automatische validatie zijn (het systeem controleert een voorwaarde) of een handmatige actie (een medewerker moet het document beoordelen).
De workflow-engine kan automatisch controleren op elk veld in de e-factuur (UBL). Voorbeelden:
Op basis van de uitkomst kan het document automatisch worden doorgestuurd naar de juiste medewerker of afdeling.
Als een document niet automatisch kan worden goedgekeurd, wordt een taak aangemaakt en toegewezen aan een gebruiker, groep of rol. De toewijzing kan gebaseerd zijn op het resultaat van de validatie, bijvoorbeeld: facturen boven €5.000 naar de financieel directeur, facturen onder €5.000 naar de boekhouder.
De medewerker die een taak ontvangt, kan het document:
Bij taken die aan meerdere personen zijn toegewezen, kun je instellen of alle personen moeten acteren of dat het voldoende is als één persoon goedkeurt.
De workflow is beschikbaar voor:
Een workflow kan automatisch starten bij binnenkomst van een document, of handmatig worden gestart vanuit het Postvak.
De workflow stuurt automatisch e-mailnotificaties bij elke stap:
Elke stap in de workflow wordt vastgelegd in een volledige auditlog. Je kunt altijd terugzien wie wat heeft goedgekeurd, wanneer, en welke validaties zijn doorlopen. Dit is essentieel voor compliance en interne controle.
Voor het beheren van workflows is een speciale administratieve rol beschikbaar. Een gebruiker met deze rol kan taken herstarten, opnieuw toewijzen en stappen overrulen, zonder dat de reguliere workflow wordt doorbroken.
De Workflow Engine biedt inzicht via de Tijdlijn per document en het admin-overzicht:
Let op: de exportfunctie binnen de Workflow werkt momenteel niet. Validatieredenen en workflowstappen zijn niet exporteerbaar als CSV en niet als kolom toe te voegen aan de Takenbak-weergave. Gebruik als alternatief de Tijdlijn per document.
"The Workflow instance is already executing"
Deze foutmelding verschijnt wanneer een workflow-actie dubbel wordt geactiveerd, bijvoorbeeld door een dubbelklik op de goedkeurknop.
Oplossing als Workflow Admin:
Bij foutmeldingen in uitgaande werkstromen kun je als admin na correctie de taak hervatten via de resume-optie. Een gecancelde taak blijft op dezelfde status staan.
Dan verschijnt de foutmelding "The Workflow instance is already executing". Als Workflow Admin kun je de betreffende instantie opzoeken via "Alle instanties", de workflow opnieuw aanbieden en het document doorzetten naar de volgende stap.
Open de factuur en bekijk de Tijdlijn. Daar zie je alle uitgevoerde stappen, inclusief wie heeft geacteerd en wanneer. Als Workflow Admin kun je via de tab "All executed steps" een volledig overzicht bekijken.
Bij taken die aan meerdere personen zijn toegewezen, kun je instellen of alle personen moeten acteren of dat één goedkeuring voldoende is. Daarnaast kan een medewerker de taak delegeren naar een collega. Een gebruiker met de administratieve rol kan taken ook opnieuw toewijzen.
Wil je weten hoe taken werken in de praktijk? Lees Taken op het platform.
Stel een workflow in