Alle statussen van inkoop- en verkoopfacturen op het eConnect-platform uitgelegd.
Elke factuur op het eConnect-platform heeft een status die aangeeft waar het document zich bevindt in het verwerkingsproces. De statussen verschillen tussen inkomende (inkoop) en uitgaande (verkoop) facturen.
De statussen "Ter goedkeuring", "Goedgekeurd", "Betaalbaar gesteld" en "Afgekeurd" worden gebruikt wanneer een goedkeuringsworkflow is ingesteld. Zonder workflow komt een factuur direct op de status "Ontvangen" en kun je deze handmatig als betaald markeren. De statussen "Betaling gestart" en "Collection successfull" verschijnen bij geautomatiseerde betalings- en incassoprocessen.
De statussen "Ter goedkeuring", "Betaald" en "Afgekeurd" bij uitgaande facturen worden gezet door de ontvangende partij, niet door jou als verzender. Als beide partijen op het eConnect-platform zitten, worden statuswijzigingen automatisch uitgewisseld. Bij verzending via Peppol kan de ontvanger een statusbericht terugsturen via de Invoice Response Message.
Wanneer zowel de verzender als de ontvanger het eConnect-platform gebruiken, worden statuswijzigingen in real-time gedeeld. Als de ontvanger een factuur goedkeurt of als betaald markeert, zie je dat direct terug in je Postvak UIT. Dit werkt ook andersom: als je een inkoopfactuur als betaald markeert, kan de verzender die status in zijn eigen systeem zien.
Bij facturen die via Peppol zijn verstuurd naar een ontvanger bij een andere provider, hangt de statusuitwisseling af van de ondersteuning van Invoice Response Messages bij de ontvangende partij.
Het platform controleert automatisch op duplicaten. Wanneer een factuur binnenkomt die al eerder is ontvangen, ook als die via een ander kanaal is binnengekomen, wordt de nieuwe factuur gemarkeerd als "Dubbele". De oorspronkelijke factuur behoudt zijn status.
Een factuur die als dubbele is gemarkeerd, wordt niet automatisch doorgestuurd naar je boekhoudsoftware. Is de markering onterecht? Dan kun je de factuur via het menu (drie puntjes) als "Origineel" markeren, waarna deze alsnog wordt verwerkt. Lees meer in Hoe wordt een dubbele factuur herkend?.
In het dashboard zie je een visueel overzicht van je factuurstatussen. Groene facturen zijn volledig verwerkt; oranje facturen zijn ontvangen maar nog niet verwerkt. Een groot aantal oranje facturen kan wijzen op duplicaten die bewust zijn afgewezen, dit is normaal gedrag en geen fout.
Als beide partijen op het eConnect-platform zitten, worden statuswijzigingen automatisch in real-time gedeeld. De verzender ziet dan direct in zijn Postvak UIT dat je de factuur als betaald hebt gemarkeerd. Bij facturen via Peppol naar een andere provider hangt dit af van de ondersteuning van Invoice Response Messages bij de ontvangende partij.
Bij uitgaande facturen worden de statussen "Ter goedkeuring", "Betaald" en "Afgekeurd" gezet door de ontvangende partij, niet door jou als verzender. De ontvanger heeft je factuur in behandeling genomen. De status verandert pas als de ontvanger de factuur verder verwerkt.
Oranje facturen zijn ontvangen maar nog niet volledig verwerkt. Een groot aantal kan wijzen op duplicaten die automatisch zijn afgewezen. Dit is normaal gedrag: het platform herkent dubbele facturen en blokkeert ze. Controleer eventueel het Postvak IN op facturen met de status "Dubbele".
Wil je de status van een inkoopfactuur handmatig aanpassen? Lees Status van een inkoopfactuur aanpassen.
Ga naar je Postvak