Hoe eConnect dubbele facturen detecteert en wat je doet bij een onterechte markering.
Het eConnect-platform controleert automatisch op dubbele facturen. Bij elke binnenkomende factuur wordt gecontroleerd of dezelfde factuur al eerder is ontvangen, ook als die via een ander kanaal is binnengekomen. Zo voorkom je dat je dezelfde factuur twee keer boekt of betaalt.
De duplicaatdetectie vindt plaats op meerdere momenten in het verwerkingsproces:
Bij echte e-facturen (XML) is de duplicaatdetectie 100% betrouwbaar, omdat het factuurnummer en alle gegevens exact worden vergeleken.
Bij PDF-facturen is de detectie afhankelijk van de herkenning door de IDR (Intelligent Document Recogniser). In vrijwel alle gevallen worden duplicaten correct herkend, maar er bestaat een kleine restmarge bij facturen met een afwijkende opmaak of als het factuurnummer net iets anders wordt herkend door de OCR.
Een factuur die als duplicaat wordt herkend, krijgt de status "Dubbele" in het Postvak IN. De factuur wordt niet automatisch doorgestuurd naar je boekhoudsoftware. Je ontvangt een e-mailnotificatie bij de detectie van een dubbele factuur.
De oorspronkelijke factuur behoudt zijn status en wordt gewoon verwerkt.
In uitzonderlijke gevallen kan een factuur onterecht als dubbel worden gemarkeerd. Dit kan voorkomen als twee verschillende facturen toevallig dezelfde combinatie van leverancier, datum en nummer hebben, of als de OCR-herkenning een factuurnummer net iets anders leest.
Om een onterecht gemarkeerde factuur vrij te geven:
De factuur wordt dan alsnog verwerkt en, als je een softwarekoppeling hebt, doorgestuurd naar je boekhoudsoftware.
Meer weten over de statussen van je facturen? Lees Statussen van facturen.
Controleer je facturen