Alle facturen die je ontvangt via Peppol, e-mail of het eConnect-platform komen binnen in je Postvak IN. Daar vind je ze terug, kun je ze bekijken, filteren en doorsturen naar je boekhoudsoftware.

Open het Postvak IN via het hoofdmenu. Je ziet een overzicht van alle ontvangen inkoopfacturen, gesorteerd op datum. Bij elke factuur zie je de belangrijkste gegevens in één oogopslag: afzender, factuurnummer, bedrag, datum en status.

Gebruik de zoekbalk bovenin om snel een specifieke factuur te vinden. Je kunt zoeken op factuurnummer, afzender, bedrag of andere kenmerken. Met de filteropties verfijn je het overzicht verder, bijvoorbeeld op periode, status of organisatie.

Klik op een factuur om de volledige details te openen. Je ziet de factuurgegevens, de factuurregels en eventuele bijlagen. Vanuit dit scherm kun je de factuur ook downloaden als PDF of als XML-bestand.

De PDF-weergave toont de factuur zoals de afzender deze heeft opgemaakt, of, als de factuur als e-factuur is binnengekomen, een door het platform gegenereerde opmaak op basis van de XML-data. Het XML-bestand bevat de gestructureerde e-factuurdata die je boekhoudsoftware kan inlezen.

Elke inkomende factuur heeft een status die aangeeft waar de factuur zich in het verwerkingsproces bevindt:

Je kunt de status van een factuur handmatig aanpassen via de detailpagina. Als beide partijen op het eConnect-platform zitten, worden statuswijzigingen automatisch uitgewisseld, de afzender ziet dan in real-time dat de factuur is goedgekeurd of betaald.

Als je een softwarekoppeling hebt ingesteld, worden inkomende facturen automatisch doorgestuurd naar je boekhoudsoftware. Dit gebeurt op de achtergrond zonder dat je iets hoeft te doen. In de regel is een factuur binnen 4 uur zichtbaar in je boekhoudpakket.

Mocht een factuur niet correct zijn afgeleverd aan je software, dan kun je deze handmatig opnieuw aanbieden. Dat doe je via de factuurdetails met de optie "Opnieuw aanbieden". Dit werkt voor zowel inkoop- als verkoopfacturen.

Let op: Facturen die als "Dubbele" zijn gemarkeerd, moeten eerst als "Origineel" worden gemarkeerd voordat je ze opnieuw kunt aanbieden.

Het platform controleert automatisch op dubbele facturen. Bij elke ontvangen factuur wordt gecontroleerd op de combinatie van leverancier, factuurdatum en factuurnummer. Als een factuur al eerder is ontvangen, ook als die via een ander kanaal is binnengekomen (bijvoorbeeld eerst als XML en daarna als PDF): wordt het duplicaat automatisch gemarkeerd.

Bij een echte e-factuur (XML) is de duplicaatdetectie 100% betrouwbaar. Bij PDF-facturen is de detectie steeds beter, maar kan in uitzonderlijke gevallen een duplicaat niet automatisch worden herkend. Je ontvangt een e-mailnotificatie wanneer een dubbele factuur wordt gedetecteerd.

Werk je regelmatig met dezelfde filterinstellingen? Sla ze op als een weergave. Je kunt weergaven ook delen met collega's, zodat iedereen hetzelfde overzicht gebruikt. Vanuit elke weergave kun je de resultaten exporteren als CSV-bestand (maximaal 20.000 regels).

Wil je automatisch een melding ontvangen bij elke nieuwe factuur? Stel notificaties in.