PDF-facturen versturen via Peppol met de eConnect PSB: e-mail of API, IDR-herkenning en validatie.
Een PDF-factuur is technisch gezien geen e-factuur: de gegevens staan niet in een gestructureerd formaat en de juistheid kan niet gegarandeerd worden door scan-herkenning alleen. Toch biedt eConnect een oplossing om PDF-facturen via Peppol te versturen. De PSB herkent de PDF via de IDR (Intelligent Document Recognizer), valideert de essentiële velden aan de hand van metadata die je meelevert, en maakt er een geldige e-factuur van.
Hoe het werkt: je stuurt de PDF samen met een set controlemetadata (factuurnummer, bedragen, ontvanger). De IDR herkent de factuur en vergelijkt de herkenning met jouw metadata. Klopt alles? Dan wordt de factuur verstuurd. Klopt het niet? Dan krijg je een melding.
Er zijn twee manieren om een PDF-factuur aan te bieden bij de PSB. Beide methoden vereisen dezelfde metadata.
Stuur de PDF als bijlage naar het beveiligde e-mailadres van je PSB-tenant. In de body van de e-mail zet je de controlemetadata in Markdown-formaat:
[factuurnummer](INV-2026-0042)
[totaalfactuur](1.250,00)
[totaalbtw](262,50)
[ontvangerSchemeId](0106)
[ontvangerIdentifier](12345678)
[ontvangerNaam](Voorbeeldbedrijf B.V.)
[ontvangerEmail]([email protected])
De tags tussen vierkante haken worden bij de initiële inrichting afgestemd. Het is belangrijk dat deze niet meer veranderen zodra de koppeling live staat.
Let op: Het exacte e-mailadres en de beschikbare tags worden per klant ingericht door eConnect. Neem contact op met TechSupport voor de initiële configuratie.
Stuur de PDF naar de GenericSend API en lever de metadata mee als metaAttributen (key-value pairs):
{
"factuurnummer": "INV-2026-0042",
"totaalfactuur": "1250,00",
"totaalbtw": "262,50",
"ontvangerSchemeId": "0106",
"ontvangerIdentifier": "12345678"
}
Bij het aanbieden via de API krijg je een documentId terug. Dit ID kun je koppelen aan de factuur in je eigen softwarepakket, zodat je de status van de verzending kunt volgen. Je kunt ook zelf een documentId meegeven.
De volgende velden zijn minimaal vereist:
factuurnummertotaalfactuurtotaalbtwontvangerSchemeId0106 voor KvK)ontvangerIdentifierontvangerNaamAanvullende tags kunnen in overleg worden toegevoegd.
Na ontvangst doorloopt de PDF de volgende stappen:
Als de validatie niet slaagt (bijvoorbeeld doordat het herkende bedrag afwijkt van het meegegeven bedrag), zijn er drie manieren om een melding te ontvangen:
Bij regelherkenning zet de IDR de factuurregels alleen door als de optelling van de regelbedbragen overeenkomt met het totaal exclusief BTW. Komen de regels niet overeen, dan plaatst de IDR het totaal per BTW-categorie als factuurregel in de XML. Wil je dat de factuur in dat geval uitvalt in plaats van verstuurd wordt? Dat is instelbaar.
Belangrijk: Een factuur die is uitgevallen kan niet achteraf worden gecorrigeerd en alsnog automatisch worden verzonden. De enige optie is om de XML handmatig te uploaden via het platform.
Deze oplossing is bedoeld voor situaties waarin de factuurbron geen gestructureerd formaat kan genereren, maar je toch via Peppol wilt versturen. Typische scenario's:
Voor de beste kwaliteit en betrouwbaarheid is het altijd aan te raden om rechtstreeks in UBL-formaat aan te leveren via de API.
De IDR herkent de PDF en vergelijkt de herkende waarden met de controlemetadata die je meelevert (factuurnummer, bedragen, ontvanger). Als de validatie slaagt, wordt de factuur verstuurd. Als de validatie faalt, ontvang je een melding via e-mail, webhook of in het platform.
Je kunt een PDF per e-mail sturen naar het beveiligde adres van je PSB-tenant (met metadata in Markdown-formaat), of via de GenericSend API (met metadata als key-value pairs). Beide methoden vereisen dezelfde controlemetadata.
Nee, een factuur die is uitgevallen kan niet achteraf worden gecorrigeerd en alsnog automatisch worden verzonden. De enige optie is om de XML handmatig te uploaden via het eConnect-platform.
Wil je PDF via Peppol inrichten? Neem contact op met ons team voor de initiële configuratie.
Configuratie aanvragen