Waar je je verstuurde verkoopfacturen terugvindt, hoe je de afleverstatus volgt en afleverbevestigingen instelt.
Alle facturen die je via het eConnect-platform hebt verstuurd, vind je terug in het Postvak UIT. Daar zie je per factuur de status, de ontvanger, het bedrag en de afleverwijze.
Open het Postvak UIT via het hoofdmenu. Je ziet een chronologisch overzicht van al je verstuurde facturen, met de belangrijkste gegevens in één oogopslag: factuurnummer, ontvanger, bedrag, datum en status.
Gebruik de zoekbalk om snel een specifieke factuur te vinden. Je kunt zoeken op factuurnummer, naam van de ontvanger of bedrag. Met de filteropties kun je het overzicht verder verfijnen, bijvoorbeeld op periode, status of organisatie.
Elke verstuurde factuur heeft een status die aangeeft waar de factuur zich bevindt in het bezorgproces:
Statussen zoals "Ter goedkeuring", "Betaald" en "Afgekeurd" worden door de ontvangende partij gezet. Als beide partijen op het eConnect-platform zitten, worden deze statussen automatisch uitgewisseld. Bij verzending via Peppol kan de ontvanger een statusbericht terugsturen (Invoice Response Message).
Het volgende diagram toont de mogelijke statusovergangen van een uitgaande factuur.
De status Ontvangen in het Postvak UIT betekent dat eConnect een afleverbevestiging heeft ontvangen van de ontvangende partij. Dit is het bewijs dat de factuur succesvol is afgeleverd.
Hoe snel deze status verschijnt, hangt af van de ontvanger:
In het Verkoopfacturen-scherm vind je per factuur een Track & Trace-diagram dat de volledige route van de factuur visualiseert: van aanmaak tot aflevering, inclusief eventuele statusupdates van de ontvanger.
Sommige ontvangers ondersteunen de Invoice Response Message (IRM), een Peppol-standaard waarmee de ontvanger de status van je factuur kan terugkoppelen. De volgende statussen zijn mogelijk:
Niet alle ontvangers ondersteunen Invoice Response. Als een ontvanger geen statusbericht terugstuurt, blijft de status op "Ontvangen" staan na succesvolle aflevering.
Als je facturen instuurt via de Email Receiver, kun je per vertrouwde afzender instellen of je een afleverbevestiging per e-mail wilt ontvangen. Deze bevestiging wordt gestuurd naar het contact-e-mailadres van de betreffende afzender. Je schakelt dit in of uit bij de vertrouwde afzender, via de optie Notificatie ontvangst via e-mail.
Werk je regelmatig met dezelfde filterinstellingen? Sla ze op als een weergave. Je kunt weergaven ook delen met collega's, zodat iedereen hetzelfde overzicht gebruikt. Vanuit elke weergave kun je de resultaten exporteren als CSV-bestand (maximaal 20.000 regels). Lees meer in Filters en weergaven maken en delen.
Klik op een factuur om de volledige details te openen. Je ziet de factuurgegevens, de factuurregels, bijlagen en de volledige bezorghistorie. Vanuit dit scherm kun je de factuur ook downloaden als PDF of XML-bestand, of de factuur opnieuw verzenden.
Ja, het Postvak UIT biedt dezelfde filteropties als het Postvak IN. Je kunt filteren op status, periode, organisatie en andere kenmerken. Met de zoekbalk zoek je op factuurnummer, ontvanger of bedrag.
Ja, open de factuur in het Postvak UIT. In de factuurdetails vind je de volledige bezorghistorie, inclusief het kanaal (Peppol, e-mail, platform) en de afleverstatus. Dit is handig als een ontvanger meldt dat een factuur niet is aangekomen.
Open de factuur in het Postvak UIT en klik op Downloaden. Je kunt kiezen tussen PDF (visuele weergave) en XML (gestructureerde e-factuurdata). Het XML-bestand kun je ook gebruiken als template voor een nieuwe factuur.
Op zoek naar ontvangen facturen? Die vind je in het Postvak IN.
Bekijk je facturen