Taken op het eConnect-platform zijn actiepunten die aan gebruikers worden toegewezen, meestal als onderdeel van een goedkeuringsworkflow. Wanneer een factuur moet worden beoordeeld, gecontroleerd of goedgekeurd, verschijnt er een taak bij de verantwoordelijke medewerker.

Taken verschijnen in je Postvak als een actie-item. Je ontvangt een e-mailnotificatie wanneer er een nieuwe taak aan je is toegewezen (mits je dit hebt ingesteld in je profiel). In het platform zie je het aantal openstaande taken in het menu.

Taken worden doorgaans automatisch aangemaakt door de workflow-engine, maar kunnen ook handmatig worden gestart door een beheerder of administratieve gebruiker.

Open de taak en bekijk het bijbehorende document (factuur, declaratie of ander document). Je hebt de volgende opties:

• Goedkeuren: het document voldoet aan de voorwaarden en mag worden verwerkt.
• Afkeuren: het document wordt teruggestuurd of krijgt de status "Afgekeurd". Je kunt een reden opgeven.
• Delegeren: je stuurt de taak door naar een collega, bijvoorbeeld als je niet bevoegd bent om dit document te beoordelen of als een andere afdeling verantwoordelijk is.

Na het afhandelen van de taak gaat het document automatisch door naar de volgende stap in de workflow, of krijgt het de eindstatus ("Betaalbaar gesteld" of "Afgekeurd").

Een taak kan aan meerdere personen tegelijk worden toegewezen. De workflow bepaalt welke modus van toepassing is:

• Alle moeten acteren: elke toegewezen persoon moet de taak afhandelen voordat het document doorgaat.
• Eén is voldoende: zodra één persoon goedkeurt of afkeurt, is de taak afgerond.

Bij een actief partnerschap (bijvoorbeeld met je accountant) kun je taken ook delegeren naar gebruikers in een andere omgeving. Zo kan je accountant facturen beoordelen en goedkeuren zonder dat je alles zelf hoeft te doen.

In het Postvak heb je een overzicht van alle openstaande, afgeronde en geëscaleerde taken. Je kunt filteren op status, datum en organisatie om snel de juiste taak te vinden.

Let op: het is niet mogelijk om validatieredenen als kolom toe te voegen aan de Takenbak-weergave. Wil je weten waarom een document in de workflow is uitgevallen? Open het document en bekijk de Tijdlijn.

Meer weten over het instellen van goedkeuringsprocessen? Lees Workflow instellen.