Klik in het hoofdmenu op Factuur opstellen. Je komt in het factuurformulier met twee tabs: Document (de factuurgegevens) en Bijlagen.

• Leverancier: je eigen organisatie. Dit veld wordt automatisch ingevuld op basis van de organisatie waarvoor je de factuur aanmaakt. Is het veld leeg? Controleer dan of je organisatie correct is geactiveerd, zie Het veld Leverancier is leeg.
• Debiteur (ontvanger): zoek op KvK-nummer, bedrijfsnaam of OIN-nummer via Organisatie zoeken. Het platform doorzoekt automatisch de KvK-database (NL) en KBO (BE) om de juiste gegevens op te halen.
• Factuurnummer: wordt automatisch gegenereerd als je automatische nummering hebt ingesteld. Anders vul je hier handmatig een nummer in.
• Factuurdatum: standaard vandaag, maar aanpasbaar.
• Type factuur: kies het factuurtype via de dropdown. Standaard is dit een reguliere factuur. Voor een creditnota kies je "Correctiefactuur", zie Correctiefactuur versturen.
• Factuurregels: voeg een of meerdere regels toe met omschrijving, aantal, stuksprijs en BTW-tarief. De beschikbare BTW-tarieven worden dynamisch samengesteld op basis van het land van de leverancier en het land van de klant. Bij een klant in een ander EU-land verschijnt automatisch de optie "Vrijgesteld voor Intracommunautaire levering"; bij een klant buiten de EU verschijnt de optie "Export".

Het factuurformulier bevat een aantal optionele velden die je kunt invullen afhankelijk van de wensen van de ontvanger:

• Ordernummer: het inkoopordernummer van de ontvanger. Veel grote bedrijven en overheden vereisen dat het ordernummer op de factuur staat. Zonder ordernummer wordt de factuur soms automatisch afgekeurd.
• Leveringsdatum: de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, als die afwijkt van de factuurdatum.
• Projectnummer: een referentie naar het project waarvoor de factuur is opgesteld. Handig als je per project factureert.
• Contractnummer: een verwijzing naar het onderliggende contract.
• Factuurnotitie: een vrij tekstveld voor aanvullende informatie op de factuur, zichtbaar voor de ontvanger.
• Startdatum / Einddatum: de serviceperiode waarop de factuur betrekking heeft. Gebruik dit bij terugkerende diensten of abonnementen.
• Referentie afnemer: een referentie die de ontvanger herkent, bijvoorbeeld een kostenplaats of afdeling. Bij facturatie aan de Nederlandse overheid is dit veld cruciaal, vul hier de routecode in die de overheidsorganisatie vereist.

Tip: factureer je aan de overheid of aan een groot bedrijf? Vraag altijd na welke referentievelden zij vereisen. Een factuur met een ontbrekend ordernummer of routecode wordt vaak automatisch afgekeurd.

Niet alle UBL-velden zijn beschikbaar in het factuurformulier:

• BT-46 (Buyer Identifier): er is geen apart invoerveld voor de Buyer Identifier los van het BTW-nummer. Het BTW-veld accepteert geen punten, waardoor identifiers zoals '1004.E00513.0001' (bijvoorbeeld voor Griekse overheden) niet kunnen worden ingevoerd.
• BT-158 (Item Classification / CPV-code): niet beschikbaar in het factuurformulier.

Organisaties die deze velden nodig hebben, kunnen dit momenteel niet via de standaard platforminterface oplossen. Neem in dat geval contact op met support voor een alternatieve aanlevermethode.

Via de link Leveringsdetails toevoegen kun je specifieke afleverinformatie opnemen, zoals een afleveradres dat verschilt van het factuuradres. Dit is vooral relevant bij fysieke leveringen of bij facturatie aan een ander filiaal.

Op de tab Bijlagen voeg je extra bestanden toe aan de factuur:

• Ondersteunde formaten: PDF en afbeeldingen (.png, .jpeg)
• Office-documenten worden niet ondersteund. Exporteer deze eerst naar PDF
• Bijlagen worden meegestuurd bij Peppol-aflevering en bij e-mail fallback

Voordat je verzendt, kun je de factuur controleren:

• Bedrijfslogo: als je een logo hebt ingesteld in de organisatie-instellingen, verschijnt dit automatisch op de PDF-weergave.
• PDF-voorbeeld: bekijk hoe de factuur eruitziet voor de ontvanger door op Voorbeeld te klikken.
• Interne commentaren: voeg een opmerking toe die zichtbaar is voor alle gebruikers met toegang tot het document.

Onderaan het formulier vind je drie knoppen:

• Opslaan: sla de factuur op als concept zonder te verzenden
• Verzenden: verstuur de factuur direct
• Delen: deel de factuur met een collega of partner voor review, zonder te verzenden. Handig als iemand anders de factuur moet controleren voordat deze wordt verstuurd.

Klik op Verzenden om de factuur te versturen. Het platform kiest automatisch het beste afleverkanaal:

1. Peppol (extern netwerk): de primaire en aanbevolen route. De factuur wordt als e-factuur afgeleverd bij de ontvanger.
2. Ons netwerk (eConnect platform): als zowel verzender als ontvanger het eConnect-platform gebruiken.
3. E-mail fallback: als de ontvanger niet via Peppol of het platform bereikbaar is. In de accountinstellingen kun je kiezen welke bestanden worden meegestuurd: alleen PDF, PDF + XML, alleen XML, of geen bijlage.

Na verzending verschijnt de factuur in je Postvak UIT met een statusoverzicht.