Het eConnect-platform is opgebouwd rond drie kernbegrippen: de omgeving, de gebruiker en de organisatie. Als je begrijpt hoe deze drie samenwerken, kun je het platform efficiënt gebruiken en inrichten, of je nu als zelfstandige werkt, als bedrijf met meerdere vestigingen, of als accountant die klanten beheert.

Je omgeving is je overkoepelende werkruimte op het platform. Bij het aanmaken van een account wordt automatisch een omgeving aangemaakt, tenzij er al een omgeving bestaat voor je e-maildomein. In dat geval word je als gast aan de bestaande omgeving toegevoegd en kun je contact opnemen met de beheerder voor toegang tot organisaties en aanvullende rechten. Bij generieke domeinen (zoals gmail.com of hotmail.com) werkt deze automatische koppeling niet en krijg je altijd een eigen omgeving.

Vanuit je omgeving beheer je alles: de organisaties waarvoor je facturen verwerkt, de gebruikers die toegang hebben, en alle instellingen rondom abonnementen en betalingen. Tegoed en betaalopties zijn beschikbaar vanaf het Basic-abonnement. Met het gratis Invoice Portal kun je facturen handmatig versturen zonder kosten, maar tegoed opwaarderen of betaalopties instellen is daar niet mogelijk.

Een gebruiker is iedereen met een eigen account op het platform. Elke gebruiker logt in met een e-mailadres en wachtwoord en heeft een rol binnen de omgeving: basisgebruiker, gevorderde gebruiker of beheerder. De rol bepaalt wat iemand mag doen op het niveau van de omgeving, zoals andere gebruikers uitnodigen of organisaties aanmaken.

Daarnaast heeft elke gebruiker rechten op het niveau van individuele organisaties. Je kunt lid zijn van één of meerdere organisaties. Alleen de organisaties waar je lid van bent, zijn voor jou zichtbaar in het platform. Als je na het inloggen geen facturen ziet of lege schermen krijgt, ben je waarschijnlijk nog niet aan de juiste organisaties gekoppeld. De beheerder van de organisatie kan je als lid toevoegen.

Bij het aanmaken van een omgeving wordt de eerste gebruiker automatisch beheerder. Alle gebruikers die daarna worden toegevoegd, krijgen standaard de rol basisgebruiker. De beheerder kan rollen op elk moment aanpassen.

Een organisatie vertegenwoordigt één bedrijf, stichting of overheidsinstantie waarvoor je facturen verstuurt of ontvangt. Binnen een organisatie kun je meerdere administraties voeren. Bij het toevoegen van een organisatie zoekt het platform automatisch op KvK-nummer of bedrijfsnaam. Na activatie wordt de organisatie geregistreerd op het Peppol-netwerk en kun je direct facturen verwerken.

Je kunt meerdere organisaties in één omgeving beheren. Dat is handig als je een holding hebt met dochterondernemingen, of als je als accountant voor meerdere klanten werkt. Elke organisatie heeft een eigen Peppol-registratie, eigen factuurinstellingen (factuurnummering, logo, e-mailadres) en eigen leden.

De structuur werkt als volgt: de omgeving bevat organisaties, en gebruikers worden aan organisaties gekoppeld. Het platform kent beheerders op twee niveaus: de omgevingsbeheerder (die gebruikers kan uitnodigen en organisaties kan aanmaken) en de organisatiebeheerder (die bepaalt welke leden toegang hebben tot die specifieke organisatie). Een gebruiker die lid is van organisatie A ziet alle facturen van A, zowel inkomend als uitgaand. Een gebruiker die lid is van zowel A als B, ziet de facturen van beide.

Dit model biedt veel flexibiliteit. Enkele veelvoorkomende opzetten:

Eén bedrijf, één medewerker: je hebt één omgeving met één organisatie. Je bent zelf beheerder en lid, en je hebt toegang tot alles.

Eén bedrijf, meerdere medewerkers: je voegt collega's toe als gebruiker. Per collega bepaal je aan welke organisaties ze worden gekoppeld en welke rechten ze krijgen. Elk lid van een organisatie kan alle inkomende en uitgaande facturen inzien; er is (nog) geen onderscheid tussen debiteuren- en crediteurenadministratie op het platform.

Holding met dochterondernemingen: alle organisaties staan in dezelfde omgeving. Per organisatie wijs je de medewerkers toe die er verantwoordelijk voor zijn. De holding-beheerder ziet het volledige overzicht.

Accountant met klanten: je hebt een eigen omgeving. Via het machtigingsmodel koppel je klantomgevingen aan je eigen omgeving, zodat je vanuit één plek de facturen van al je klanten kunt beheren.

Het platform is beschikbaar in meerdere talen. Je kunt de taal wijzigen via Bewerk profiel (rechtsboven in het menu) en daar de gewenste weergavetaal kiezen. Na het wisselen kan het even duren voordat alle labels zijn bijgewerkt. Ververs het scherm als je kort onbegrijpelijke tekst ziet.

Facturen worden automatisch vertaald op basis van de landcode van de ontvanger. Dezelfde talen zijn beschikbaar voor factuurvertalingen.

Tip: je hoeft de factuurtaal niet handmatig in te stellen. Het platform kiest automatisch de juiste taal op basis van het land van de ontvanger.

In het Postvak IN en Postvak UIT zie je bij elk document een icoon dat aangeeft via welk kanaal de factuur is binnengekomen of verstuurd. De vier meest voorkomende iconen:

Deze iconen helpen je snel te herkennen hoe een document is verwerkt, zonder de factuurdetails te hoeven openen.

Na het inloggen toont het platform een pop-up die per organisatie vraagt of je e-facturen wilt ontvangen. Deze pop-up verschijnt bij elke login totdat je hem uitschakelt. Standaard staat ontvangen uit, omdat het een betaalde dienst is waarvoor een abonnement (Basic of hoger) en tegoed nodig is.

Klik op Inschakelen om ontvangst voor een organisatie te activeren. Let op: dit is een betaalde dienst waarvoor je vooraf tegoed moet hebben aangelegd. Wil je de pop-up niet meer zien? Kies dan Pop-up uitschakelen.

De instelling voor het ontvangen van facturen wordt vastgelegd in de details van de organisatie, waar je ontvangen op elk moment weer kunt aan- of uitzetten. Zodra je ontvangen inschakelt, wordt je organisatie geregistreerd op het Peppol-netwerk voor het ontvangen van documenten. Andere partijen kunnen je vervolgens e-facturen sturen via Peppol.

Tip: twijfel je of ontvangst al actief is? Ga naar de details van je organisatie en controleer de instelling daar.

Meer weten over de verschillende rollen en rechten? Lees Rechten en rollen binnen het platform.