Gebruikersgroepen aanmaken en beheren voor workflowtoewijzing en document delen.
Met groepen organiseer je gebruikers op het eConnect-platform in logische teams. In plaats van taken aan individuele medewerkers toe te wijzen, wijs je ze toe aan een groep: het systeem bepaalt dan wie de taak oppakt. Groepen worden ook gebruikt voor het efficiënt delen van documenten met meerdere collega's tegelijk.
Groepen hebben twee hoofdtoepassingen:
Workflowtoewijzing: in de workflow-engine kun je taken toewijzen aan een groep in plaats van aan één persoon. Dit is handig als meerdere collega's dezelfde soort taken behandelen, zoals factuurgoedkeuring of declaratiecontrole. De taak verschijnt in het overzicht van alle groepsleden.
Document delen: bij het delen van documenten kun je een groep selecteren als ontvanger. Alle leden van de groep krijgen dan de ingestelde rechten (lezen, bewerken of volledig toegang). Dit bespaart je het handmatig toevoegen van individuele gebruikers.
Het platform kent drie typen groepen, elk met een eigen bereik:
Tip: voor de meeste organisaties zijn omgevingsgroepen voldoende. Partnergroepen zijn alleen relevant als je een actief partnerschap hebt met een andere omgeving.
Ga naar Groepen in het zijmenu.
Klik op de + knop of op Groep aanmaken.
Selecteer het type groep: omgeving, openbaar of partner.
Vul een herkenbare naam in voor de groep.
Selecteer de gebruikers die je aan de groep wilt toevoegen.
Klik op Opslaan om de groep aan te maken.
De groep is direct beschikbaar voor gebruik in workflows en bij het delen van documenten.
In het groepsoverzicht kun je op elk moment leden toevoegen of verwijderen. Klik op de groepsnaam om het detail te openen en gebruik de acties Lid toevoegen en Lid verwijderen.
Wijzigingen in het lidmaatschap werken direct door: als je een gebruiker toevoegt aan een groep die in een actieve workflow wordt gebruikt, ontvangt die gebruiker meteen de openstaande taken.
Wanneer je een workflow configureert, kun je bij de taaktoekenning kiezen voor een groep. Er zijn twee modi:
Dit stel je in bij de workflowstap, niet bij de groep zelf.
Partnergroepen verbinden gebruikers uit twee omgevingen die een partnerschap hebben. Dit is nuttig als je samen met een accountant of intermediair aan factuurverwerking werkt. Het aanmaken van een partnergroep vereist:
Let op: het verwijderen van een groep heeft geen invloed op lopende workflows waarin de groep al is toegewezen. De bestaande taken blijven bij de groepsleden staan.
Het verwijderen van een groep heeft geen invloed op lopende workflows. Bestaande taken blijven bij de groepsleden staan. Voor nieuwe workflowstappen moet je een andere groep of individuele gebruikers toewijzen.
Daarvoor heb je een actief partnerschap nodig tussen beide omgevingen en minimaal de rol Gevorderde gebruiker of Beheerder. Partnergroepen verbinden gebruikers uit twee omgevingen, zodat je samen aan factuurverwerking kunt werken.
Wijzigingen in het lidmaatschap werken direct door. Het nieuwe groepslid ontvangt meteen de openstaande taken die aan de groep zijn toegewezen.
Wil je weten hoe workflows werken? Lees Workflow instellen, goedkeuringsproces automatiseren.
Maak een groep aan