Het retentiebeleid voor documenten instellen: standaard bewaartermijnen en aanpasbaar.
Het eConnect-platform bewaart je documenten conform de wettelijke bewaarplicht. Bij een betaald abonnement worden facturen standaard 7 jaar bewaard. Vanaf het Professional-abonnement kun je het retentiebeleid zelf aanpassen.
Bij het gratis Factuurportaal worden documenten 2 jaar bewaard. Bij alle betaalde abonnementen (Basic en hoger) is de standaard bewaartermijn 7 jaar, conform de wettelijke bewaarplicht in Nederland.
Vanaf het Professional-abonnement kun je de bewaartermijnen aanpassen. Dit is relevant als je organisatie andere bewaartermijnen hanteert, bijvoorbeeld een langere bewaartermijn voor specifieke documenttypen of een kortere termijn als je documenten ook elders archiveert.
De retentie-instellingen vind je in de organisatie-instellingen op het platform.
Wanneer de bewaartermijn van een document is verstreken, wordt het automatisch verwijderd van het platform. Deze verwijdering is onomkeerbaar. Zorg er daarom voor dat je belangrijke documenten tijdig hebt gedownload of gearchiveerd in je eigen systemen als je een kortere bewaartermijn instelt.
De Nederlandse Belastingdienst vereist dat ondernemers hun administratie, inclusief facturen, minimaal 7 jaar bewaren. Het eConnect-platform voldoet standaard aan deze eis bij betaalde abonnementen. De documenten worden ongewijzigd opgeslagen en zijn gedurende de hele bewaartermijn raadpleegbaar en downloadbaar.
Vanaf het Professional-abonnement kun je de bewaartermijnen per documenttype aanpassen in de organisatie-instellingen. Bij lagere abonnementen geldt de standaard bewaartermijn van 7 jaar.
De verwijdering is onomkeerbaar. Zorg er daarom voor dat je belangrijke documenten tijdig hebt gedownload of gearchiveerd in je eigen systemen, vooral als je een kortere bewaartermijn hebt ingesteld.
Bij het gratis Factuurportaal worden documenten 2 jaar bewaard in plaats van 7 jaar. Bij alle betaalde abonnementen (Basic en hoger) geldt de standaard bewaartermijn van 7 jaar, conform de wettelijke bewaarplicht.
Meer weten over de functionaliteit per abonnement? Lees Abonnementen in het platform van eConnect.
Bekijk je retentie-instellingen