Facturen automatisch boeken in je software via de Autopilot. Koppelingen, Document Journals en het dashboard.
In het kort De Autopilot maakt een directe koppeling met je boekhoudsoftware en boekt ontvangen facturen automatisch, of zet ze door van het platform naar je softwarepakket. Je ziet in het dashboard direct of boekingen zijn geslaagd.
Met de Autopilot koppel je het eConnect-platform aan je boekhoudsoftware. Ontvangen facturen worden automatisch geboekt of doorgezet naar het softwarepakket, zonder dat je ze handmatig hoeft over te nemen. De Autopilot ondersteunt koppelingen met Exact Online, SnelStart, Unit4 en Business Central.
De Autopilot-app heeft een eigen sub-navigatie in de sidebar:
Klik op New Connection in de sub-navigatie van de Autopilot-app.
Kies de organisatie waarvoor je de koppeling wilt aanmaken.
Selecteer het softwarepakket waarmee je wilt koppelen (Exact Online, SnelStart, Unit4 of Business Central).
Configureer het boekingsschema: hierin bepaal je hoe BTW-soorten worden geboekt in je software. Dit schema wordt gebruikt bij elke automatische boeking.
Sla de verbinding op. De koppeling is nu actief en facturen worden automatisch verwerkt.
De Autopilot leert van eerdere boekingen en past die kennis toe op nieuwe facturen. Bij elke factuur analyseert het systeem de leverancier, het bedrag, de kostensoort en historische boekingspatronen om een compleet boekingsvoorstel samen te stellen: grootboekrekening, kostenplaats en BTW-tarief. Hoe meer facturen door de koppeling lopen, hoe nauwkeuriger de voorstellen worden.
Bij voldoende zekerheid wordt de factuur automatisch geboekt zonder tussenkomst. Bij lagere zekerheid wordt het voorstel ter goedkeuring aangeboden. De drempel voor automatisch boeken is configureerbaar per koppeling, zodat je organisatie zelf bepaalt welk niveau van controle gewenst is.
Debiteuren en crediteuren worden automatisch aangemaakt in je software. Daardoor draait de administratie realtime door, ook in weekends en vakanties.
Het platform kan factuurregels automatisch koppelen aan orderregels. De matchinglogica werkt op basis van een unieke stuksprijs, de omschrijving en een enkele orderregel. Order-informatie wordt opgehaald via het koppelvlak of uit het archief van eerder verstuurde orders. De matching werkt op zowel e-facturen als OCR-verwerkte PDF's en verhoogt het percentage straight-through verwerking.
Het Document Journal is het logboek van de Autopilot. Voor elke actieve koppeling wordt een journal bijgehouden met de status van elk geboekt document.
Bij een mislukte boeking kun je de foutmelding bekijken en kiezen uit twee acties:
Elk journaalregel bevat een directe link naar het originele document in het Postvak IN, zodat je snel kunt controleren welke factuur het betreft.
De statuslabels die het platform aan een binnenkomende factuur hangt, verschillen per koppeltype. Alleen de Autopilot ↔ Unit4 ERPx-route geeft expliciet Booked of Booking failed; andere Autopilot-routes gebruiken Gedownload met een per-koppeltype andere betekenis. Voor de volledige uitleg en de diagnose-paden bij afwijkingen tussen platform en ERP, zie Autopilot in eigen integraties.
Het Autopilot-dashboard geeft je een overzicht van alle boekingen: hoeveel documenten succesvol zijn geboekt en hoeveel er zijn mislukt. Zo zie je in een oogopslag of je automatische verwerking goed draait.
Bij een mislukte boeking wordt automatisch een workflowtaak aangemaakt. Je kunt de foutmelding bekijken in het Document Journal en kiezen voor "Resend to ERP" (na het oplossen van de fout) of "Mark as Done" als het document niet in de software thuishoort.
Je kunt per organisatie een aparte koppeling aanmaken via New Connection in de Autopilot-app. Elke koppeling heeft een eigen boekingsschema en kan naar een ander softwarepakket verwijzen.
Het boekingsschema bepaalt hoe BTW-soorten worden geboekt in je software. Je kunt het schema wijzigen in de instellingen van de betreffende Autopilot-koppeling. Wijzigingen gelden voor nieuwe boekingen.
Rule Based Enrichment is een regelgebaseerde engine die facturen verrijkt of aanpast op basis van vooraf ingestelde regels. De aanpassingen leiden tot gewijzigde boekingen via de Autopilot. Voorbeelden zijn het koppelen van EAN-nummers aan pandnummers voor automatische doorboeking van energiefacturen, en het opschonen van inkoopordernummers waar leveranciers voorzetsels in plaatsen. De Autopilot is self-service; RBE vereist ondersteuning van het eConnect tech-team en is geen self-service. Beide componenten werken het best in combinatie. Voor maatwerk geldt het reguliere consultancytarief.
Wil je een factuurkoppeling instellen? Ga naar de Autopilot-app op het platform en maak een nieuwe verbinding aan.
Koppeling aanmaken