FleetFlow van eConnect automatiseert de GWH-regeling voor wagenparken met 25+ kentekens via Peppol.
In het kort FleetFlow is de eConnect-oplossing voor organisaties met een groot wagenpark. Het automatiseert de Grootwagenparkhouder-regeling (GWH) van de Belastingdienst en kan ook CJIB-boetebeschikkingen verwerken, allemaal via het Peppol-netwerk.
De Belastingdienst biedt organisaties met een wagenpark van meer dan 25 kentekens de mogelijkheid om de motorrijtuigenbelasting (MRB) vereenvoudigd te voldoen via de GWH-regeling. In plaats van losse aanslagen per kenteken betaal je als organisatie de MRB maandelijks als totaalbedrag via automatische incasso.
Het nadeel van deze regeling is dat je geen inzicht krijgt in de specificatie per kenteken. Je ontvangt één totaalbedrag zonder onderbouwing. Dat maakt het lastig om de kosten toe te wijzen aan afdelingen, projecten of individuele voertuigen.
FleetFlow lost dit op door de GWH-factuurspecificaties automatisch op te halen bij Digipoort, het overheidsportaal voor digitaal berichtenverkeer. De opgehaalde specificatie wordt omgezet naar een standaard e-factuur (UBL) met alle beschikbare informatie per kenteken op regelniveau.
Per geregistreerde onderneming (KvK-nummer) ontvang je een verzamelfactuur die beveiligd via het Peppol-netwerk wordt afgeleverd in je Postvak In op het eConnect-platform. De factuur is ook beschikbaar als PDF en als CSV-download. Bij een actieve softwarekoppeling ontvang je de verzamelfactuur direct in je eigen boekhoudsoftware.
Je hoeft als klant zelf geen PKI-certificaat aan te schaffen en geen kostbare koppeling met Digipoort op te zetten of te onderhouden.
Naast de GWH-regeling biedt FleetFlow ook de mogelijkheid om verkeersboetes van het CJIB geautomatiseerd te verwerken. eConnect haalt de digitale boetebeschikkingen op bij het CJIB en levert ze af op het platform, waar ze dezelfde verwerkingsketen doorlopen als andere inkomende documenten.
Om gebruik te maken van de CJIB-koppeling moet je als organisatie eerst een formulier invullen op de website van het CJIB (het contactformulier voor organisaties met een groot wagenpark). De CJIB-functionaliteit is beschikbaar zonder extra abonnementskosten; er wordt alleen afgerekend per afgeleverd document via het reguliere transactietegoed.
Om FleetFlow te kunnen gebruiken heb je het volgende nodig:
De FleetFlow-overeenkomst wordt per entiteit (KvK-nummer) afgesloten. Bij meerdere entiteiten geldt de overeenkomst per entiteit afzonderlijk.
De opstart van FleetFlow verloopt in een aantal stappen. Na je aanmelding stuurt eConnect een aanmeldformulier waarop je aangeeft voor welke producten je belangstelling hebt. Vervolgens ontvang je een overeenkomst die getekend retour wordt verwacht.
Zodra de overeenkomst is ontvangen, stelt het eConnect-team vast of het om GWH, CJIB of beiden gaat. Je maakt (bij voorkeur zelf) een account aan op het platform. eConnect meldt zich daarna bij de Belastingdienst als intermediair voor jouw organisatie. De Belastingdienst stuurt je vervolgens per post een activatiecode, wat doorgaans circa drie weken duurt. Zodra je die code hebt ontvangen, stuur je deze door aan eConnect, waarna de koppeling met Digipoort wordt geactiveerd.
Bij het account moet de functie "Ontvangen" altijd aanstaan. Houd er rekening mee dat je via hetzelfde account ook andere e-facturen kunt ontvangen.
De activatie van de GWH-machtiging verloopt via de Digipoort Management API. De Belastingdienst stuurt je een activatiecode per post nadat eConnect zich als intermediair heeft aangemeld. Stuur deze code door aan het eConnect delivery-team, zodat zij de koppeling voor je kunnen activeren.
Na succesvolle activatie is de machtiging actief en worden de GWH-factuurspecificaties automatisch opgehaald en als e-factuur afgeleverd op je platform.
Let op: ook zonder actieve GWH-regeling stuurt de Belastingdienst soms een activatiecode. Zonder regeling valt er echter niets te activeren, de code is dan niet bruikbaar.
De CJIB-koppeling wordt door het eConnect-team geconfigureerd nadat je het CJIB-formulier hebt ingevuld en de FleetFlow-overeenkomst voor CJIB is getekend. Het is belangrijk dat je organisatienaam en postcode exact overeenkomen met de registratie bij het CJIB. Na het instellen van de koppeling worden boetebeschikkingen automatisch opgehaald en als document afgeleverd op het platform.
FleetFlow draait volledig op het eConnect-platform. De GWH-specificaties en CJIB-boetes worden als e-facturen (UBL) afgeleverd in het reguliere Postvak In van je account. Ze doorlopen dezelfde verwerkingsketen als andere inkomende documenten: opslag op het platform, beschikbaar als UBL, PDF en CSV, en bij een actieve softwarekoppeling automatisch doorgestuurd naar je boekhoudpakket.
De FleetFlow-documenten worden verrekend met je transactietegoed, net als andere ontvangen documenten. Het FleetFlow-abonnement staat los van het reguliere platformabonnement.
De GWH-regeling van de Belastingdienst is alleen beschikbaar voor organisaties met 25 of meer kentekens. Zonder GWH-regeling kun je FleetFlow niet gebruiken voor MRB-specificaties. De CJIB-boeteverwerking is mogelijk onafhankelijk van de vlootgrootte.
De activatiecode wordt per post verstuurd en dat duurt doorgaans circa drie weken. Heb je na die periode nog niets ontvangen, neem dan contact op met eConnect. Zonder activatiecode kan de Digipoort-machtiging niet worden geactiveerd.
Vul het contactformulier voor organisaties met een groot wagenpark in op de website van het CJIB en teken de FleetFlow-overeenkomst voor CJIB. Er zijn geen extra abonnementskosten; je betaalt alleen per afgeleverd document via je reguliere transactietegoed.
Wil je weten of FleetFlow geschikt is voor jouw organisatie, of wil je een offerte ontvangen? Neem contact met ons op.
Neem contact op