Hoe je als intermediair en klant samenwerkt: documenten delen, groepen en rechten.
Na het aanmaken van een partnerschap kun je als intermediair en klant op meerdere manieren samenwerken binnen het eConnect-platform. Je kunt documenten delen, taken delegeren en samen inkoopfacturen beoordelen. In dit artikel lees je hoe je de samenwerking praktisch inricht.
Zodra het partnerschap actief is, kun je als intermediair toegang krijgen tot de organisaties van je klant. Dat gaat niet automatisch: een beheerder moet je eerst toevoegen als lid aan de betreffende organisatie.
Er zijn twee niveaus van toegang:
Als intermediair is de rol "Lid" meestal voldoende. Je krijgt daarmee toegang tot de facturen, orders en andere documenten van de klantorganisatie, zonder dat je de organisatie-instellingen kunt wijzigen.
Binnen het platform kun je documenten delen met collega's, klanten en partners. Het delen werkt vanuit drie locaties: Documenten, Postvak IN en Postvak UIT.
Bij het delen kies je wie toegang krijgt en welke rechten diegene heeft:
Je kunt documenten delen met individuele gebruikers, met groepen of met hele organisaties. Zo bepaal je precies wie wat ziet.
Groepen zijn een krachtig middel om de samenwerking te organiseren. Een groep is een verzameling gebruikers die samen toegang hebben tot dezelfde documenten.
Je kunt gebruikers uit je eigen omgeving en uit partneromgevingen toevoegen aan dezelfde groep. Zo maak je bijvoorbeeld een groep "Financieel team Klant X" aan met daarin je eigen collega's en de relevante medewerkers van de klant.
Groepen kun je ook gebruiken als alternatief voor het standaard rechtenmodel. In plaats van iemand lid te maken van een volledige organisatie, deel je specifieke documenten met een groep. Zo geef je selectieve toegang zonder volledige organisatierechten te verlenen.
Binnen een partnerschap kun je relatiemanagers aanwijzen. Een relatiemanager coördineert de samenwerking tussen de twee omgevingen. Je kunt meerdere relatiemanagers per partnerschap instellen.
Een relatiemanager koppel je via Partners > Relatiemanagers > Verbind. De relatiemanager-rol moet apart worden toegekend door een beheerder vanuit het gebruikersbeheer.
Tip: wijs een relatiemanager aan als je meerdere klanten beheert. Zo is er per klantrelatie een vast aanspreekpunt dat de samenwerking overziet.
Als je de Workflow Engine gebruikt (beschikbaar als add-on), kun je taken delegeren aan gebruikers in een partneromgeving. Denk aan het goedkeuren van inkoopfacturen: de intermediair ontvangt de factuur, voert een eerste controle uit en delegeert de goedkeuringstaak aan de klant.
De klant ziet de taak in zijn eigen omgeving en kan goedkeuren, afkeuren of terug delegeren. Alle stappen worden vastgelegd in een auditlog.
Accountantskantoor met 20 klanten: het kantoor heeft één eigen eConnect-omgeving. Via machtigingsverzoeken zijn alle klanten gekoppeld. Per klant is er een partnerschap. De accountant is lid van de klantorganisaties en kan facturen bekijken en de softwarekoppeling beheren. Voor elke klant is een groep aangemaakt met daarin de accountant en de financieel verantwoordelijke van de klant. Inkoopfacturen worden via de Workflow Engine doorgestuurd naar de klant ter goedkeuring. De accountant behoudt het overzicht vanuit één dashboard.
Met de Workflow Engine (beschikbaar als add-on) kun je taken delegeren aan gebruikers in een partneromgeving. De klant ziet de taak in zijn eigen omgeving en kan goedkeuren, afkeuren of terug delegeren. Alle stappen worden vastgelegd in een auditlog.
Gebruik groepen als alternatief voor het standaard rechtenmodel. In plaats van iemand lid te maken van een volledige organisatie, deel je specifieke documenten met een groep. Zo geef je gericht toegang.
Dat is het standaardscenario. Via machtigingsverzoeken koppel je al je klanten. Per klant wordt een partnerschap aangemaakt. Vanuit één dashboard beheer je alle klantfacturen en softwarekoppelingen.
Wil je een partnerschap aanmaken om te kunnen samenwerken? Lees hoe je een klant koppelt.
Beheer je klanten