Automatische routering van facturen naar de juiste administratie op basis van naam en adres.
Werk je met meerdere administraties binnen je organisatie? Met administratiedetectie routeert eConnect inkomende facturen automatisch naar de juiste administratie. Zo kun je één e-mailadres gebruiken voor al je administraties in plaats van per administratie een apart adres te beheren.
Het systeem herkent op basis van de naam en het adres op de factuur naar welke administratie de factuur gerouteerd moet worden. Voorwaarde is dat de mogelijke administraties van tevoren bekend zijn bij eConnect. Het platform weet dan welke namen en adressen bij welke administratie horen.
Administratiedetectie werkt zowel voor e-facturen (XML) als voor PDF-facturen die via de IDR worden verwerkt.
Voor organisaties met complexe structuren (bijvoorbeeld vastgoedbeheerders met tientallen panden) kun je aliassen instellen per administratie. Een alias is een alternatieve naam die op de factuur kan voorkomen en die het systeem aan de juiste administratie koppelt.
Een voorbeeld: een vastgoedbeheerder heeft administraties per gebouw. De leverancier adresseert de factuur aan "Kantoorgebouw De Toren". Via een alias weet het platform dat dit bij administratienummer 4523 hoort en routeert de factuur daar naartoe.
De administratieblokken (CustomerParty) in het IDR-scherm worden gevuld vanuit een BuyerGroup. Een BuyerGroup wordt door eConnect Support aangemaakt op accountniveau. Het platform verzamelt de gegevens van alle organisaties in het account en stuurt deze naar de BuyerGroup in de IDR. Als een IDR-groep grijs is of niet correct is gevuld, controleer dan of alle organisatiegegevens op het platform compleet zijn (straatnaam, postcode, stad, land). Bij onvolledige gegevens is de oplossing om de BuyerGroup te verwijderen en opnieuw aan te maken, zodat de bijgewerkte informatie wordt doorgestuurd naar de IDR.
Als het systeem niet met zekerheid kan bepalen bij welke administratie een factuur hoort, wordt de factuur niet automatisch gerouteerd maar als tussentaak doorgestuurd naar het Quality Control-team. Zij bepalen handmatig de juiste administratie.
Administratiedetectie is beschikbaar bij het Professional-abonnement of hoger. Bij het goedkoopste Scan & Herken-abonnement is deze functie niet beschikbaar.
Je stelt administratiedetectie in via de Email Receiver met de optie "Conversie voor meerdere organisaties".
Als het systeem niet met zekerheid kan bepalen bij welke administratie een factuur hoort, wordt de factuur doorgestuurd naar het Quality Control-team voor handmatige toewijzing. Bij een structureel verkeerde toewijzing kun je aliassen instellen, zodat alternatieve namen correct aan de juiste administratie worden gekoppeld.
Ja, administratiedetectie is beschikbaar bij het Professional-abonnement of hoger. Je stelt de functie in via de Email Receiver met de optie "Conversie voor meerdere organisaties". Bij het goedkoopste Scan & Herken-abonnement is deze functie niet beschikbaar.
Ja, administratiedetectie werkt zowel voor e-facturen (XML) als voor PDF-facturen die via de IDR worden verwerkt. Het systeem herkent op basis van de naam en het adres op de factuur naar welke administratie de factuur gerouteerd moet worden.
Wil je administratiedetectie instellen? Stel een vertrouwde afzender in met de optie voor meerdere organisaties.
Ga naar de Email Receiver