Haga clic en Factura de venta en la barra lateral y seleccione Nueva factura. Accederá al formulario de facturación con dos pestañas: Documento (los datos de la factura) y Adjuntos.

• Proveedor: su propia organización. Este campo se completa automáticamente en función de la organización para la que crea la factura. Si el campo está vacío, compruebe que su organización esté correctamente activada; consulte El campo Proveedor está vacío.
• Deudor (destinatario): busque por número de registro mercantil, nombre de empresa o número OIN a través de Buscar organización. La plataforma consulta automáticamente los registros mercantiles para obtener los datos correctos.
• Número de factura: se genera automáticamente si ha configurado la numeración automática. En caso contrario, introduzca un número manualmente.
• Fecha de factura: por defecto la fecha actual, pero puede modificarla.
• Tipo de factura: seleccione el tipo a través del menú desplegable. Por defecto se trata de una factura ordinaria. Para una nota de crédito, seleccione "Nota de crédito"; consulte Enviar una nota de crédito.
• Líneas de factura: añada una o varias líneas con descripción, cantidad, precio unitario y tipo de IVA. Los tipos de IVA disponibles se componen dinámicamente en función del país del proveedor y del país del cliente. Para un cliente en otro país de la UE, aparece automáticamente la opción "Exento por entrega intracomunitaria"; para un cliente fuera de la UE, aparece la opción "Export".

El campo del proveedor se completa automáticamente con la organización que ha seleccionado al crear la factura. Hay dos razones por las que este campo puede estar vacío:

1. Organización no seleccionada: si tiene varias organizaciones en su entorno, al crear una factura debe indicar desde cuál desea enviar. Si no lo ha hecho, el campo permanecerá vacío.
2. Organización no activada: una organización que ha sido añadida pero aún no activada no puede utilizarse como proveedor. Primero debe completar la activación.

Haga clic en el icono de edición junto al campo del proveedor y seleccione su organización. Si solo tiene una organización, esta se completará directamente.

Si su organización no aparece en la lista, probablemente aún no ha sido activada. Vaya a Mi entorno > Organizaciones y compruebe el estado. Siga los pasos de Añadir y activar una organización para completar la activación.

Tras seleccionar la organización, los datos de su empresa (nombre, dirección, número de registro mercantil, número de IVA) se completarán automáticamente en la factura.

El formulario contiene varios campos opcionales que puede completar según las exigencias del destinatario:

• Número de pedido: el número de orden de compra del destinatario. Muchas grandes empresas y organismos públicos exigen que el número de pedido figure en la factura. Sin él, la factura a veces se rechaza automáticamente. Nota: al menos uno de los campos Número de pedido o Referencia del comprador debe estar cumplimentado -- si faltan ambos, la factura no se puede guardar.
• Fecha de entrega: la fecha en que se entregaron los bienes o servicios, si difiere de la fecha de factura.
• Número de proyecto: una referencia al proyecto para el que se emite la factura. Resulta práctico cuando factura por proyecto.
• Número de contrato: una referencia al contrato subyacente.
• Nota de factura: un campo de texto libre para información adicional, visible para el destinatario.
• Fecha de inicio / Fecha de fin: el periodo de servicio al que se refiere la factura. Utilice estos campos para servicios recurrentes o suscripciones.
• Referencia del comprador: una referencia que el destinatario reconoce, por ejemplo un centro de costes o departamento. En la facturación a la administración pública neerlandesa, este campo es fundamental: introduzca aquí el código de enrutamiento que exige el organismo.

Consejo: ¿factura a un organismo público o a una gran empresa? Pregunte siempre qué campos de referencia exigen. Una factura sin número de pedido o código de enrutamiento a menudo se rechaza automáticamente.

No todos los campos UBL están disponibles en el formulario de factura:

• BT-46 (Buyer Identifier): no existe un campo de entrada separado para el Buyer Identifier aparte del número de IVA. El campo de IVA no acepta puntos, lo que impide introducir identificadores como '1004.E00513.0001' (por ejemplo, para organismos públicos griegos).
• BT-158 (Item Classification / código CPV): no disponible en el formulario de factura.

Las organizaciones que necesitan estos campos no pueden resolverlo actualmente a través de la interfaz estándar de la plataforma. En ese caso, contacte con soporte para un método de envío alternativo.

A través del enlace Añadir detalles de entrega, puede incluir información específica de entrega, como una dirección de entrega diferente a la dirección de facturación. Esto es especialmente relevante en entregas físicas o al facturar a otra filial.

En la pestaña Adjuntos puede añadir archivos adicionales a la factura:

• Formatos compatibles: PDF e imágenes (.png, .jpeg)
• Los documentos de Office no son compatibles. Expórtelos primero a PDF
• Los adjuntos se transmiten tanto en la entrega por Peppol como en el envío por correo electrónico

Antes de enviar, puede revisar la factura:

• Logotipo de empresa: si ha configurado un logotipo en los ajustes de la organización, este aparecerá automáticamente en la vista previa PDF.
• Vista previa PDF: vea cómo se mostrará la factura al destinatario haciendo clic en Vista previa.
• Comentarios internos: añada una nota visible para todos los usuarios con acceso al documento.

En la parte inferior del formulario encontrará tres botones:

• Guardar: guarde la factura como borrador sin enviarla
• Enviar: envíe la factura de inmediato
• Compartir: comparta la factura con un compañero o socio para su revisión, sin enviarla. Resulta práctico cuando otra persona debe revisar la factura antes de enviarla.

Haga clic en Enviar para enviar la factura. La plataforma elige automáticamente el mejor canal de entrega:

1. Peppol (red externa): la ruta principal y recomendada. La plataforma comprueba automáticamente si el destinatario está registrado en Peppol (#PeppolFirst) y entrega la factura como factura electrónica.
2. Correo electrónico (fallback): cuando el destinatario no es accesible a través de Peppol ni de la plataforma. En la configuración de la cuenta puede elegir qué archivos se adjuntan: solo PDF, PDF + XML, solo XML, o sin adjuntos.

Tras el envío, la factura aparece en su Bandeja de salida con un resumen de estados.