La transición a la e-facturación depende de la colaboración de sus proveedores. WeConnect es el programa probado de eConnect para activar proveedores. Resultado: más del 90% de adopción en 3 meses.
Activar proveedores, no presionarlos
WeConnect combina tecnología con acompañamiento personal. Los proveedores reciben un portal multilingüe con instrucciones paso a paso, y el equipo de eConnect les acompaña activamente durante el proceso de registro.
WeConnect consta de tres fases.
En la primera fase, eConnect analiza junto con su organización la base de proveedores. ¿Qué proveedores ya están activos en Peppol? ¿Qué proveedores envían facturas en PDF? ¿Cuáles tienen un alto volumen? Basándose en ese análisis se establece una priorización: los proveedores con mayor volumen y mayor impacto son contactados primero.
En la segunda fase, los proveedores son invitados a través de un portal personalizado y multilingüe. Cada proveedor recibe una invitación con un enlace a una página de registro adaptada a su situación. ¿El proveedor ya tiene software de contabilidad con funcionalidad de e-facturación? Entonces el portal ayuda a activar la conexión. ¿El proveedor no tiene software? Entonces el portal ofrece acceso directo al portal de facturas gratuito de eConnect.
En la tercera fase, eConnect monitoriza activamente el progreso. Los proveedores que aún no se han activado reciben recordatorios específicos. En casos persistentes, el equipo de eConnect contacta telefónicamente. Al finalizar, su organización recibe un informe con el porcentaje de activación, los proveedores restantes y recomendaciones para los siguientes pasos.
WeConnect se ha implementado en decenas de organizaciones y ofrece consistentemente altas tasas de adopción. Los resultados típicos son más del 90% de activación de los proveedores contactados en 3 meses, una disminución sustancial del volumen de facturas en PDF y una aceleración medible del procesamiento de facturas.
El portal de WeConnect está disponible en neerlandés, inglés, alemán y francés. Los proveedores reciben instrucciones en su propio idioma y pueden completar todo el proceso de registro sin barreras lingüísticas. Esto es especialmente relevante para organizaciones con proveedores internacionales.
Los proveedores que no tienen software de contabilidad propio pueden crear directamente una cuenta gratuita en el portal de facturas de eConnect a través de WeConnect. Así, cada proveedor, independientemente de su tamaño o madurez tecnológica, puede enviar e-facturas. Esto reduce considerablemente el umbral y explica las altas tasas de adopción.
El porcentaje de activación con WeConnect se mantiene consistentemente por encima del 90% en los 3 meses posteriores al inicio del programa. Ese porcentaje es el resultado de una combinación de tecnología y acompañamiento personal. El portal multilingüe hace que el registro sea accesible, la comunicación específica elimina barreras, y el equipo de eConnect hace seguimiento activo de los proveedores que aún no se han activado.
La experiencia demuestra que el primer contacto es determinante: los proveedores que reciben una invitación clara con un enlace a un proceso de registro sencillo responden en la mayoría de los casos en una semana. Para el grupo restante, eConnect utiliza recordatorios específicos y seguimiento telefónico. El porcentaje del 90% se ha medido en decenas de proyectos en organizaciones que van desde PYMES hasta enterprise.
Los proveedores sin software de contabilidad propio pueden crear directamente una cuenta gratuita en el portal de facturas de eConnect a través de WeConnect. El portal ofrece un entorno de facturación completo: crear facturas, enviarlas vía Peppol y hacer seguimiento del estado.
El proceso de registro dura menos de quince minutos. El proveedor recibe a través del portal de WeConnect una instrucción paso a paso en su propio idioma, crea una cuenta, verifica la organización y puede enviar directamente la primera factura. No hay costes para el proveedor por la creación de la cuenta.
El portal está disponible en neerlandés, inglés, alemán y francés. Los proveedores reciben la invitación e instrucciones en su propio idioma. Todo el proceso de registro, incluyendo la información de ayuda y las preguntas frecuentes, está traducido.
El soporte multilingüe es especialmente valioso para organizaciones con proveedores internacionales. Un proveedor alemán ve el portal en alemán y puede completar todo el proceso sin barreras lingüísticas. Esto reduce considerablemente el umbral y contribuye a las altas tasas de adopción. Si un idioma específico no está disponible, eConnect puede añadirlo a petición.
Un proyecto WeConnect típico dura 3 meses desde el inicio hasta el informe final. Las primeras semanas se dedican a analizar la base de proveedores y priorizar la comunicación. A continuación, los proveedores son invitados en lotes, comenzando por los de mayor volumen. El equipo de eConnect monitoriza el progreso semanalmente y envía recordatorios específicos a los proveedores que aún no se han activado.
Tras 3 meses, su organización recibe un informe con el porcentaje de activación, un resumen de los proveedores restantes y recomendaciones para los siguientes pasos. Para el grupo restante, eConnect ofrece la posibilidad de programar rondas de comunicación adicionales. La duración puede ser más corta con una base de proveedores más pequeña o más larga en proyectos internacionales complejos.
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Ver también: Portal de facturas · E-facturación · Integraciones de software