Hoe self-billing facturen worden verwerkt: instuurregels, het juiste e-mailadres en aandachtspunten voor je software.
Bij self-billing stelt de afnemer de factuur op namens de leverancier. Dit komt vaak voor bij uitzendkrachten, onderaanneming en ingehuurde diensten. Het insturen van self-billing facturen via eConnect vergt extra aandacht, omdat de routering (inkoop of verkoop) bepaalt hoe de factuur wordt verwerkt.
Hoe je een self-billing factuur instuurt, hangt af van je rol:
<kvk>@inkoopfacturen.econnect.eu<kvk>@verkoopfacturen.econnect.euVermeld op de PDF-factuur de tekst "Factuur uitgereikt door afnemer". Dit is een wettelijke vereiste voor self-billing facturen.
Let op: stuur je een self-billing factuur naar het verkeerde e-mailadres (inkoop in plaats van verkoop, of andersom), dan wordt de conversietaak afgekeurd.
Self-billing facturen die als verkoopfactuur worden ingestuurd, belanden in je Postvak UIT. Je boekhoudsoftware of ERP-systeem moet verkoopfacturen uit het Postvak UIT kunnen inlezen via de koppeling. Niet alle softwarepakketten ondersteunen dit. Controleer vooraf bij je softwareleverancier of het importeren van verkoopfacturen wordt ondersteund.
Na het insturen verwerkt de IDR de self-billing factuur op dezelfde manier als een reguliere factuur. De leverancier wordt geïdentificeerd, de bedragen worden herkend en de factuur wordt omgezet naar een gevalideerde e-factuur.
Het verschil zit in de bestemming: de factuur komt in je Postvak IN (als inkoopfactuur) of in je Postvak UIT (als verkoopfactuur), afhankelijk van het e-mailadres waarnaar je hebt gestuurd.
Als je regelmatig self-billing facturen ontvangt van dezelfde partij, kun je een vertrouwde afzender instellen met het juiste documenttype (inkoopfactuur of verkoopfactuur). Zo worden de facturen automatisch via het juiste kanaal verwerkt.
De conversietaak wordt afgekeurd. Als je als afnemer de factuur naar het verkoopfacturen-adres stuurt (of andersom), herkent het systeem dat de routering niet klopt. Stuur de factuur opnieuw in naar het juiste e-mailadres: inkoopfacturen als afnemer, verkoopfacturen als leverancier.
Op de PDF-factuur moet de tekst "Factuur uitgereikt door afnemer" staan. Dit is een wettelijke vereiste voor self-billing facturen. Verder gelden dezelfde voorwaarden als voor reguliere facturen, zoals een uniek factuurnummer, datum en bedragen.
Self-billing facturen die als verkoopfactuur worden ingestuurd, komen in je Postvak UIT. Niet alle softwarepakketten ondersteunen het importeren van verkoopfacturen via een koppeling. Controleer vooraf bij je softwareleverancier of dit wordt ondersteund.
Wil je meer weten over het insturen van verkoopfacturen? Lees Verkoopfacturen insturen per e-mail.
Stuur een self-billing factuur in