Soms moet een factuur worden gecorrigeerd. Een te hoog bedrag, een fout BTW-tarief, een retourzending: de oplossing is een creditnota. In de UBL-standaard bestaan er twee manieren om een creditnota te versturen. Ze zijn technisch heel verschillend, maar dienen hetzelfde doel. Welke variant je kiest hangt af van je software, je ontvanger en het Peppol-profiel dat je gebruikt.

De eerste variant is een apart UBL-documenttype: CreditNote. Dit document gebruikt een eigen XML-schema (CreditNote-2) en heeft eigen elementnamen. In plaats van InvoiceLine heet het CreditNoteLine, en in plaats van InvoicedQuantity staat er CreditedQuantity.

<CreditNote xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CreditNote-2">
  <cbc:ID>CN-2026-0001</cbc:ID>
  <cbc:IssueDate>2026-03-08</cbc:IssueDate>
  <cbc:CreditNoteTypeCode>381</cbc:CreditNoteTypeCode>
  <cac:BillingReference>
    <cac:InvoiceDocumentReference>
      <cbc:ID>F-2026-00042</cbc:ID>
    </cac:InvoiceDocumentReference>
  </cac:BillingReference>
  <!-- partijen, BTW-totalen, etc. -->
  <cac:CreditNoteLine>
    <cbc:ID>1</cbc:ID>
    <cbc:CreditedQuantity unitCode="EA">5</cbc:CreditedQuantity>
    <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">125.00</cbc:LineExtensionAmount>
    <!-- item en prijs -->
  </cac:CreditNoteLine>
</CreditNote>

Alle bedragen in een CreditNote zijn positief. Het feit dat het een CreditNote-document is, maakt impliciet duidelijk dat het om een correctie gaat. Het BillingReference-element verwijst naar de oorspronkelijke factuur die wordt gecrediteerd.

• Eigen XML-rootnode (CreditNote in plaats van Invoice)
• Eigen elementnamen (CreditNoteLine, CreditedQuantity)
• Alle bedragen zijn positief
• Breed ondersteund door Peppol-ontvangers
• TypeCode is 381 (credit note related to invoices)

De tweede variant gebruikt het gewone Invoice-document, maar dan met negatieve bedragen. De InvoiceTypeCode blijft 380 (commerciële factuur). Technisch is het een reguliere factuur, maar door de negatieve bedragen fungeert het als creditnota. Dit is de Nederlandse conventie die wordt beschreven in de UBL Ketentest van Onderzoeksbureau GBNED.

<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2">
  <cbc:ID>CN-2026-0001</cbc:ID>
  <cbc:IssueDate>2026-03-08</cbc:IssueDate>
  <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
  <cac:BillingReference>
    <cac:InvoiceDocumentReference>
      <cbc:ID>F-2026-00042</cbc:ID>
    </cac:InvoiceDocumentReference>
  </cac:BillingReference>
  <!-- partijen, BTW-totalen, etc. -->
  <cac:InvoiceLine>
    <cbc:ID>1</cbc:ID>
    <cbc:InvoicedQuantity unitCode="EA">-5</cbc:InvoicedQuantity>
    <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">-125.00</cbc:LineExtensionAmount>
    <!-- item en prijs -->
  </cac:InvoiceLine>
</Invoice>

Bij deze variant zijn de hoeveelheden en bedragen negatief. Het BTW-bedrag en het te betalen bedrag zijn ook negatief. De structuur is verder identiek aan een gewone factuur.

• Zelfde XML-rootnode als een gewone factuur (Invoice)
• Zelfde elementnamen (InvoiceLine, InvoicedQuantity)
• Bedragen en hoeveelheden zijn negatief
• InvoiceTypeCode is 380 (gewone factuur), het negatieve teken maakt duidelijk dat het een creditering betreft
• Eenvoudiger te implementeren voor verzendende software (geen apart documenttype nodig)
• Beschreven in de GBNED/UBL Ketentest als de standaard Nederlandse werkwijze

De keuze hangt af van drie factoren:

Wat ondersteunt je software? Sommige boekhoudsoftware genereert standaard een CreditNote-document, andere een negatieve Invoice. Als je software maar een variant ondersteunt, is de keuze gemaakt.

Wat verwacht de ontvanger? Binnen Peppol worden beide varianten ondersteund door het BIS Billing 3.0-profiel. In de praktijk kunnen ontvangende systemen echter een voorkeur hebben. Bij twijfel is het CreditNote-document de veiligste keuze, omdat dit de meest expliciete variant is.

Welk Peppol-profiel gebruik je? Het standaard BIS Billing 3.0-profiel accepteert zowel het CreditNote-schema (381) als het Invoice-schema met negatieve bedragen (380). Niet alle profielen ondersteunen beide. Controleer dit als je een branchespecifiek profiel gebruikt.

Tip: bij eConnect kun je beide varianten insturen. Het platform herkent automatisch of het een CreditNote-document of een negatieve Invoice betreft, en verwerkt ze op dezelfde manier. Als de ontvanger een specifiek formaat verwacht, transformeert de PSB het document automatisch.

De twee varianten hanteren tegengestelde tekenconventies. Dit overzicht laat zien hoe dezelfde creditering (5 stuks van 25 euro) er in beide varianten uitziet:

Het cruciale verschil zit in de interpretatie. Bij een CreditNote is het omgekeerde teken impliciet: alle bedragen zijn positief, maar het documenttype maakt duidelijk dat het een creditering is. Bij een negatieve Invoice zijn de negatieve bedragen zelf de indicator.

De PriceAmount (de eenheidsprijs) is in beide varianten positief. Dit is vastgelegd in validatieregel BR-27. Bij de negatieve Invoice maak je het bedrag negatief via de hoeveelheid of via het LineExtensionAmount, niet via de prijs per stuk.

De UBL Ketentest van Onderzoeksbureau GBNED beschrijft uitsluitend de 380-variant (negatieve Invoice) voor creditnota's. Veel Nederlandse boekhoudpakketten die "UBL Ready" zijn gecertificeerd, genereren daarom standaard een negatieve Invoice. Peppol BIS 3.0 gebruikt daarentegen standaard het CreditNote-schema (381) met positieve bedragen.

Ontvangende software moet beide varianten ondersteunen. De PSB transformeert waar nodig automatisch tussen de twee schema's, zodat de ontvanger het document krijgt in het formaat dat zijn software verwacht.

Ongeacht welke variant je kiest, bevat een geldige creditnota altijd:

• Een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur via BillingReference / InvoiceDocumentReference
• De juiste TypeCode: 381 bij het CreditNote-schema, 380 bij de negatieve Invoice
• Correcte BTW-berekening (conform de originele factuur)
• Dezelfde valuta als de oorspronkelijke factuur

Een creditnota zonder verwijzing naar de oorspronkelijke factuur wordt door veel ontvangende systemen niet geaccepteerd. Die verwijzing is bovendien nodig voor de BTW-administratie: bij een controle moet herleidbaar zijn welke factuur is gecrediteerd.

Het is niet verplicht om een factuur in zijn geheel te crediteren. Je kunt ook een gedeeltelijke creditnota versturen die slechts een deel van de originele factuur corrigeert. Crediteer je bijvoorbeeld twee van de tien gefactureerde artikelen, dan bevat de creditnota alleen die twee regels met de bijbehorende bedragen.

Tip: als je via de PSB API facturen verstuurt, kun je bij het downloaden van een document via de parameter targetDocumentTypeId opgeven of je een CreditNote of Invoice-variant wilt ontvangen. De PSB kan on-the-fly transformeren tussen de twee varianten.

• Correctiefactuur (credit note) versturen
• De opbouw van een UBL-factuur
• Invoice Type Codes
• Self-billing: wanneer de koper de factuur maakt
• BTW-verlegd in e-facturen
• Factuur valideren