Bij self-billing (zelffacturering) stelt de koper de factuur op namens de leverancier. Dit komt voor wanneer de koper beter in staat is om de factuur samen te stellen dan de leverancier, bijvoorbeeld bij complexe inkoopprocessen of wanneer de leverancier geen factureringssysteem heeft. De PSB ondersteunt self-billing in twee varianten, elk met eigen kenmerken.

Dit is een apart Peppol-profiel, specifiek ontworpen voor zelffacturering. Het heeft een eigen CustomizationID, een eigen ProfileID en een eigen DocumentTypeId:

urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2::Invoice##urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:selfbilling:3.0::2.1

Bij deze variant gebruik je InvoiceTypeCode 389 voor een self-billing factuur of CreditNoteTypeCode 261 voor een self-billing creditnota. De leverancier moet apart geregistreerd zijn in de SMP voor het ontvangen van self-billing documenten. Dit gebeurt via de SMP-capability selfbilling, die op on moet staan.

De volledige document-type-identifiers voor BIS Self-Billing 3.0:

Let op: voor self-billing 3.0 moet de tegenpartij (leverancier) bij hun access point ook selfbilling op on hebben staan. Verifieer dit voor verzending via salesInvoice/QueryRecipientParty -- deze endpoint detecteert ook self-billing ontvangstcapaciteit, ondanks dat self-billed documenten technisch inkoopfacturen zijn.

Self-billing 3.0 is een standaard-ondersteund Peppol-profiel binnen de PSB en valt binnen het reguliere abonnement. De activatie van de SMP-capability bij de leverancier vereist geen maatwerk.

Kenmerken van deze variant:

• Eigen profiel met aparte validatieregels
• Leverancier moet expliciet geregistreerd zijn voor self-billing ontvangst
• Geschikt voor formele, gestandaardiseerde self-billing workflows

De tweede variant is eenvoudiger: je gebruikt het standaard NLCIUS-formaat en wijzigt alleen het InvoiceTypeCode naar 389 (of 261 voor een creditnota). Er is geen aanpassing nodig aan de CustomizationID of het ProfileID.

De PSB herkent automatisch aan het InvoiceTypeCode dat het om een self-billing factuur gaat en routeert het document naar de leverancier. Als de leverancier al is geregistreerd voor ontvangst van reguliere SI-UBL facturen, is geen extra registratie nodig.

Kenmerken van deze variant:

• Geen apart profiel nodig
• Geen extra SMP-registratie vereist
• Sneller te implementeren voor organisaties die al NLCIUS gebruiken

De keuze hangt af van je situatie:

In de praktijk wordt de NLCIUS-variant het meest gebruikt in Nederland, omdat deze eenvoudiger te implementeren is en geen extra SMP-configuratie vereist.

Wil een platformklant (platform.econnect.eu) self-billing-facturen ontvangen? Dat kan niet rechtstreeks op het platform. Via de PSB is een oplossing mogelijk door de Peppol-identifiers te splitsen.

Context

• Per Peppol-identifier geldt registratie bij één SMP tegelijk. Meerdere identifiers van dezelfde organisatie kunnen op verschillende diensten staan (platform versus PSB).
• Belgische klanten hebben vaak zowel 0208: (ondernemingsnummer, KBO) als 9925: (btw-nummer, 9925:BExxx) op het platform geregistreerd. Die registraties ontvangen grotendeels dezelfde documenttypes, wat deels dubbel is.
• In België is registratie met minimaal het ondernemingsnummer (0208) verplicht; 0208 eerst, daarna eventueel 9925.

Procedure

1. Schakel ontvangst op basis van het btw-nummer (9925) uit op het platform. Ontvangst van reguliere e-facturen blijft via het ondernemingsnummer (0208:xxx) op het platform.
2. Registreer het btw-nummer (9925:xxx) in de PSB uitsluitend voor self-billing-documenttypes (alleen self-billing-ontvangst op die identifier).
3. Stel in de PSB in dat documenten die op die registratie binnenkomen per e-mail naar het afgesproken klantadres gaan.
4. Partijen die self-billing willen sturen, sturen alleen naar 9925:BExxx (niet naar 0208).

Contract en kosten: deze opzet valt buiten het standaard platformcontract. Sales neemt dit apart op in het contract. Setup-kosten reversed billing op de PSB: 3 development-uren x € 145,00 per uur excl. btw per leverancier/verbinding.

Naast de technische PSB-afhandeling gelden specifieke regels voor self-billing facturen die via het platform of per e-mail worden ingestuurd:

Als koper (jij maakt de factuur namens de leverancier): stuur de factuur in als inkoopfactuur via <kvk>@inkoopfacturen.econnect.eu.

Als leverancier (een klant heeft de factuur voor jou gemaakt): stuur de factuur in als verkoopfactuur via <kvk>@verkoopfacturen.econnect.eu.

PDF-facturen: op PDF-versies van self-billing facturen is de tekst "Factuur uitgereikt door afnemer" verplicht. Dit is een wettelijke vereiste.

Let op: Stuur je een self-billing factuur naar het verkeerde e-mailadres (bijvoorbeeld een inkoopfactuur naar het verkoopfactuur-adres), dan wordt de factuur afgekeurd. Let goed op welk adres je gebruikt.

Tip: Stuur je een self-billing factuur in en krijg je de foutmelding "This is a self billing factuur"? Dan heb je waarschijnlijk het verkeerde e-mailadres gebruikt. Controleer of je als koper het inkoopfacturen-adres gebruikt en als leverancier het verkoopfacturen-adres.

De belangrijkste UBL-elementen voor een self-billing factuur:

UBL-aanlevering heeft de voorkeur boven PDF, omdat dit sneller en goedkoper is. Bij ongeldige UBL wordt de meegestuurde PDF als fallback opgepakt.

Self-billing komt veel voor bij:

• Grote inkooporganisaties die zelf de factuurdata genereren op basis van goederenontvangst
• Uitzendbranche waar de inlener facturen opstelt namens het uitzendbureau
• Agrarische sector waar de afnemer de factuur maakt op basis van geleverde hoeveelheden

De PSB routeert self-billing facturen automatisch naar de leverancier, ongeacht welke variant wordt gebruikt. De ontvanger ziet aan het InvoiceTypeCode (389) dat het om een self-billing factuur gaat.

Heb je vragen over de implementatie van self-billing? Neem contact op met support of bekijk de voorbeeldbestanden in de PSB-documentatie.

• Creditnota: twee varianten uitgelegd
• NLCIUS: de Nederlandse e-factuurstandaard
• DocumentType ID's en codelijsten
• BTW-verlegd: codes K en AE
• UBL-verwerking bij eConnect