Zelffacturering (reverse billing) via Peppol: twee varianten, UBL-vereisten en instuurregels bij eConnect.
Bij self-billing (zelffacturering) stelt de koper de factuur op namens de leverancier. Dit komt voor wanneer de koper beter in staat is om de factuur samen te stellen dan de leverancier, bijvoorbeeld bij complexe inkoopprocessen of wanneer de leverancier geen factureringssysteem heeft. De PSB ondersteunt self-billing in twee varianten, elk met eigen kenmerken.
Dit is een apart Peppol-profiel, specifiek ontworpen voor zelffacturering. Het heeft een eigen CustomizationID, een eigen ProfileID en een eigen DocumentTypeId:
urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2::Invoice##urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:selfbilling:3.0::2.1
Bij deze variant gebruik je InvoiceTypeCode 389 voor een self-billing factuur of CreditNoteTypeCode 261 voor een self-billing creditnota. De leverancier moet apart geregistreerd zijn in de SMP voor het ontvangen van self-billing documenten. Dit gebeurt via de SMP-capability selfbilling, die op on moet staan.
Kenmerken van deze variant:
De tweede variant is eenvoudiger: je gebruikt het standaard NLCIUS-formaat en wijzigt alleen het InvoiceTypeCode naar 389 (of 261 voor een creditnota). Er is geen aanpassing nodig aan de CustomizationID of het ProfileID.
De PSB herkent automatisch aan het InvoiceTypeCode dat het om een self-billing factuur gaat en routeert het document naar de leverancier. Als de leverancier al is geregistreerd voor ontvangst van reguliere SI-UBL facturen, is geen extra registratie nodig.
Kenmerken van deze variant:
De keuze hangt af van je situatie:
In de praktijk wordt de NLCIUS-variant het meest gebruikt in Nederland, omdat deze eenvoudiger te implementeren is en geen extra SMP-configuratie vereist.
Naast de technische PSB-afhandeling gelden specifieke regels voor self-billing facturen die via het platform of per e-mail worden ingestuurd:
Als koper (jij maakt de factuur namens de leverancier): stuur de factuur in als inkoopfactuur via <kvk>@inkoopfacturen.econnect.eu.
Als leverancier (een klant heeft de factuur voor jou gemaakt): stuur de factuur in als verkoopfactuur via <kvk>@verkoopfacturen.econnect.eu.
PDF-facturen: op PDF-versies van self-billing facturen is de tekst "Factuur uitgereikt door afnemer" verplicht. Dit is een wettelijke vereiste.
Let op: Stuur je een self-billing factuur naar het verkeerde e-mailadres (bijvoorbeeld een inkoopfactuur naar het verkoopfactuur-adres), dan wordt de factuur afgekeurd. Let goed op welk adres je gebruikt.
Tip: Stuur je een self-billing factuur in en krijg je de foutmelding "This is a self billing factuur"? Dan heb je waarschijnlijk het verkeerde e-mailadres gebruikt. Controleer of je als koper het inkoopfacturen-adres gebruikt en als leverancier het verkoopfacturen-adres.
De belangrijkste UBL-elementen voor een self-billing factuur:
cbc:InvoiceTypeCode389 (self-billing invoice)cbc:CreditNoteTypeCode261 (self-billed credit note, indien van toepassing)cbc:CustomizationIDUBL-aanlevering heeft de voorkeur boven PDF, omdat dit sneller en goedkoper is. Bij ongeldige UBL wordt de meegestuurde PDF als fallback opgepakt.
Self-billing komt veel voor bij:
De PSB routeert self-billing facturen automatisch naar de leverancier, ongeacht welke variant wordt gebruikt. De ontvanger ziet aan het InvoiceTypeCode (389) dat het om een self-billing factuur gaat.
De NLCIUS-variant (variant 2) is het eenvoudigst: je wijzigt alleen de InvoiceTypeCode naar 389 zonder aanpassingen aan CustomizationID of ProfileID. Er is geen extra SMP-registratie nodig. Deze variant wordt in Nederland het meest gebruikt.
Als koper (jij maakt de factuur namens de leverancier) gebruik je het inkoopfacturen-adres. Als leverancier (een klant heeft de factuur voor jou gemaakt) gebruik je het verkoopfacturen-adres. Een verkeerd adres leidt tot afwijzing van de factuur.
Op PDF-versies is de tekst "Factuur uitgereikt door afnemer" wettelijk verplicht. In de UBL-factuur wordt self-billing herkend aan InvoiceTypeCode 389. eConnect routeert self-billing facturen automatisch naar de leverancier.
Heb je vragen over de implementatie van self-billing? Neem contact op met support of bekijk de voorbeeldbestanden in de PSB-documentatie.
Verstuur je eerste e-factuur