Verzamelfacturen in UBL

Een verzamelfactuur bundelt meerdere leveringen, orders of prestaties op een enkele factuur. In plaats van per levering een aparte factuur te sturen, ontvang je er een die alles samenvat. Dit bespaart verwerkingstijd aan beide kanten en vermindert het aantal documenten in de administratie. In UBL is een verzamelfactuur technisch gezien een gewone factuur, maar de manier waarop je de regels en verwijzingen structureert verdient extra aandacht.

Hoe ziet een verzamelfactuur eruit in UBL?

Een verzamelfactuur is geen apart documenttype. Het is een reguliere UBL Invoice (InvoiceTypeCode 380) met meerdere factuurregels die elk verwijzen naar een andere order, levering of periode. Het verschil zit in de referenties.

Verwijzing op factuurniveau

Als alle regels bij dezelfde order horen, volstaat een enkele OrderReference op factuurniveau:

<cac:OrderReference>
  <cbc:ID>PO-2026-5500</cbc:ID>
</cac:OrderReference>

Verwijzingen per regel

Bij een echte verzamelfactuur (meerdere orders) zet je de orderverwijzing op elke factuurregel apart via het OrderLineReference-element:

<cac:InvoiceLine>
  <cbc:ID>1</cbc:ID>
  <cbc:InvoicedQuantity unitCode="EA">20</cbc:InvoicedQuantity>
  <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">500.00</cbc:LineExtensionAmount>
  <cac:OrderLineReference>
    <cbc:LineID>1</cbc:LineID>
    <cac:OrderReference>
      <cbc:ID>PO-2026-5500</cbc:ID>
    </cac:OrderReference>
  </cac:OrderLineReference>
  <cac:Item>
    <cbc:Name>Levering 1 maart</cbc:Name>
  </cac:Item>
  <cac:Price>
    <cbc:PriceAmount currencyID="EUR">25.00</cbc:PriceAmount>
  </cac:Price>
</cac:InvoiceLine>

<cac:InvoiceLine>
  <cbc:ID>2</cbc:ID>
  <cbc:InvoicedQuantity unitCode="EA">15</cbc:InvoicedQuantity>
  <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">375.00</cbc:LineExtensionAmount>
  <cac:OrderLineReference>
    <cbc:LineID>1</cbc:LineID>
    <cac:OrderReference>
      <cbc:ID>PO-2026-5501</cbc:ID>
    </cac:OrderReference>
  </cac:OrderLineReference>
  <cac:Item>
    <cbc:Name>Levering 15 maart</cbc:Name>
  </cac:Item>
  <cac:Price>
    <cbc:PriceAmount currencyID="EUR">25.00</cbc:PriceAmount>
  </cac:Price>
</cac:InvoiceLine>

Elke regel verwijst naar een ander inkoopordernummer (PO-2026-5500 en PO-2026-5501). De ontvanger kan zo per regel herleiden bij welke order de levering hoort.

Factureerperiode

Bij periodieke verzamelfacturen (bijvoorbeeld een maandfactuur voor alle leveringen in maart) is het nuttig om de factureerperiode op te nemen. Dit kan op factuurniveau:

<cac:InvoicePeriod>
  <cbc:StartDate>2026-03-01</cbc:StartDate>
  <cbc:EndDate>2026-03-31</cbc:EndDate>
</cac:InvoicePeriod>

Of per factuurregel, als de periodes per regel verschillen. Ontvangende systemen kunnen deze periodes gebruiken voor boeking in de juiste maand.

Aandachtspunten

Eén OrderReference per factuur. Peppol BIS Billing V3 staat maximaal één OrderReference op factuurniveau toe. Bij een verzamelfactuur met meerdere orders moet je de orderverwijzingen daarom per factuurregel opnemen via OrderLineReference, niet op factuurniveau. Gebruik je toch meerdere orders op factuurniveau? Dan moet je de factuur splitsen in meerdere losse facturen.

BTW-berekening. De BTW wordt per tarief berekend over alle regels samen, niet per regel. Bij een verzamelfactuur met veel regels is dit extra belangrijk: zorg dat alle regels de juiste BTW-categorie hebben en dat de totalen kloppen.

Maximale bestandsgrootte. Een verzamelfactuur met honderden regels kan een groot XML-bestand opleveren. Sommige ontvangende systemen hebben een limiet op de bestandsgrootte. Houd bij zeer grote facturen rekening met een maximale grootte van circa 10 MB (dit verschilt per ontvanger).

Leesbare regels. Geef elke factuurregel een duidelijke omschrijving. Bij een verzamelfactuur is het voor de ontvanger lastiger om te zien welke regel bij welke levering hoort. Een goed gevuld Item/Name-veld met bijvoorbeeld de leveringsdatum helpt enorm.

Aflevergegevens. Bij meerdere leveringen op verschillende adressen kun je per factuurregel een Delivery-element opnemen met de leveringsdatum en het afleveradres. Dit is optioneel maar maakt de factuur voor de ontvanger veel transparanter.

Tip: bij eConnect kun je verzamelfacturen net als reguliere facturen insturen via het platform, per e-mail of via de API. Het platform verwerkt facturen met honderden regels zonder problemen. Wel raden we aan om bij meer dan 500 regels contact op te nemen met support voor optimale verwerking.

Veelgestelde vragen

Kan ik meerdere orders op een factuur bundelen?

Ja, maar Peppol BIS Billing V3 staat slechts een OrderReference op factuurniveau toe. Bij meerdere orders moet je de orderverwijzingen per factuurregel opnemen via OrderLineReference. Elke regel verwijst dan naar het ordernummer waar die levering bij hoort.

Is er een maximaal aantal regels op een verzamelfactuur?

Er is geen hard maximum in de UBL-standaard, maar houd rekening met de bestandsgrootte. Bij zeer grote facturen (meer dan 500 regels) raden we aan contact op te nemen met support voor optimale verwerking. Sommige ontvangende systemen hanteren een limiet van circa 10 MB.

Hoe geef ik de leveringsperiode aan op een verzamelfactuur?

Gebruik het InvoicePeriod-element met StartDate en EndDate. Dit kan op factuurniveau (voor de hele factuur) of per factuurregel als de periodes per regel verschillen. Ontvangende systemen kunnen deze periodes gebruiken voor boeking in de juiste maand.

Open het platform

Gerelateerd