El Email Receiver (también conocido como Remitente de confianza) es una función de la plataforma eConnect que le permite recibir y procesar facturas por e-mail. Usted configura una dirección de e-mail o dominio de confianza, y las facturas enviadas desde esa dirección se procesan automáticamente.

Muchos paquetes de software utilizan el Email Receiver como método de conexión principal con eConnect. La plataforma genera una dirección de e-mail única por organización. Su software envía facturas como archivo adjunto a esa dirección y la plataforma las procesa, según el tipo de documento configurado.

Al crear un Email Receiver, la plataforma genera una dirección de e-mail única. Esta dirección la comparte con su proveedor de software o la introduce en su paquete. En cuanto su software envía una factura como adjunto a esa dirección, la plataforma procesa la factura automáticamente. Las facturas XML se procesan directamente; las facturas PDF se convierten al formato e-factura (UBL) mediante conversión IDR.

Qué procesamiento se realiza depende del tipo de documento que ha configurado: factura borrador, factura de venta o factura de compra.

Al crear un Email Receiver, elige un tipo de documento. Esto determina cómo se procesa la factura recibida.

La factura se prepara como borrador en la plataforma. Puede verificar la factura y enviarla manualmente al destinatario a través de Peppol. Si activa la opción envío automático XML (auto-send), las facturas XML válidas se envían automáticamente sin intervención manual.

La factura va directamente al archivo para procesamiento administrativo. Esto es adecuado para situaciones en las que la factura ya es definitiva y no necesita verificación adicional antes del archivado.

La factura se entrega como factura de compra al destinatario. Si la factura ya se entrega en UBL, se omite la conversión. Para facturas PDF, se realiza la conversión IDR al formato e-factura.

1. Inicie sesión en platform.econnect.eu.
2. Acceda a la aplicación Email Receiver (bajo Apps en el menú izquierdo).
3. Haga clic en Nuevo remitente (el botón naranja con el signo más).
4. Configure los siguientes campos:
   • Organización: seleccione la organización para la que desea procesar facturas.
   • Tipo de factura: elija Factura borrador, Factura de venta o Factura de compra.
   • Tipo de lista blanca: introduzca la dirección de e-mail o dominio del remitente autorizado. Se puede incluir en lista blanca un dominio o dirección de e-mail por Email Receiver.
   • Dirección de e-mail de contacto: la dirección a la que se envían las notificaciones de rechazo.
5. Haga clic en Guardar. La plataforma genera una dirección de e-mail única para esta conexión.
6. Active el remitente de confianza. Esto puede hacerse de dos maneras: cambie manualmente el estado a "Activo", o envíe una invitación al remitente. Con una invitación, el remitente recibe un e-mail con instrucciones sobre la dirección generada. En el primer uso, el Email Receiver se activa automáticamente.
7. Comunique la dirección de e-mail generada a su proveedor de software o introdúzcala en su paquete.

Si una organización necesita recibir facturas de varios dominios, cree una dirección Email Receiver independiente para cada dominio.

• Notificación de recepción: recibe un e-mail cuando una factura ha sido enviada y procesada.
• Requisito SSL/TLS: procesar solo e-mails enviados a través de una conexión segura.
• Envío automático XML (auto-send): las facturas XML válidas se envían automáticamente sin control manual. Requiere que SSL/TLS esté activado y que el XML sea válido.
• Tipos de documentos permitidos: determine si acepta solo e-facturas (XML), solo facturas digitales (PDF), o ambas.
• Reconocimiento del proveedor: defina en qué campo de e-mail se reconoce al proveedor. Por defecto es la dirección del remitente, pero en caso de alias o configuraciones de reenvío, puede elegir otro campo (por ejemplo Reply-To). La dirección reconocida también se transmite en el XML entregado a su sistema contable.
• Conversión para varias organizaciones: detección automática de la administración, para poder utilizar una sola dirección de e-mail para varias administraciones. Requiere una suscripción Professional.

Atención: una factura definitiva procedente de su software no puede modificarse en cuanto a deudor y líneas de facturación después de ser recibida como factura borrador en la plataforma eConnect. Verifique únicamente la factura y envíela a continuación.

Además del Email Receiver, eConnect ofrece también una Conexión rápida mediante el conector de correo electrónico. Se trata de una integración basada en claves de conexión que se configura rápidamente a través de la interfaz de Conexión rápida de la plataforma. Nota: aunque el nombre "conector de correo electrónico" sugiere envío por correo, funciona mediante claves de conexión, no mediante correos enviados.

Los siguientes paquetes están disponibles mediante Conexión rápida (conector de correo electrónico):

Además del conector estándar, existen variantes que transforman el documento recibido a un formato específico (siempre SI 2.0, siempre BIS v3, siempre SI 1.2 o siempre SALES005 Factura). La configuración es idéntica al conector estándar; eConnect gestiona la entrega en el formato elegido.

Como destinatario puede crear un conector de correo para que las facturas recibidas por eConnect se reenvían automáticamente a una dirección de correo especificada. Por defecto solo se incluye el XML. A solicitud, el soporte técnico puede configurar la inclusión del PDF. Es una alternativa adecuada para destinatarios aún no registrados en Peppol que desean obtener automáticamente los datos de facturación o el PDF.

Cuando se envían facturas por correo a destinatarios fuera de Peppol, se aplican dos mecanismos distintos:

El correo de notificación "Nueva factura recibida" (para destinatarios en la plataforma) no contiene ningún adjunto -- ni XML ni PDF; el documento permanece en la plataforma. El destinatario puede desactivar esta notificación desde su perfil de usuario (véase Notificaciones y alertas).

Los documentos en el correo de envío se configuran por cuenta de cliente a través de un agente de soporte. La elección determina qué documentos se incluyen al enviar:

• Solo XML
• Solo el PDF principal (si existe)
• XML y PDF principal (si existe un PDF)

Si la opción de inclusión del PDF conlleva costes adicionales, lo determina el equipo de ventas; consúltelo con el departamento comercial.

Alternativas recomendadas para destinatarios fuera de Peppol:

• Registro en Peppol del destinatario -- la ruta más sólida; las facturas se envían por Peppol en lugar de por correo.
• Cuenta en la plataforma -- el destinatario crea una cuenta y usa un conector de correo para reenviar automáticamente las facturas recibidas.

¿Desea saber qué métodos de integración están disponibles para su software? Consulte el resumen de métodos de integración.

• Resumen: ¿cómo conectar su software con eConnect?
• Crear claves de conexión en eConnect
• Autopilot: contabilizar automáticamente en su software