La cadena completa de purchase-to-pay vía Peppol. Desde la orden hasta la factura, estructurada y automatizada. Con e-ordering amplía la cadena de solo facturación al proceso completo de compras.
De la orden al pago, vía Peppol
E-ordering conecta el proceso de compras con el proceso de facturación. Las órdenes se envían de forma estructurada al proveedor, quien con un solo clic devuelve una factura. Sin reintroducción manual, sin errores, trazabilidad completa.
Con e-ordering, la organización compradora envía una orden de compra estructurada vía Peppol al proveedor. El proveedor recibe la orden en un formato legible y puede confirmarla, rechazarla o modificarla. Una vez confirmada la orden y realizada la entrega, el proveedor crea una factura basada en los datos de la orden.
La factura se concilia automáticamente con la orden original. eConnect verifica si el importe de la factura coincide con el valor de la orden, si el proveedor y el resumen de artículos son correctos y si las condiciones de pago son correctas. En caso de conciliación completa, la factura se procesa automáticamente. En caso de discrepancias, la factura se ofrece para revisión.
Una función especialmente potente es el order flip. Con esto, una orden de compra aprobada se convierte automáticamente en una factura, sin que el proveedor tenga que elaborar manualmente una factura. El proveedor solo necesita confirmar que la entrega se ha realizado conforme a la orden. La factura se genera automáticamente a partir de los datos de la orden.
Esto ahorra tiempo al proveedor y previene errores: la factura contiene exactamente los mismos datos que la orden, por lo que la conciliación en el lado de compras siempre se realiza con éxito. El order flip es especialmente valioso con altos volúmenes y pedidos recurrentes.
eConnect soporta el ciclo completo de documentos Peppol BIS para ordering. Esto incluye no solo la orden de compra y la factura, sino también la confirmación de orden (Order Response), el aviso de envío (Despatch Advice) y las notas de crédito. Cada tipo de documento se valida contra el esquema Peppol BIS.
La e-facturación se centra en el envío y recepción de facturas. El e-ordering abarca el proceso completo de purchase-to-pay: desde la orden de compra hasta la factura y el pago. Mientras la e-facturación comienza en la factura, el e-ordering comienza en la orden. La orden dirige todo el proceso: qué artículos se piden, a qué precio, con qué condiciones de entrega.
La ventaja del e-ordering es que la factura puede conciliarse automáticamente con la orden original. Eso elimina discusiones sobre precios y cantidades, acelera el proceso de aprobación y reduce la posibilidad de errores. Además, el order flip permite generar facturas automáticamente a partir de órdenes aprobadas, lo que ahorra tiempo al proveedor.
Con un order flip, una orden de compra aprobada se convierte automáticamente en una factura. El proceso comienza con la organización compradora que coloca una orden. El proveedor recibe la orden, confirma la entrega y ya no necesita elaborar una factura. La factura se genera automáticamente a partir de los datos de la orden, con exactamente los mismos artículos, precios y condiciones.
Esto tiene dos grandes ventajas. En primer lugar, el proveedor ahorra tiempo: no hay que elaborar una factura. En segundo lugar, la conciliación en el lado de compras está garantizada: la factura contiene por definición los mismos datos que la orden. El order flip es especialmente efectivo con altos volúmenes, pedidos recurrentes y situaciones en las que el proveedor no tiene software de facturación propio. El proveedor solo necesita confirmar a través del portal de eConnect que la entrega ha tenido lugar.
El e-ordering a través de eConnect funciona con cualquier sistema ERP que pueda generar órdenes de compra en un formato estructurado. La conexión se realiza a través de la eConnect REST API o mediante uno de los conectores de software disponibles. Los sistemas ERP más utilizados con los que se implementa e-ordering incluyen SAP, Microsoft Dynamics 365, Oracle y Unit4.
La integración técnica consiste en entregar órdenes en formato UBL a través de la API, o generar órdenes desde el conector ERP. eConnect se encarga de la validación, transformación y enrutamiento vía Peppol. Las confirmaciones de orden y facturas entrantes se devuelven automáticamente al sistema ERP.
El e-ordering es especialmente valioso para organizaciones con un alto volumen de compras, muchos pedidos recurrentes o una amplia base de proveedores. Los usuarios típicos son municipios y provincias (que implementan e-ordering vía Peppol como parte de su política de compras), hospitales e instituciones sanitarias, empresas de vivienda social (mantenimiento y renovación) y mayoristas con clientes fijos.
La inversión en e-ordering se recupera mediante menores costes de procesamiento por transacción, plazos más cortos y menos errores gracias a la conciliación automática. El umbral para comenzar es bajo: si ya envía o recibe e-facturas a través de eConnect, el e-ordering es una extensión lógica de la misma conexión.
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