Exact Online es una de las conexiones más utilizadas con eConnect. A través del Autopilot, las facturas se procesan y contabilizan automáticamente. La Digitale Brievenbus asegura que las facturas de compra estén directamente disponibles en Exact Online.

Asegúrese de tener lo siguiente preparado:

• Una cuenta eConnect activa con al menos una suscripción Basic
• Acceso de administrador a su entorno Exact Online
• Saldo de transacciones suficiente en su cuenta eConnect

1. Inicie sesión en platform.econnect.eu.
2. Acceda a su organización y abra la aplicación Autopilot.
3. Seleccione Exact Online como software.

4. Haga clic en Verbinden. Se le redirige a la página de inicio de sesión de Exact Online.
5. Inicie sesión con su cuenta Exact Online y autorice la conexión.

6. Seleccione la administración que desea conectar.

Después de la autorización, el Autopilot está directamente activo.

La Digitale Brievenbus es la funcionalidad de Exact Online que hace que las facturas de compra de fuentes externas (como eConnect) estén automáticamente disponibles. Active la Digitale Brievenbus en su entorno Exact Online:

1. En Exact Online, vaya a Instellingen > Digitale Brievenbus.
2. Active la Digitale Brievenbus para la administración deseada.

3. Asegúrese de que los derechos estén correctamente configurados. Necesita permisos suficientes para gestionar la Digitale Brievenbus.

Después de la conexión, puede enviar facturas de venta directamente desde Exact Online a través de Peppol:

1. Cree una factura de venta en Exact Online como de costumbre.
2. Al contabilizar, la factura se transmite automáticamente a eConnect.
3. eConnect envía la factura a través de Peppol al destinatario.
4. El estado de entrega es visible en su Bandeja de salida de eConnect.

Las facturas de compra recibidas a través de eConnect se colocan automáticamente en su administración Exact Online:

1. La factura llega a eConnect (a través de Peppol, correo electrónico o el Email Receiver).
2. El Autopilot envía la factura a la Digitale Brievenbus de Exact Online.
3. La factura aparece en su administración Exact Online, lista para su procesamiento.

Al conectar a través de la aplicación eConnect, se crea automáticamente un buzón digital en Exact Online. Si esto falla, verá uno de los siguientes mensajes de error.

Si el buzón no se ha creado automáticamente, puede hacerlo manualmente:

1. En Exact Online, vaya a Mijn Exact Online > Mijn relatiegegevens > Mijn digitale brievenbussen.
2. Haga clic en Toevoegen.
3. Introduzca la dirección de correo electrónico en el formato: <kvk-nummer>@facturen.econnect.eu (reemplace <kvk-nummer> por el número KVK de su organización).
4. Asegúrese de que esta dirección de correo electrónico también esté incluida en sus datos de contacto.

Consejo: el buzón puede tardar unos minutos en estar disponible después de su creación. Espere y vuelva a intentarlo si la conexión no funciona inmediatamente.

• Si anteriormente utilizaba otro método de conexión, desconéctelo primero antes de activar el Autopilot.
• El Autopilot funciona por administración. Si tiene varias administraciones, configure el Autopilot por separado para cada una.
• Después de la configuración, puede haber un breve retraso antes de que las primeras facturas sean visibles.

No todas las cuentas de Exact Online son adecuadas para la conexión con eConnect. Un usuario MijnKantoor está destinado a la colaboración entre clientes y su despacho contable a través de la plataforma Exact Online voor Accountancy. Estos usuarios tienen un modelo de acceso limitado: no tienen acceso a la API y, por lo tanto, no pueden crear conexiones con sistemas externos como el Autopilot.

Para una conexión exitosa con eConnect, siempre necesita un usuario completo de Exact Online con una licencia de pago y permisos completos. Si la autenticación falla o recibe un mensaje de error "Forbidden", verifique primero si su cuenta es una cuenta MijnKantoor. Si es así, su organización debe adquirir una licencia completa.

El usuario con el que crea la conexión Autopilot necesita permisos específicos en Exact Online. A continuación encontrará por pestaña los permisos mínimos requeridos.

Encontrará estos permisos en Exact Online a través de Stamgegevens > Gebruikers > Overzicht. Se recomienda crear un perfil de usuario o rol independiente con exactamente estos permisos y asignarlo al usuario que gestiona la conexión Autopilot.

Exact Online está disponible en diferentes tipos de paquetes, cada uno en tres variantes (Essentials, Plus y Professional). La conexión con eConnect funciona con todos los tipos de paquetes, pero la funcionalidad disponible en Exact Online varía según el tipo.

Exact Online aplica límites estrictos de API que pueden afectar a la conexión Autopilot, especialmente para administraciones más grandes o volúmenes de facturas elevados. La conexión Autopilot utiliza formato JSON (no XML). Tenga en cuenta que las llamadas XML cuentan como 50 llamadas API.

Si alcanza los límites de API, considere una actualización a un paquete Premium o contacte con Exact Online. Los límites son ajustados periódicamente por Exact.

La conexión avanzada con Exact Online permite contabilizaciones automáticas a través del Autopilot. Para ello necesita un usuario completo de Exact Online (no una cuenta MijnKantoor) con los permisos mínimos descritos anteriormente.

1. Acceda a Autopilot en el menú y haga clic en Nieuwe verbinding.
2. Seleccione la organización con la que desea establecer la conexión.
3. Elija el logo de Exact Online.
4. Haga clic en Open para conectarse a Exact Online en una ventana separada.
5. Inicie sesión en Exact Online con el usuario que tiene acceso a la administración (nombre de usuario, contraseña y, en su caso, un código de verificación).
6. Tras una autenticación exitosa, puede cerrar la ventana de Exact. La autenticación ha finalizado, pero la conexión aún no está configurada.
7. De vuelta en la plataforma: haga clic en el botón verde para configurar la conexión.
8. En el flujo del Autopilot, seleccione la opción Automatische boeking.
9. Abra la sección Administratie y seleccione la administración deseada en el menú desplegable.
10. Abra la sección Documenttypes y verifique que los tipos de documentos deseados estén marcados.
11. Abra la sección Boekingsschema y seleccione el esquema de contabilización deseado.
12. Haga clic en el botón verde para guardar la conexión, finalizar la configuración e iniciar el procesamiento automático.

¿La autenticación falla? Verifique entonces si el usuario es un usuario completo de Exact Online y si los permisos mínimos están correctamente configurados.

¿Desea saber más sobre las propuestas de contabilización automáticas? Descubra cómo funciona el Autopilot.

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