FA_VAT: het Poolse e-factuurformaat voor het KSeF-systeem, verplicht voor binnenlandse B2B-facturatie in Polen.
FA_VAT is het verplichte e-factuurformaat voor het Poolse KSeF-systeem (Krajowy System e-Faktur). In tegenstelling tot formaten als NLCIUS of XRechnung is FA_VAT geen variant van de Europese norm EN 16931, maar een volledig eigen XML-schema dat is ontwikkeld door het Poolse Ministerie van Financiën.
FA_VAT (Faktura VAT) is de XML-structuur die elke factuur moet hebben om door KSeF geaccepteerd te worden. Het schema definieert alle verplichte en optionele velden voor Poolse BTW-facturen, inclusief correctieve facturen en credit-/debetnota's.
Het KSeF-systeem werkt als pre-clearance model: elke factuur wordt eerst naar de belastingdienst gestuurd, gevalideerd en voorzien van een uniek referentienummer voordat de ontvanger hem kan ophalen.
econnect-docid::http://crd.gov.pl/wzor/2025/06/25/13775::Faktura##ksef::3.0
Het proces verloopt in vier stappen:
Het KSeF-referentienummer is een bewijs dat de factuur door de belastingdienst is geregistreerd en moet worden opgeslagen in het ERP-systeem van de verzender.
Tip: er geldt een offline-modus voor situaties waarin KSeF tijdelijk niet beschikbaar is. Facturen mogen dan offline worden aangemaakt en uiterlijk de volgende werkdag worden geüpload.
Voor grensoverschrijdende facturen (bijv. Nederland naar Polen) wordt Peppol BIS Billing V3 gebruikt, niet FA_VAT.
De KSeF-verplichting geldt gefaseerd:
Alle BTW-plichtigen in Polen moeten vanaf 1 februari 2026 KSeF-facturen kunnen ontvangen.
eConnect ondersteunt FA_VAT volledig. Als je een factuur verstuurt naar een Poolse ontvanger via KSeF, transformeert de PSB je UBL-factuur automatisch naar FA_VAT XML (schema FA(3)). Lever je al in FA_VAT-formaat aan, dan wordt dit direct doorgestuurd. Na clearance ontvang je het KSeF-referentienummer terug via de webhook.
Nee. Als je via eConnect factureert naar een Poolse ontvanger, transformeert de PSB je UBL-factuur automatisch naar FA_VAT XML. Je hoeft het Poolse formaat niet zelf aan te maken. Na clearance ontvang je het KSeF-referentienummer terug via de webhook.
Nee, FA_VAT is een eigen Pools schema dat los staat van EN 16931. Voor grensoverschrijdende facturen wordt Peppol BIS Billing V3 gebruikt. Binnenlandse Poolse facturen gaan via het KSeF-systeem in FA_VAT-formaat. eConnect regelt de conversie automatisch.
Er geldt een offline-modus: facturen mogen dan offline worden aangemaakt en moeten uiterlijk de volgende werkdag worden geüpload naar KSeF. Het KSeF-referentienummer wordt na succesvolle upload alsnog toegekend.
Bekijk voorbeeldbestanden