Nee, als buitenlands bedrijf zonder Poolse vestiging of BTW-registratie hoef je niet via KSeF te factureren. Je kunt facturen aan Poolse ontvangers versturen via het Peppol-netwerk (de PEF-route). eConnect routeert automatisch op basis van de identifier van de ontvanger. KSeF is verplicht voor binnenlandse Poolse B2B-transacties, niet voor grensoverschrijdende facturen. Heb je wel een Poolse vestiging of een Pools BTW-nummer (NIP)? Dan ben je wél verplicht om via KSeF te factureren voor je binnenlandse Poolse facturen. eConnect biedt een bewezen KSeF-integratie in productie en begeleidt het volledige onboardingproces, inclusief certificaatinstelling en batchverwerkingsconfiguratie.

Als een factuur niet voldoet aan het verplichte FA_VAT XML-schema (FA(3)), weigert KSeF de factuur en krijg je een foutmelding terug. De factuur is dan niet geldig en heeft geen KSeF-referentienummer. De meest voorkomende oorzaken zijn ontbrekende verplichte velden, een onjuist XML-schema of een ongeldig certificaat. eConnect valideert facturen vooraf tegen het FA_VAT-schema, waardoor de meeste fouten worden afgevangen voordat de factuur naar KSeF wordt gestuurd. Als er toch een afwijzing optreedt, wordt de foutmelding teruggekoppeld naar je ERP-systeem zodat je de factuur kunt corrigeren en opnieuw kunt indienen. Tot eind 2026 worden er geen boetes opgelegd voor KSeF-gerelateerde fouten.

KSeF (Krajowy System e-Faktur) is het nationale Poolse clearance-platform: facturen worden eerst geüpload naar de belastingdienst, gecontroleerd en voorzien van een referentienummer, en pas daarna beschikbaar gesteld aan de ontvanger. PEF (Platforma e-Faktur) is de Peppol-route in Polen, beheerd door OpenPeppol via het Poolse ministerie MRiT als Peppol Authority. Beide systemen bestaan naast elkaar. Voor binnenlandse Poolse B2B-facturen is KSeF de verplichte route. Voor grensoverschrijdende facturen (bijvoorbeeld van Nederland naar Polen) kun je PEF/Peppol gebruiken. Het grote verschil is het format: KSeF vereist FA_VAT XML, terwijl PEF werkt met Peppol BIS 3.0. eConnect ondersteunt beide routes en kiest automatisch de juiste op basis van de ontvanger.

Alleen als je via KSeF factureert, dus als je een Pools BTW-nummer (NIP) hebt en binnenlandse Poolse facturen verstuurt. Je hebt dan twee sets certificaatbestanden nodig (elk bestaande uit een .key- en een .crt-bestand): een set voor online gebruik en een set voor de Offline24-modus. Deze certificaten worden uitgegeven door de Poolse belastingdienst. eConnect begeleidt het aanvraagproces en configureert de certificaten in het platform. Lever certificaatbestanden nooit aan via reguliere e-mail, omdat Outlook .key- en .crt-bestanden blokkeert. Gebruik een beveiligd kanaal zoals het eConnect-platform of een versleutelde bestandsuitwisseling.

De Offline24-modus is een voorziening voor situaties waarin geen stabiele internetverbinding beschikbaar is. Facturen mogen dan offline worden opgesteld en uiterlijk de volgende werkdag worden geüpload naar KSeF. Offline facturen krijgen een UPO-PDF met een Offline QR-code als tijdelijk bewijs van de transactie. Zodra de factuur alsnog wordt geüpload, kent KSeF een definitief referentienummer toe. Deze modus is bedoeld als noodoplossing, niet als standaard werkwijze. eConnect ondersteunt de Offline24-modus via batchverwerking: facturen worden verzameld en op een instelbaar interval naar KSeF gestuurd.