Verplichte velden op een factuur volgens de Belastingdienst en hoe de Europese norm EN 16931 daarop aansluit.
Elke factuur, of het nu een papieren, PDF- of e-factuur betreft, moet aan wettelijke vereisten voldoen. Voor e-facturen komen daar de technische vereisten van EN 16931 bovenop. Dit artikel beschrijft beide.
De Belastingdienst schrijft voor welke gegevens op een factuur moeten staan. Deze vereisten gelden ongeacht het formaat:
De factuur moet uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand van levering zijn verstuurd.
Voor facturen tot € 100 (inclusief BTW) of voor wijzigingen op een eerder verzonden factuur gelden vereenvoudigde regels: je hoeft minder gegevens te vermelden.
De Belastingdienst staat toe dat de afnemer de factuur opmaakt in plaats van de leverancier (self-billing). Voorwaarden: er is een voorafgaande overeenkomst, de factuur vermeldt "factuur uitgereikt door afnemer", en de leverancier blijft verantwoordelijk voor btw-afdracht en juistheid. De factuur staat op naam van de leverancier, niet op naam van de afnemer.
Bij internationale leveringen kunnen aanvullende gegevens nodig zijn, zoals het BTW-nummer van de afnemer bij intracommunautaire leveringen.
Je bepaalt zelf of je facturen op papier of digitaal verstuurt. Voor digitale facturen gelden twee aanvullende voorwaarden:
De Belastingdienst schrijft niet voor hoe je dit waarborgt. In de praktijk bieden een digitale handtekening, EDI, een betrouwbare audit trail of het Peppol-netwerk voldoende zekerheid. E-facturen via Peppol voldoen hier automatisch aan: het Peppol-netwerk waarborgt de herkomst (via gecertificeerde Access Points), de inhoud (via gevalideerde UBL/XML-structuren) en de leesbaarheid (via open standaarden).
Let op: het instemmingsvereiste vervalt per 1 juli 2030 op grond van de Europese ViDA-regelgeving. Vanaf dat moment mag je digitale facturen versturen zonder voorafgaand akkoord van de ontvanger.
Meer over het bewaren van digitale facturen lees je bij Bewaarplicht en archivering.
De Europese norm EN 16931 definieert het semantische model voor e-facturen. Het beschrijft welke informatie-elementen een e-factuur moet bevatten en hoe ze zich tot elkaar verhouden. De norm onderscheidt verplichte, conditioneel verplichte en optionele elementen.
De kern van EN 16931 sluit nauw aan bij de Nederlandse wettelijke vereisten, maar voegt structuur toe. Waar de Belastingdienst "naam en adres leverancier" eist, specificeert EN 16931 exact in welke aparte velden (juridische naam, handelsnaam, adresregels, postcode, plaats, land) deze informatie moet worden opgenomen.
Meer over hoe EN 16931 zich verhoudt tot UBL, BIS Billing en NLCIUS lees je in Van semantiek tot syntax.
EN 16931 gebruikt gestandaardiseerde codes voor BTW-categorieën (UNCL5305):
Meer over het verschil tussen K en AE lees je in BTW-verlegd.
De Belastingdienst vereist onder meer de naam en het adres van leverancier en afnemer, BTW-identificatienummer, KvK-nummer, factuurdatum, een uniek factuurnummer, omschrijving van de geleverde goederen of diensten, leverdatum, bedrag exclusief BTW, BTW-tarief en BTW-bedrag. Bij meerdere BTW-tarieven moeten de bedragen per tarief apart worden vermeld.
Een e-factuur is een gestructureerd digitaal document (zoals UBL of Peppol BIS) dat machineleesbaar is, in tegenstelling tot een PDF of papieren factuur. Voor e-facturen gelden dezelfde wettelijke inhoudsvereisten als voor papieren facturen, aangevuld met de technische vereisten van de EN 16931-norm. Via Peppol worden echtheid, integriteit en leesbaarheid automatisch gewaarborgd.
Op dit moment is instemming van de ontvanger nog vereist voor digitale facturen. Dit vereiste vervalt echter per 1 juli 2030 op grond van de Europese ViDA-regelgeving. Vanaf dat moment mag je e-facturen versturen zonder voorafgaand akkoord van de ontvanger.
Vraag advies aan