E-facturen versturen aan het UWV via eConnect: twee geldstromen, factuureisen, foutcodes en de Order flip.
Het UWV is een van de grootste e-factuurontvangers in Nederland en stelt specifieke eisen aan de inhoud en structuur van facturen. Via eConnect kun je facturen aan het UWV versturen via Peppol, maar het is belangrijk om de juiste geldstroom, het juiste OINO-nummer en de verplichte velden te kennen. Dit artikel legt alles stap voor stap uit.
Het UWV onderscheidt twee geldstromen die elk een eigen OINO-nummer (Organisatie-identificatienummer Overheid) en eigen factuureisen hebben:
0000000419177124900000000004172892677000Let op: het OINO is altijd 20 cijfers lang, inclusief de voorloopnullen. Laat je geen nullen weg, dan wordt de factuur niet afgeleverd.
Gebruik bij het opstellen van de factuur het OINO van de juiste geldstroom. Als je niet zeker weet bij welke geldstroom je factuur hoort, vraag dit dan na bij je contactpersoon bij het UWV.
De Grote Geldstroom heeft de meest uitgebreide eisen. Je factuur moet voldoen aan de volgende vereisten:
Verplichte velden op documentniveau:
Verplichte velden per factuurregel:
Tip: de productcodes vind je terug in de inkooporder die je van het UWV hebt ontvangen. Neem deze exact over, want afwijkende codes leiden tot afkeuring.
De Kleine Geldstroom heeft iets andere eisen:
Verplichte velden op documentniveau:
Verplichte velden per factuurregel:
Controleer het totaalbedrag: het totaalbedrag van je factuur mag niet hoger zijn dan het bedrag op de bijbehorende inkooporder. Een hoger bedrag leidt tot automatische afkeuring.
Het UWV hanteert verschillende postadressen per geldstroom. Hoewel dit bij Peppol-verzending niet relevant is (de factuur wordt elektronisch afgeleverd), is het goed om het juiste adres op de factuur te vermelden:
Als je van het UWV een inkooporder ontvangt via Peppol, kun je deze in het eConnect-platform met een paar klikken omzetten naar een factuur. Dit heet de Order flip. Het platform neemt automatisch de ordergegevens over (ordernummer, regels, productcodes, bedragen), zodat je alleen nog hoeft te controleren en te verzenden.
De Order flip voorkomt typefouten en zorgt ervoor dat je factuur direct aan alle UWV-eisen voldoet, omdat de verplichte velden automatisch worden overgenomen uit de inkooporder.
Moet je een factuur corrigeren? Het UWV accepteert alleen volledige creditering: crediteer het volledige oorspronkelijke bedrag en maak daarna een nieuwe factuur aan met het correcte bedrag. De creditfactuur moet een nieuw, uniek factuurnummer hebben.
Voordat je voor het eerst aan het UWV kunt factureren, moet je je als leverancier registreren. Dit doe je via het eConnect-platform door je organisatie te activeren en een factuur te sturen naar het juiste OINO-nummer. Het UWV herkent je als nieuwe leverancier zodra de eerste factuur binnenkomt.
Als je al een contract hebt met het UWV en een inkooporder hebt ontvangen, kun je direct factureren via Peppol. Er is geen aparte registratiestap nodig bij eConnect, de Peppol-registratie verloopt automatisch bij het activeren van je organisatie.
Als je factuur niet aan de eisen voldoet, ontvang je een foutmelding met een UWV-specifieke foutcode. Het UWV hanteert eigen validatieregels bovenop de standaard Peppol/NLCIUS-validatie.
Tip: ontvang je een foutcode die hier niet bij staat? Neem contact op met [email protected], dan helpen we je verder.
De factuur wordt via Peppol afgeleverd bij het UWV. Je kunt de status volgen in je Postvak UIT.
Het UWV heeft twee OINO-nummers: 00000004191771249000 voor de Grote Geldstroom (re-integratie, scholing, voorzieningen) en 00000004172892677000 voor de Kleine Geldstroom (bedrijfsvoering). Kies het OINO van de geldstroom die bij je factuur hoort. Het OINO is altijd 20 cijfers lang, inclusief voorloopnullen.
Controleer de foutcode aan de hand van de tabel in dit artikel. De meeste fouten ontstaan doordat verplichte velden ontbreken, zoals het inkoopordernummer, productcodes, KvK-nummer of IBAN. Corrigeer de ontbrekende gegevens en verstuur de factuur opnieuw. Bij een foutcode die niet in de lijst staat, neem je contact op met [email protected].
Als je van het UWV een inkooporder ontvangt via Peppol, kun je deze in het eConnect-platform met een paar klikken omzetten naar een factuur. Het platform neemt automatisch de ordergegevens over (ordernummer, regels, productcodes, bedragen), waardoor je factuur direct aan alle UWV-eisen voldoet.
Wil je weten hoe e-orders van het UWV werken? Lees meer over e-orders ontvangen via Peppol.
Ontdek hoe eConnect helpt