XRechnung, ZUGFeRD en de Duitse e-Rechnungspflicht: deadlines, formaten en wat je moet weten.
Duitsland voert stapsgewijs verplichte B2B e-facturatie in. Sinds 1 januari 2025 moeten alle Duitse bedrijven e-facturen kunnen ontvangen, en vanaf 2027 wordt ook het versturen stapsgewijs verplicht. Als je factureert aan Duitse klanten of een Duitse vestiging hebt, is het belangrijk om te weten welke formats worden verwacht en wanneer je moet voldoen. eConnect biedt deze route via internationaal factureren.
De verplichting vloeit voort uit het Wachstumschancengesetz (Groeikansenwet) en wordt gefaseerd ingevoerd:
Tot 31 december 2026 geldt een overgangsperiode: papieren facturen en niet-conforme formats (zoals gewone PDF's) zijn nog toegestaan als de ontvanger daar expliciet mee instemt.
Let op: een gewone PDF geldt in Duitsland niet meer als e-factuur. Alleen gestructureerde formats die machinaal verwerkbaar zijn en voldoen aan EN 16931 worden geaccepteerd.
Duitsland erkent twee hoofdformats:
XRechnung is de Duitse CIUS (Core Invoice Usage Specification) van de Europese norm EN 16931. Het is een puur gestructureerd XML-format zonder PDF-component. XRechnung is verplicht voor facturen aan de Duitse overheid (B2G) en wordt breed geaccepteerd voor B2B.
XRechnung is beschikbaar als UBL- en als CII-variant. De PSB van eConnect ondersteunt beide en transformeert automatisch.
ZUGFeRD (vanaf versie 2.x identiek aan Factur-X) is een hybride format: een PDF/A-3 document met daarin een ingesloten CII XML-bestand. Zo krijgt de ontvanger zowel een visueel leesbare PDF als machinaal verwerkbare factuurdata.
ZUGFeRD kent meerdere profielen die variëren in de hoeveelheid gestructureerde data:
Tip: voor de Duitse e-Rechnungspflicht moet je minimaal het profiel EN 16931 (Comfort) of hoger gebruiken. De lagere profielen bevatten onvoldoende data om als volwaardige e-factuur te gelden.
Bij het factureren aan de Duitse overheid (B2G) is een Leitweg-ID verplicht. Dit is een routeringsnummer dat bepaalt bij welke overheidsinstantie de factuur terechtkomt. De Leitweg-ID wordt op Peppol geregistreerd onder EAS-code 0204.
Je kunt de Leitweg-ID van een overheidsinstantie opvragen bij de opdrachtgevende instantie of via het Duitse e-Rechnungsportal.
Niet alle transacties vallen onder de e-Rechnungspflicht:
Duitse bedrijven moeten e-facturen opslaan conform de GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern). Dit houdt onder meer in:
eConnect biedt technisch de juiste bouwstenen voor GoBD-conforme archivering: onveranderlijke documentopslag, audit trail en langetermijnretentie. Het platform is gecertificeerd voor ISO 27001 en ISAE 3402 Type 2. eConnect heeft geen apart GoBD-positioneringsdocument; de certificeringen en technische eigenschappen vormen de basis voor GoBD-positionering. De formele GoBD-compliance documentatie wordt momenteel nader onderzocht.
eConnect maakt het factureren naar en vanuit Duitsland eenvoudig:
Nee, sinds 1 januari 2025 geldt een gewone PDF in Duitsland niet meer als e-factuur. Alleen gestructureerde formats die machinaal verwerkbaar zijn en voldoen aan de Europese norm EN 16931 worden geaccepteerd. Dat betekent XRechnung (puur XML) of ZUGFeRD/Factur-X met minimaal het profiel EN 16931 (Comfort). Tot 31 december 2026 geldt een overgangsperiode: papieren facturen en niet-conforme formats zijn nog toegestaan als de ontvanger daar expliciet mee instemt. Vanaf 1 januari 2027 (grote bedrijven) en 1 januari 2028 (alle bedrijven) vervalt deze overgangsregeling en moet elke B2B-factuur als gestructureerde e-factuur worden verstuurd.
XRechnung is een puur gestructureerd XML-formaat zonder visuele component: het bevat alleen machinaal leesbare factuurdata. Het is verplicht voor facturen aan de Duitse overheid (B2G). ZUGFeRD (vanaf versie 2.x identiek aan Factur-X) is een hybride format: een PDF/A-3 document met een ingesloten CII XML-bestand. De ontvanger krijgt zowel een visueel leesbare PDF als machinaal verwerkbare data. Beide formats voldoen aan EN 16931 en zijn geschikt voor de e-Rechnungspflicht, mits je bij ZUGFeRD minimaal het profiel EN 16931 (Comfort) gebruikt. eConnect ondersteunt beide formats en transformeert automatisch naar het format dat de ontvanger verwacht.
Nee, de Leitweg-ID is alleen vereist bij facturatie aan de Duitse overheid (B2G). Het is een routeringsnummer dat bepaalt bij welke overheidsinstantie de factuur terechtkomt, geregistreerd op Peppol onder EAS-code 0204. Voor B2B-facturen aan Duitse bedrijven gebruik je het Duitse BTW-nummer als identifier. eConnect herkent automatisch of een ontvanger een overheidsorganisatie is (op basis van de Leitweg-ID) of een bedrijf, en kiest de juiste routering. De Leitweg-ID van een overheidsinstantie kun je opvragen bij de opdrachtgevende instantie of via het Duitse e-Rechnungsportal.
Voor de Duitse e-Rechnungspflicht moet je minimaal het profiel EN 16931 (Comfort) of hoger gebruiken. De lagere profielen (Minimum, Basic WL, Basic) bevatten onvoldoende gestructureerde data om als volwaardige e-factuur te gelden onder de nieuwe regelgeving. Het profiel Extended voegt extra velden toe bovenop EN 16931 en is ook geschikt. eConnect genereert standaard het juiste profiel en transformeert automatisch naar XRechnung of ZUGFeRD, afhankelijk van wat de ontvanger verwacht. Je hoeft hier als gebruiker niet zelf over na te denken.
Als je factureert aan Duitse klanten, moet je een e-factuur versturen die voldoet aan EN 16931. Dat kan XRechnung zijn, maar ook Peppol BIS Billing 3.0 of ZUGFeRD met het juiste profiel. Alle drie voldoen aan dezelfde Europese norm. eConnect handelt dit automatisch af: de PSB converteert je factuur naar het format dat de ontvanger verwacht, op basis van diens Peppol-registratie. Als de ontvanger XRechnung verwacht, transformeert eConnect je factuur automatisch. Als de ontvanger ZUGFeRD accepteert, wordt dat format gebruikt. Je hoeft zelf geen format te kiezen of te configureren.
Wil je weten hoe je kunt voldoen aan de Duitse e-Rechnungspflicht? Neem contact op met ons team.
Ontdek hoe eConnect helpt