Hoe de ontvanger automatisch de factuurstatus terugkoppelt: ontvangen, goedgekeurd, betaald.
Statusberichten vormen het mechanisme waarmee de ontvanger van een factuur automatisch de verwerkingsstatus terugkoppelt aan de verzender. Via het Peppol-netwerk ontvangt de leverancier een statusbericht (Invoice Response) dat aangeeft of de factuur is ontvangen, in verwerking is, goedgekeurd of betaald. eConnect ondersteunt statusberichten al sinds 2015 en rekent ze niet apart af binnen de documentprijs.
Het principe is eenvoudig: na het ontvangen van een e-factuur stuurt de ontvangende organisatie een Invoice Response terug naar de verzender. Dit bericht bevat een statuscode die aangeeft in welke fase van verwerking de factuur zich bevindt.
Het Invoice Response-bericht loopt via hetzelfde Peppol-netwerk als de originele factuur, maar dan in omgekeerde richting. De verzender ontvangt het bericht automatisch in zijn eConnect-omgeving en ziet de status bij de betreffende factuur verschijnen.
Tip: om Invoice Response-berichten te kunnen ontvangen als verzender, moet je organisatie zijn geregistreerd voor het ontvangen van Invoice Responses. Dit vereist een SMP-configuratie met de capability
invoiceResponseopon.
Elke Invoice Response bevat een statuscode die de fase van verwerking aangeeft. De statussen vormen een logische volgorde, van eerste ontvangst tot volledige betaling.
De statuscodes RE (Rejected) en PD (Fully Paid) zijn eindstatussen: na deze status volgen geen verdere updates meer. De overige statussen kunnen elkaar opvolgen naarmate de verwerking vordert.
Het volgende diagram toont hoe de statussen elkaar opvolgen, van eerste ontvangst tot de eindstatussen.
Bij bepaalde statussen (vooral UQ en RE) kan de ontvanger een reden meegeven die aangeeft waarom de factuur wordt tegengehouden of afgewezen.
Naast de reden kan de ontvanger ook aangeven welke actie hij van de leverancier verwacht:
Wanneer een ontvanger een Invoice Response stuurt, verschijnt de status bij de betreffende factuur in je eConnect-omgeving. De statuswijziging wordt normaal gesproken binnen drie dagen na aanpassing door de ontvanger gecommuniceerd.
Je ontvangt de statusberichten automatisch, mits:
Niet alle ontvangers ondersteunen statusberichten. Het is een functionaliteit die steeds breder wordt geadopteerd, maar op dit moment nog niet universeel is.
Naast Invoice Response bestaat er ook Message Level Status (MLS). Het verschil is belangrijk:
Beide berichttypen vullen elkaar aan. MLS vertelt je of de factuur technisch is aangekomen, Invoice Response vertelt je wat de ontvanger ermee doet.
De PSB publiceert MLS-statusinformatie via twee webhook-topics. Bij een ontvangen MLS (van de tegenpartij of het andere Access Point) krijg je een MessageLevelStatusReceived-event. Zodra de PSB namens jou als ontvangende SP zelf een MLS uitstuurt naar de verzendende SP, volgt het topic MessageLevelStatusSent. Dit is bruikbaar voor monitoring van zelf-uitgegeven MLS-responses. Beide payloads bevatten de gebruikte statusCode, een description, het refToDocumentId van het oorspronkelijke document en het documentId van het MLS-bericht zelf.
Bij een handmatige MLS-afwijzing kan per fout een specifieke reden worden meegestuurd. De PSB accepteert in dat geval een lines-array met per regel een statusReasonCode en aanvullende beschrijving. Veelgebruikte codes zijn FD (failure of delivery, document permanent niet doorstuurbaar), SV (XML-schema-validatiefout), BV (business rule violation, fatale Schematron-fout) en BW (business rule warning, alleen samen met fatale fouten). Deze regels mappen één-op-één op de Status Reason Codes in de UBL ApplicationResponse die over Peppol wordt verstuurd, zodat de afzender precies kan zien welke fout op welke locatie is opgetreden.
Niet alle ontvangers ondersteunen Invoice Response-berichten. Het is een functionaliteit die steeds breder wordt geadopteerd, maar nog niet universeel is. Je kunt dan geen verwerkingsstatus inzien voor die specifieke factuur.
Invoice Response is een business-level bericht dat de inhoudelijke verwerkingsstatus aangeeft (goedgekeurd, afgewezen, betaald). MLS (Message Level Status) is een transport-level bericht dat bevestigt of het document technisch is afgeleverd bij de ontvanger. Beide vullen elkaar aan.
Om Invoice Response-berichten te ontvangen als verzender, moet je organisatie zijn geregistreerd voor het ontvangen van Invoice Responses. Dit vereist een SMP-configuratie met de capability "invoiceResponse" op "on". Neem contact op met support voor hulp bij het configureren.
Wil je statusberichten inschakelen voor je organisatie? Neem contact op met support voor hulp bij het configureren van de Invoice Response-capability.
Meer weten over Peppol?