De SETU-standaard (Stichting Elektronische Transacties Uitzendbranche) maakt het mogelijk om gewerkte uren en onkosten van uitzendkrachten gestructureerd en elektronisch uit te wisselen. Sinds juni 2024 zijn de SETU-berichten beschikbaar op het Peppol-netwerk, waardoor uitzendbureaus, inleners en onderaannemers timesheets kunnen uitwisselen via dezelfde infrastructuur die al wordt gebruikt voor e-facturen en e-orders. eConnect ondersteunt het SETU-formaat als gecertificeerd Peppol Access Point en biedt een end-to-end oplossing voor de uitzendbranche en flexmarkt.

SETU staat voor Stichting Elektronische Transacties Uitzendbranche. De stichting ontwikkelt en beheert standaarden voor de elektronische gegevensuitwisseling in de personeels- en uitzendbranche. De standaarden beschrijven wanneer en welke informatie wordt uitgewisseld in het inhuurproces, van vacature en selectie tot urenverantwoording en facturering.

De SETU-standaarden zijn oorspronkelijk gebaseerd op HR-XML, een internationaal XML-schema voor HR-gerelateerde gegevensuitwisseling. Met versie 2.0 is de standaard gemoderniseerd en voorbereid op internationaal gebruik via het Peppol-netwerk.

De standaard is uitsluitend bedoeld voor de uitzendsector en gerelateerde inhuurprocessen. Het is geen generieke standaard voor tijdregistratie buiten dit domein.

Het kernbericht in de SETU-standaard is de Timecard (ook wel e-timecard of digitaal timesheet genoemd). Een e-timecard bevat alle informatie die nodig is om gewerkte uren en gemaakte onkosten gestructureerd door te geven van inlener naar uitzendbureau.

De uren worden doorgaans wekelijks geregistreerd en ingediend. Een goedgekeurde timecard vormt vervolgens de directe basis voor het opmaken van de factuur.

Het inhuurproces omvat meerdere stappen, waarvan de timecard en de factuur de laatste zijn:

1. Plaatsing (Assignment): de uitzendkracht wordt geplaatst bij de inlener.
2. Urenregistratie: de uitzendkracht registreert dagelijks de gewerkte uren en onkosten.
3. Goedkeuring: de inlener controleert en keurt de timecard goed.
4. Verzending: de goedgekeurde timecard wordt elektronisch verstuurd naar het uitzendbureau.
5. Facturering: op basis van de goedgekeurde timecard stelt het uitzendbureau automatisch een factuur op.

Doordat de inlener en het uitzendbureau met dezelfde goedgekeurde timecard werken, hoeven uren niet opnieuw te worden ingevoerd. Dit vermindert fouten en versnelt het facturatieproces aanzienlijk.

Bij secundaire inleen levert een uitzendbureau personeel van een andere partij (de onderaannemer) aan de inlener. De SETU-standaard ondersteunt drie varianten voor het doorsturen van timecards in deze situatie:

Direct doorsturen. De inlener stuurt de timecard naar het uitzendbureau, dat deze ongewijzigd doorstuurt naar de onderaannemer. Dit vereist aanvullende afspraken over identificatiecodes.

Aanpassen en doorsturen. Het uitzendbureau ontvangt de timecard, past de referenties, tarieven en identificatiecodes aan naar de overeenkomst met de onderaannemer en stuurt de aangepaste versie door. Dit is de meest gebruikelijke variant.

Gelijktijdig versturen. De inlener stuurt de timecard tegelijkertijd naar zowel het uitzendbureau als de onderaannemer. Ook hier zijn aanvullende afspraken over identificatie nodig.

Sinds juni 2024 zijn SETU-berichten beschikbaar op het Peppol-netwerk, dankzij een samenwerking tussen SETU en de Nederlandse Peppol Autoriteit (NPa). De volgende berichttypen worden ondersteund:

Daarnaast is er een SETU-specifiek factuurformaat: SETU Invoice v2.2, dat voortbouwt op NLCIUS en aanvullende velden bevat voor de uitzendbranche.

Tip: de volledige lijst van ondersteunde DocumentTypeId's voor SETU-berichten vind je in het overzicht van DocumentType ID's.

eConnect ondersteunt het SETU-formaat als onderdeel van de Procurement Service Bus (PSB). Via de PSB kunnen SETU-berichten worden verzonden en ontvangen over het Peppol-netwerk, met dezelfde betrouwbaarheid en beveiliging als e-facturen.

Concreet betekent dit:

Timecards verzenden en ontvangen. Organisaties die via eConnect zijn aangesloten op Peppol kunnen SETU-timecards uitwisselen met andere Peppol-deelnemers. De PSB valideert het bericht, routeert het naar de ontvanger en bevestigt de aflevering.

Van timecard naar factuur. Een goedgekeurde timecard vormt de basis voor automatische facturering. De factuur kan vervolgens eveneens via Peppol worden verstuurd, in NLCIUS, BIS Billing V3 of het SETU Invoice-formaat.

Alle SETU-berichttypen. Naast de timecard ondersteunt de PSB ook de overige SETU-berichten voor plaatsingen (Assignment), personeelsaanvragen (StaffingOrder) en persoonsgegevens (HumanResource).

De huidige SETU-berichten op het Peppol-netwerk gebruiken de 1.4-lijn (v1.4 en v1.4.1), gebaseerd op het HR-XML-schema. Versie 2.0 is in ontwikkeling en introduceert een aantal belangrijke wijzigingen:

De belangrijkste verandering in v2.0 is de focus op internationalisering. Nieuwe velden zoals documentId, schemeAgencyId, legalId en taxId sluiten aan bij internationale standaarden en regelgeving. Hierdoor wordt de timecard geschikt voor gebruik buiten de Nederlandse uitzendbranche, op het internationale Peppol-netwerk.

Let op: versie 1.4 is op dit moment de actieve versie op het Peppol-netwerk. De migratie naar v2.0 wordt door SETU begeleid met een gedetailleerde mapping tussen beide versies.

De SETU-berichten worden op het Peppol-netwerk geïdentificeerd met specifieke DocumentTypeId's:

Een SETU Timecard v1.4 is een XML-document op basis van het HR-XML-schema. De belangrijkste elementen zijn:

<TimeCard xmlns="http://ns.hr-xml.org/2007-04-15">
    <Id idOwner="StaffingCustomer">
        <IdValue>TC00123456</IdValue>
    </Id>
    <ReportedResource>
        <Person>...</Person>
    </ReportedResource>
    <ReportedTime>
        <PeriodStartDate>2024-01-08</PeriodStartDate>
        <PeriodEndDate>2024-01-12</PeriodEndDate>
        <TimeInterval type="Regular" billable="true">
            <Duration>8.00</Duration>
            <RateOrAmount currency="EUR" type="hourly"
                         multiplier="100">0.00</RateOrAmount>
        </TimeInterval>
        <Allowance type="102B" billable="true">
            <Amount currency="EUR">3.50</Amount>
            <Quantity>5</Quantity>
        </Allowance>
    </ReportedTime>
    <ApprovalInfo>
        <ApprovedDateTime>2024-01-14T09:00:00</ApprovedDateTime>
    </ApprovalInfo>
</TimeCard>

Het TimeInterval-element bevat de gewerkte uren per dagdeel, met het type (Regular, Overtime, Shift), de duur en het tarief. Het multiplier-attribuut geeft het toeslagpercentage aan: 100 voor reguliere uren, 150 voor overuren, enzovoort. Het Allowance-element registreert onkosten zoals reiskosten.

SETU biedt Schematron-validatiebestanden voor alle berichttypen. De PSB valideert inkomende SETU-berichten automatisch bij ontvangst. Berichten die niet voldoen aan het schema worden geweigerd met een duidelijke foutmelding.

De volledige specificaties, voorbeeldberichten en validatie-artefacten zijn beschikbaar op standard.setu.nl en in Semantic Treehouse (setu.semantic-treehouse.nl).

Wil je SETU-timecards uitwisselen via het Peppol-netwerk?

• E-facturatie in Nederland
• SEEF: de Standaard Energie eFactuur
• DICO: het factuurformaat voor de bouw
• DocumentType ID's: het paspoort van je document
• NLCIUS: de Nederlandse e-factuurstandaard
• Peppol BIS Billing V3: het Europese Peppol-profiel
• Wat is het verschil tussen XML, UBL en NLCIUS?
• Self-billing: facturen namens de leverancier